Lagerorte und Lagerplätze in bexio

Lagerorte und Lagerplätze legen Sie in den Einstellungen unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Stammdaten» an. Ein Lagerort ist der grosse Bereich, zum Beispiel ein Standort. Ein Lagerplatz unterteilt ihn weiter, etwa in Regale. Anschliessend ordnen Sie beides dem Produkt zu. So finden Sie Ware im Lager schneller und zählen bei der Inventur geordnet.

Lagerort und Lagerplatz: der Unterschied

Die Struktur hat zwei Ebenen:

• Lagerort: der übergeordnete Bereich. Beispiele aus einem Servicebetrieb: «Hauptlager», «Werkstatt», «Servicefahrzeug 1».
• Lagerplatz: die Unterteilung innerhalb eines Lagerorts, zum Beispiel «Regal A, Fach 3».

Beide Angaben dienen der Ordnung. Sie sagen, wo eine Ware zu finden ist. Auf der Lagerübersicht von bexio erscheinen die Lagerplätze neben den Beständen und Kennzahlen wie Einkaufswert und Mindestbestand.

Vor dem Anlegen: Struktur planen

Eine gute Struktur ist einfach. Zeichnen Sie sie zuerst auf Papier, bevor Sie etwas in bexio erfassen:

1. Lagerorte nach Standort. Legen Sie einen Lagerort pro physisch getrennten Bereich an, in dem Ware liegt.
2. Lagerplätze nach Regalordnung. Verwenden Sie dasselbe Schema wie im Lager selbst, damit das System und die Beschriftung übereinstimmen.
3. Namen kurz und eindeutig. Ein Schema wie «Regal A, Fach 3» oder «A-03» ist schneller zu lesen als ein ganzer Satz. Ändern Sie das Schema später nicht ohne Not.
4. Nicht zu fein. Jeder zusätzliche Lagerplatz ist ein Pflegeaufwand. Unterteilen Sie nur so weit, wie jemand die Ware auch wirklich dort sucht.

Beachten Sie eine Grenze: Die bexio-Hilfe beschreibt Lagerort und Lagerplatz als Angaben am Produkt. Dass Sie denselben Artikel mit getrennten Mengen an mehreren Orten führen, etwa 20 Stück im Hauptlager und 5 im Servicefahrzeug, beschreibt sie nicht. Verlassen Sie sich nicht darauf, ohne es getestet zu haben. Legen Sie ein Musterprodukt an und prüfen Sie, wie sich Ihr Ablauf in bexio verhält. Wenn Sie Fahrzeuglager separat führen wollen, ist ein eigenes Produkt je Fahrzeug eine denkbare Ordnungsidee. Sie ist keine bexio-Funktion und erhöht die Pflege.

Lagerort anlegen

1. Öffnen Sie «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Stammdaten» → «Produkte: Lagerorte».
2. In der Übersicht sehen Sie die erfassten Lagerorte.
3. Klicken Sie auf «Neuer Lagerort».
4. Geben Sie die Bezeichnung ein und speichern Sie.

Für den Zugriff auf «Alle Einstellungen» brauchen Sie ein entsprechendes Benutzerrecht. Laut bexio-Hilfe schalten die Rollen Superadmin und Admin diesen Zugriff frei. Wie Sie Rechte verwalten, beschreibt der Beitrag Benutzer und Rechte in bexio verwalten.

Lagerplatz anlegen

1. Prüfen Sie, dass der zugehörige Lagerort bereits existiert.
2. Öffnen Sie «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Stammdaten» → «Produkte: Lagerplätze».
3. Klicken Sie auf «Neuer Lagerplatz».
4. Geben Sie die Bezeichnung ein und speichern Sie.

Die Übersicht führt die erfassten Lagerplätze auf.

Bearbeiten und löschen

Zum Ändern wählen Sie den Lagerort oder Lagerplatz in der Übersicht an. Sie können die Bezeichnung anpassen und speichern. Zum Entfernen klicken Sie auf «Löschen».

Bevor Sie löschen, bedenken Sie: Die Hilfe beschreibt nicht, was mit Produkten geschieht, denen der Lagerort oder Lagerplatz zugeordnet ist. Benennen Sie nach Möglichkeit lieber um, statt zu löschen. Wollen Sie wirklich löschen, schaffen Sie zuerst Klarheit über die betroffenen Produkte und sichern Sie vorher eine Produktliste als Excel-Export.

Orte den Produkten zuordnen

Im einzelnen Produkt. Setzen Sie im Produkt «Ist ein Produkt mit Lager». bexio verlangt dann Mindest- und Anfangsbestand. Zusätzlich können Sie Angaben zum Lagerort und zu den Dimensionen des Produkts machen. Dort ordnen Sie den Lagerort zu. Welche Auswahl die Maske für den Lagerplatz bietet, beschreibt die Hilfe nicht. Der Produktimport kennt beide Felder.

Per Produktimport. Für viele Produkte geht es schneller über den Import. Die Importdatei kennt die Felder «Lagerort» und «Lagerplatz». Dafür gelten Regeln:

• Erfassen Sie die Lagerorte und Lagerplätze vorher in den Einstellungen.
• Enthält eine Zeile einen Lagerbestand, aktiviert bexio das Lager für dieses Produkt. Bleibt das Feld leer, wird kein Lager aktiviert. Der Wert darf höchstens sechsstellig sein.
• Verwenden Sie bei bestehenden Produkten immer den Produktcode, damit bexio sie erkennt und keine Duplikate entstehen.
• CSV-Dateien unterstützen nur das Semikolon als Trennzeichen. Alternativ nutzen Sie XLS oder XLSX.

Der Beitrag Artikel importieren und Preise aktualisieren zeigt den Import Schritt für Schritt. Testen Sie bei Produkten mit bestehendem Bestand zuerst mit wenigen Zeilen. Wie bexio einen importierten Lagerbestand bei vorhandenen Produkten behandelt, nennt die Hilfe nicht. Sichern Sie vorher einen Export Ihrer Produkte und der Lagerbestände.

Typische Fehler vermeiden

• Lagerplatz ohne Lagerort: Es geht nicht. Legen Sie zuerst den Lagerort an.
• Orte im Import vergessen: Die Hilfe verlangt, Lagerorte und Lagerplätze vor dem Import zu erfassen. Legen Sie sie deshalb zuerst an.
• Schema ändert sich laufend: Wenn niemand sicher ist, wie ein Regal heisst, nützt die Angabe im System nichts. Legen Sie das Schema einmal fest.
• Standort im Lager anders als im System: Wer Ware umlagert, muss die Angabe im Produkt nachführen. Sonst führt die Liste in die Irre.

Häufige Fragen

Muss ich Lagerorte überhaupt nutzen?

Nein. Das Lager funktioniert auch ohne. Die Angabe hilft aber beim Suchen und bei der Inventur. Wie die Inventur abläuft, beschreibt der Beitrag Inventur mit bexio durchführen.

Gelten Lagerorte auch für Dienstleistungen?

Nein. Bei Dienstleistungen kann laut bexio-Hilfe kein Lager aktiviert werden. Lagerorte brauchen Produkte der Art «Ware».

Wo finde ich die Einstellungen später wieder?

Unter «Stammdaten» fasst bexio Lagerorte, Lagerplätze und Produktgruppen für die Produktverwaltung zusammen. Die Produktgruppen betreffen die Ordnung im Artikelstamm, dazu der Beitrag Ordnung im Artikelstamm.

Fazit

Lagerorte und Lagerplätze sind schnell angelegt und bringen Ordnung. Entscheiden Sie zuerst über die Struktur, legen Sie Orte vor Plätzen an und ordnen Sie sie im Produkt oder per Import zu. Rechnen Sie nicht mit Teilmengen je Ort, solange Sie es nicht an einem Musterprodukt geprüft haben.