Lagerbestand in bexio manuell anpassen

Eine manuelle Lagerbuchung ändert den Bestand eines Produkts, ohne dass dafür eine Bestellung oder ein Lieferschein nötig ist. Sie legen sie unter «Produkte» → «Eingänge / Ausgänge» mit «Neue Buchung» an, wählen das Produkt, bestimmen unter «Art» Eingang oder Ausgang, tragen die Anzahl ein und speichern.

Wann eine manuelle Buchung richtig ist

Das Lager in bexio bewegt sich normalerweise von selbst. Ein Lieferschein bucht Ware aus, ein Liefereingang bucht sie ein. Wie dieser Ablauf im Detail funktioniert, beschreibt der Beitrag Lager in bexio: Grundlagen für KMU. Eine manuelle Buchung ist für alles gedacht, was an diesem Ablauf vorbeigeht.

Der letzte Fall verdient Aufmerksamkeit. Eine manuelle Buchung stellt die Menge richtig, aber sie hängt an keinem Auftrag und keiner Bestellung. Wenn Sie den Ursprung später nachvollziehen müssen, ist ein sauber erfasster Lieferschein aussagekräftiger.

Für Rücknahmen von Kunden beschreibt die bexio-Hilfe keinen eigenen Lagerablauf. Möglich bleibt die manuelle Eingangsbuchung.

Voraussetzungen prüfen

Bevor Sie buchen, stellen Sie drei Dinge sicher:

1. Das Produkt führt ein Lager. Im Produkt muss «Ist ein Produkt mit Lager» gesetzt sein. Nur solche Produkte erscheinen in der Auswahlliste der Buchung. Bei der Aktivierung verlangt bexio einen Mindestbestand und einen Anfangsbestand. Dienstleistungen können kein Lager führen.
2. Ihr Paket enthält die Lagerverwaltung. Laut bexio-Hilfe ist sie nur bei ausgewählten Paketen aktiviert. Einen Überblick gibt der Beitrag bexio-Pakete im Überblick.
3. Ihr Benutzer darf Lagereinträge bearbeiten. Das Benutzerrecht «Lagerverwaltung (Ein- & Ausgänge editieren)» entscheidet, ob jemand Lagereinträge bearbeiten und löschen kann. Fehlt es, bleibt der Zugriff eingeschränkt. Fragen Sie dann bei der Person nach, die in Ihrem Betrieb die Benutzerrechte verwaltet.

Schritt für Schritt: eine Buchung erfassen

1. Öffnen Sie «Produkte» → «Eingänge / Ausgänge».
2. Klicken Sie oben rechts auf «Neue Buchung».
3. Wählen Sie das betroffene Produkt. Erscheint die Liste leer, fehlt bei Ihren Produkten das Lager. Dann hilft ein Blick auf den Abschnitt «Produkte mit Lager» in der bexio-Hilfe zum Erfassen neuer Produkte.
4. Wählen Sie unter «Art», ob es ein Eingang oder ein Ausgang ist.
5. Tragen Sie die Anzahl ein und füllen Sie die weiteren Angaben der Maske aus.
6. Bestätigen Sie mit «Speichern».

Danach hat sich der Bestand des Produkts geändert. Sie brauchen dafür weder einen Lieferschein noch eine Bestellung. Prüfen Sie das Ergebnis gleich in der Liste: Die neue Buchung muss mit der richtigen Art und Menge erscheinen.

Praxistipp: Buchen Sie die Anzahl der Änderung, nicht den neuen Gesamtbestand. Zählen Sie 38 Stück und im System stehen 40, buchen Sie einen Ausgang über 2. Ein Eingang über 38 würde den Bestand verdoppeln.

Fehler korrigieren, ohne Spuren zu verwischen

Eine falsche Buchung können Sie nur löschen, wenn Ihr Benutzerrecht das erlaubt. Bevor Sie das tun, überlegen Sie, ob eine Gegenbuchung die bessere Wahl ist. Wurde irrtümlich ein Eingang über 5 erfasst, bucht ein Ausgang über 5 den Bestand zurück. Beide Einträge bleiben in der Liste sichtbar. So lässt sich später nachvollziehen, was passiert ist. Das ist eine Empfehlung für die Ordnung im Betrieb, keine Vorgabe von bexio.

Stammt eine Bewegung nicht aus einer manuellen Buchung, korrigieren Sie sie dort, wo sie entstanden ist:

• Lieferschein: Wird ein Lieferschein gelöscht oder storniert, kommen die Produkte laut bexio-Hilfe wieder ins Lager zurück. Im Status «Entwurf» lässt sich ein Lieferschein löschen, ein abgeschlossener nur noch stornieren.
• Bestellung: Ist ein Liefereingang erstellt worden, können Sie ihn im Reiter «Liefereingänge» der Bestellung wieder löschen. Die Bestellung lässt sich dann nochmals bearbeiten.

Buchungen auswerten und festhalten

Die Liste «Eingänge / Ausgänge» lässt sich als Excel-Datei exportieren. Klicken Sie dazu auf das Pfeilsymbol «Aktuelle Liste exportieren». Dasselbe gilt für die Lagerbestände. Ein Export vor und nach einer grösseren Korrektur zeigt Ihnen in Sekunden, was sich verändert hat. Halten Sie bei jeder manuellen Buchung kurz fest, warum sie nötig war: Bruch, Schwund, Fund, Zählkorrektur. Bietet die Maske ein Feld für Bemerkungen, tragen Sie den Grund dort ein. Andernfalls führen Sie ein kurzes Protokoll ausserhalb von bexio. Wer später fragt, warum 12 Stück fehlen, bekommt dann eine Antwort.

Typische Fehler vermeiden

• Produkt ohne Lager gewählt: Es erscheint gar nicht in der Auswahl. Aktivieren Sie das Lager im Produkt, statt ein Ersatzprodukt anzulegen.
• Rechnung statt Lieferschein: Wer Ware nur über Rechnungen verkauft, dessen Bestand weicht mit jeder Rechnung weiter von der Wirklichkeit ab. Rechnungen lösen keine Lagerbewegung aus. Die Folgen und Ursachen behandelt der Beitrag Lagerbestand stimmt nicht: Ursachen finden.
• Doppelt gebucht: Ware wurde per Lieferschein ausgebucht und zusätzlich von Hand. Schauen Sie vor jeder Korrektur in die Liste, ob die Bewegung schon vorhanden ist.
• Zu viele Köche: Wenn mehrere Personen buchen dürfen, geht der Überblick schnell verloren. Vergeben Sie das Benutzerrecht nur an wenige, geschulte Personen.

Häufige Fragen

Verändert eine manuelle Buchung meine Buchhaltung?

Die bexio-Hilfe beschreibt manuelle Lagerbuchungen als Anpassung des Lagerbestands. Eine automatische Buchung in der Finanzbuchhaltung erwähnt sie dabei nicht. Wie Sie den Lagerwert zum Jahresende behandeln, besprechen Sie mit Ihrem Treuhänder.

Warum sehe ich in der Liste Einträge, die ich nicht erfasst habe?

Die Liste zeigt neben den manuellen Buchungen auch die Ein- und Ausgänge, die durch einen Lieferschein oder eine Bestellung entstanden sind. Sie ist also das gesamte Bewegungsprotokoll des Lagers.

Kann ich eine Buchung nachträglich ändern?

Ob Sie Einträge bearbeiten oder löschen können, hängt von Ihrem Benutzerrecht ab. Für die Nachvollziehbarkeit ist eine Gegenbuchung oft die sauberere Lösung.

Fazit

Die manuelle Lagerbuchung ist das Werkzeug für alles, was ausserhalb von Lieferschein und Bestellung passiert: Bruch, Funde, Zählkorrekturen. Buchen Sie die Änderung statt des Gesamtbestands, halten Sie den Grund fest und korrigieren Sie Fehler bevorzugt mit einer Gegenbuchung. Für den Normalfall bleiben Lieferschein und Liefereingang der richtige Weg.