Wareneingang und Bestellungen beim Lieferanten

Eine Bestellung in bexio bringt Waren in drei Schritten ins Lager: Sie importieren die Produkte in die Bestellung, stellen sie und buchen die eingetroffene Ware mit der Statusaktion «Liefereingang erstellen» ein. Erst dieser letzte Schritt erhöht den Bestand. Danach können Sie aus derselben Bestellung die Lieferantenrechnung ableiten.

Voraussetzungen und Vorbereitung

Bestellungen gehören laut bexio-Hilfe zum Bereich Ausgaben. Sie stehen nicht in jedem bexio-Paket zur Verfügung, ebenso wenig die Lagerverwaltung. Prüfen Sie Ihr Paket, bevor Sie Abläufe darauf aufbauen. Bereiten Sie dann Folgendes vor:

1. Lieferant als Kontakt. Der Lieferant muss in bexio als Kontakt vorhanden sein. Wie Sie Lieferanten pflegen, zeigt der Beitrag Lieferanten als Kontakte pflegen.
2. Produkte mit Lager. Das Produkt muss das Häkchen «Ist ein Produkt mit Lager» tragen, bevor Sie es in die Bestellung einfügen. Sonst steigt der Bestand beim Liefereingang nicht.
3. Lieferantenangaben im Produkt. Im Produkt können Sie Namen und Artikelcode hinterlegen, unter denen der Lieferant die Ware führt. bexio verwendet diese Angaben für Lieferantenbestellungen und Lieferantenrechnungen.
4. Standardeinstellungen. Für Bestellungen lassen sich wie für Verkaufsdokumente Standards festlegen, etwa die MWST-Einstellungen und der Nummernkreis. Die Nummerierung kann laut Hilfe auch für Lieferantenbestellungen jährlich neu beginnen.

Achten Sie schon in der Bestellung auf das richtige Aufwandskonto und die passende Mehrwertsteuer. Das erleichtert laut Hilfe die spätere Bearbeitung der Lieferantenrechnung.

Schritt 1: Bestellung erfassen

Legen Sie eine neue Bestellung an, wählen Sie den Lieferanten und importieren Sie die benötigten Produkte aus Ihrem Produktkatalog. Auf diesem Weg sind die Lagerprodukte in der Bestellung sofort als «disponiert» vorgemerkt. Sie wissen also, was unterwegs sein sollte.

Die Bestellung ist ein Dokument im Entwurf, solange Sie sie nicht stellen. In dieser Phase kann sie vollständig gelöscht werden. Beachten Sie: Der Nummernkreis wird beim Löschen nicht zurückgesetzt, es entstehen Lücken.

Mit der Vorschau sehen Sie die Bestellung als PDF, bevor sie rausgeht. Laut Hilfe ist die Vorschau für Bestellungen verfügbar. Prüfen Sie Produktcodes, Mengen und Lieferadresse, denn der Lieferant arbeitet nach diesem Dokument.

Schritt 2: Bestellung stellen und versenden

Mit der Statusaktion zum Stellen der Bestellung markieren Sie die Produkte im Lager als «bestellt». Danach versenden Sie die Bestellung.

bexio erzeugt die Bestellung als PDF, in Ihrem Design mit Hintergrund. Einen direkten Versand per E-Mail aus bexio nennt die Hilfe derzeit nicht. Speichern Sie das PDF auf dem Computer und hängen Sie es an eine E-Mail aus Ihrem eigenen Programm. Bewahren Sie auch die Bestätigung des Lieferanten auf, damit Preise und Liefertermine nachvollziehbar bleiben.

Schritt 3: Wareneingang buchen

Hier entscheidet sich, ob Ihr Bestand stimmt. bexio bietet drei Wege:

Für den Alltag ist «Liefereingang erstellen» der wichtigste Weg. Weil er nach Stückzahl einbucht, eignet er sich für Teillieferungen: Sie wählen die eingetroffenen Produkte und die tatsächlich gelieferte Stückzahl. Für Nachlieferungen gilt dasselbe Vorgehen. Wählen Sie «Einbuchen und Abschliessen» nur, wenn die Lieferung vollständig und in Ordnung angekommen ist.

Prüfen Sie die Ware, bevor Sie buchen:

1. Vergleichen Sie den Lieferschein des Lieferanten mit Ihrer Bestellung.
2. Zählen Sie die Stückzahl nach. Gebucht wird, was wirklich da ist.
3. Prüfen Sie Verpackung und Ware auf Schäden. Beschädigte Ware gehört nicht ins Lager, bevor geklärt ist, wie es weitergeht.
4. Buchen Sie den Liefereingang am Tag des Eintreffens, nicht erst am Monatsende.

Wurde ein Liefereingang irrtümlich erstellt, löschen Sie ihn im Reiter «Liefereingänge» der Bestellung. Danach lässt sich die Bestellung nochmals bearbeiten.

Schritt 4: Lieferantenrechnung ableiten

Sobald die Rechnung des Lieferanten kommt, erstellen Sie sie direkt aus der Bestellung. Öffnen Sie die Bestellung, wählen Sie die Option zum Erfassen einer Lieferantenrechnung, markieren Sie die gewünschten Positionen samt Anzahl und prüfen Sie die Datumsangaben. Das Datum ist das Rechnungsdatum, «Zahlbar bis» das Zahlungsziel. Beim Speichern entsteht die Lieferantenrechnung im Status Entwurf.

Die Dokumente verknüpft bexio im Belegfluss. In der Bestellung sehen Sie zudem, wie viele Positionen bereits verrechnet sind. So erkennen Sie, ob Sie alles erfasst haben. Mehr zum Erfassen und Prüfen der Lieferantenrechnung steht im Beitrag Lieferantenrechnung in bexio erfassen.

Stornieren und Korrigieren

• Löschen: Eine Bestellung lässt sich nur im Status «Entwurf» löschen.
• Stornieren: Wird eine erledigte Bestellung gelöscht oder storniert, werden die Produkte laut Hilfe wieder ausgebucht.
• Lieferantenrechnung: Ist die Bestellung storniert, kann daraus keine Lieferantenrechnung mehr erstellt werden. Eine bereits erstellte Lieferantenrechnung wird nicht automatisch mitstorniert, das erledigen Sie dort von Hand. Löschen Sie eine Lieferantenrechnung, lässt sich aus der Bestellung keine neue mehr erstellen.
• Bestand stimmt trotzdem nicht: Dann hilft eine manuelle Korrektur, siehe Lagerbestand in bexio manuell anpassen.

Häufige Fragen

Warum steigt mein Bestand nach dem Liefereingang nicht?

Meist war das Produkt beim Einfügen in die Bestellung nicht als Lagerprodukt markiert. Entfernen Sie die Position, aktivieren Sie «Ist ein Produkt mit Lager» im Produkt und fügen Sie es erneut ein.

Kann ich die Bestellung per E-Mail aus bexio versenden?

Laut Hilfe ist das derzeit nicht möglich. Speichern Sie das PDF und versenden Sie es mit Ihrem eigenen E-Mail-Programm.

Brauche ich zwingend eine Bestellung, um Ware einzubuchen?

Nein. Für Fälle ohne Bestellung gibt es die manuelle Lagerbuchung. Der normale Weg bleibt aber die Bestellung, weil sie den Ursprung dokumentiert.

Fazit

Bestellung und Wareneingang gehören in bexio zusammen: Die Bestellung plant, der Liefereingang bucht. Importieren Sie nur Lagerprodukte, buchen Sie Teillieferungen nach Stückzahl und vergleichen Sie die Ware mit dem Lieferschein, bevor Sie einbuchen. Die Lieferantenrechnung leiten Sie anschliessend aus derselben Bestellung ab. Wie das Lager insgesamt funktioniert, zeigt der Beitrag Lager in bexio: Grundlagen für KMU.