Lieferschein erstellen und Teillieferungen

Einen Lieferschein erstellen Sie in bexio immer aus einem Auftrag. Öffnen Sie den Auftrag, wählen Sie «Lieferung erstellen» und bestimmen Sie die Menge, die geliefert wird. Liefern Sie weniger als bestellt, entsteht eine Teillieferung, und Sie erstellen weitere Lieferscheine, bis der Auftrag vollständig geliefert ist.

Wozu der Lieferschein dient

Der Lieferschein dokumentiert, welche Ware Sie an einen Kunden senden. Die bexio-Hilfe nennt zwei Aufgaben: Er hält den Versand fest, und er spielt eine zentrale Rolle in der Lagerverwaltung, weil gelieferte Mengen vom Bestand abgezogen werden. Für Produkte mit Lager ist er der Weg, über den der Bestand sinkt. Rechnungen lösen laut Hilfe keine Lagerbewegung aus.

Das Zusammenspiel im Detail beschreibt der Beitrag Lager in bexio: Grundlagen für KMU.

Lieferscheine brauchen Sie nur für Waren. Besteht ein Auftrag ausschliesslich aus Dienstleistungen, können Sie den Schritt überspringen und direkt abrechnen.

Voraussetzung: der Auftrag

Ohne Auftrag kein Lieferschein. Entsteht Ihr Geschäft aus einer Offerte, wandeln Sie diese zuerst um. Wie das geht, zeigt der Beitrag Offerte in Auftrag und Rechnung umwandeln. Grundlagen zum Auftrag selbst finden Sie im Beitrag Auftrag in bexio erstellen und verwalten.

Lieferschein erstellen: Schritt für Schritt

1. Öffnen Sie den passenden Auftrag.
2. Klicken Sie auf «Erstellen» und wählen Sie «Lieferung erstellen».
3. Der Lieferschein wird auf Basis der Auftragsdaten erzeugt.
4. Legen Sie fest, welche Artikel in welcher Menge geliefert werden.
5. Ergänzen Sie bei Bedarf Texte und prüfen Sie die Lieferadresse.
6. Setzen Sie den Lieferschein auf «erledigt», sobald die Ware das Haus verlassen hat.

Bei Schritt 4 entscheidet sich die Teillieferung: Sie müssen nicht alles aufnehmen, was im Auftrag steht. Nehmen Sie nur auf, was tatsächlich im Karton liegt.

Teillieferungen abbilden

Es ist möglich, mehrere Lieferungen für denselben Auftrag durchzuführen. Sie erstellen so viele Lieferscheine, bis der Auftrag vollständig geliefert ist. Ein Beispiel mit Musterdaten: Der Auftrag der «Muster Haustechnik AG» umfasst zwölf Armaturen. Acht sind am Lager, vier kommen nächste Woche.

Wichtig sind drei Regeln aus der Hilfe:

• Nicht lieferbare Positionen bleiben draussen. Kann eine Position nicht geliefert werden, steht sie auch nicht im Lieferschein.
• Keine Nullpositionen. Positionen mit null Einheiten lassen sich nicht darstellen.
• Der Auftrag wechselt den Status. Nach dem ersten Lieferschein wechselt ein Auftrag laut Hilfe auf «Teilweise». Das zeigt an, dass er noch in Bearbeitung ist und weitere Artikel oder Dienstleistungen dazukommen können.

Solange keine Rechnung aus dem Auftrag erstellt ist, können Sie auch neue Positionen hinzufügen. Sobald eine Rechnung existiert, ist das nicht mehr möglich. Für eine neue Bestellung brauchen Sie dann einen neuen Auftrag. Wer für einen Kunden über einen Monat sammelt, findet diesen Ablauf in der Hilfe als Sammelauftrag mit Gesamtrechnung am Ende.

Texte, Adresse und Vorlage anpassen

Texte: In den Abschnitten «Positionen» und «Texte» können Sie zusätzlichen Text hinzufügen, etwa ergänzende Informationen für den Kunden.

Lieferadresse: Öffnen Sie den Lieferschein, gehen Sie zum Bereich «Adresse» und passen Sie die Adresse an. Für abweichende Anschriften können Sie, solange der Lieferschein im Entwurf ist, im Register «Anschrift» eine Zusatzadresse importieren.

Vorlage: Das Aussehen ändern Sie unter «Einstellungen» → «Dokumenten-Vorlagen». Wählen Sie die Standardvorlage und dann «Aktionen» → «Bearbeiten». Die Standardtexte pflegen Sie unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Funktionen & Module» → «Lieferung».

Beachten Sie: Auf Lieferscheinen werden niemals Artikelpreise angezeigt. Der Lieferschein eignet sich damit als Begleitpapier ohne Preisangaben.

Löschen oder stornieren

• Im Status «Entwurf» lässt sich ein Lieferschein löschen. Der Auftrag wird danach automatisch aktualisiert, und Sie können einen neuen Lieferschein erstellen.
• Nach dem Abschluss lässt er sich nicht mehr löschen. Dann stornieren Sie ihn. Auch das aktualisiert den Auftrag und erlaubt einen neuen Lieferschein.

Wird ein Lieferschein gelöscht oder storniert, kommt die Ware laut Hilfe wieder ins Lager zurück und ist erneut reserviert. Wollen Sie einen ganzen Auftrag entfernen, gilt eine feste Reihenfolge: Zuerst löschen Sie einen Lieferschein im Entwurf, dann wechselt der Auftrag zurück auf «offen». Mit einem erledigten Lieferschein stornieren Sie den Auftrag, bevor Sie ihn löschen. Verknüpfte Lieferscheine werden dabei ebenfalls storniert.

Lieferungen finden und exportieren

Eine Übersicht aller Lieferscheine finden Sie über «Verkauf» → «Weitere» → «Lieferungen anzeigen». Aus der Liste können Sie mehrere Lieferscheine auswählen und über «Aktionen» exportieren, als Excel, als PDF mit Briefpapier oder als PDF ohne Briefpapier. Unter «Daten exportieren» im selben Menü lassen sich Lieferungen auch über einen frei gewählten Datumsbereich exportieren.

Nach der Lieferung: verrechnen

Der Lieferschein ersetzt die Rechnung nicht. Ob Sie nach jeder Teillieferung abrechnen oder am Schluss alles zusammen, entscheiden Sie. Beim Sammelauftrag fasst bexio in der Schlussrechnung alle Artikel zusammen, die noch nicht verrechnet sind. Wollen Sie Beträge in Etappen berechnen, unabhängig von den Lieferungen, nutzen Sie Teilrechnungen. Mehr dazu im Beitrag Teilrechnungen und Akontorechnungen.

Häufige Fragen

Kann ich einen Lieferschein ohne Auftrag erstellen?

Nein. Laut bexio-Hilfe lässt sich ein Lieferschein nur aus einem Auftrag erstellen.

Warum sinkt mein Bestand nicht?

Rechnungen lösen keine Lagerbewegung aus. Prüfen Sie, ob ein Lieferschein existiert und ob er erledigt ist. Ausgebucht wird erst, wenn die Lieferung ausgeführt ist.

Welcher Status gibt die Ware frei?

Die Hilfe spricht vom Setzen des Lieferscheins auf «erledigt». In einem Beispiel zu Barverkäufen heisst der Status «Geliefert». Welche Bezeichnung Ihr Konto anzeigt, sehen Sie am Lieferschein selbst.

Fazit

Der Lieferschein ist das Bindeglied zwischen Auftrag und Lager. Erstellen Sie ihn aus dem Auftrag, nehmen Sie nur die tatsächlich gelieferte Menge auf und setzen Sie ihn auf «erledigt», sobald die Ware weg ist. So bilden Teillieferungen den Alltag ab, und der Bestand bleibt richtig.