Von der Anfrage zur Offerte: der ideale Ablauf

Der ideale Ablauf von der Anfrage zur Offerte hat acht Schritte: erfassen, qualifizieren, Angaben sammeln, Projekt vorbereiten, Offerte erstellen, prüfen, versenden und nachfassen. Jeder Schritt hat ein klares Ergebnis und eine zuständige Person. So geht keine Anfrage verloren, und die Offerte entsteht ohne endlose Rückfragen. Die Regeln, Rollen und Vorlagen dahinter beschreibt der Beitrag Den Offertprozess im KMU standardisieren.

Der Ablauf im Überblick

Schritt 1: Anfrage erfassen

Wer die Anfrage entgegennimmt, hält sie sofort fest: Kunde, Anliegen, Kontaktweg, Datum und gewünschter Termin. Suchen Sie den Kunden zuerst in bexio, bevor Sie einen neuen Kontakt anlegen. Fehlt er, erstellen Sie ihn unter «Kontakte» mit «Neuen Kontakt erstellen» als Firma oder Privatperson. Beim Anlegen trägt bexio Sie automatisch als Ansprechpartner und Besitzer ein.

Notizen und Erinnerungen pro Kontakt sind laut Paketvergleich von bexio in allen Paketen enthalten. Für den Rückruf legen Sie eine Aufgabe an: mit Betreff, Bemerkung, Kontakt, Frist und optionaler Erinnerung per E-Mail. Antworten Sie dem Kunden kurz, dass die Anfrage angekommen ist und wann er mit der Offerte rechnen kann.

Schritt 2: Qualifizieren

Entscheiden Sie, ob sich die Anfrage lohnt, bevor Sie Zeit in die Offerte stecken. Das Ergebnis ist ein klarer Entscheid: offerieren, nachfragen oder höflich absagen. Notieren Sie ihn am Kontakt. Welche Fragen dafür taugen, erklärt der Beitrag Kundenanfragen schnell qualifizieren.

Schritt 3: Angaben sammeln

Holen Sie alles Nötige in einem Durchgang, am besten bei einem Termin vor Ort. Für Technik und Service gehören dazu:

• Objekt, Adresse und Zugang
• Ausgangslage mit Fotos und Plänen
• Mengen und Masse
• Gewünschter Ausführungstermin
• Besonderheiten wie Platzverhältnisse oder Betriebszeiten
• Entscheider und Rechnungsadresse

Dateien wie Pläne und Fotos können Sie bei den Kontakten ablegen. Diese Funktion gehört laut bexio zu den Paketen Optima und Ultimate. Beachten Sie die Rechte: Standardmässig können alle Benutzer dort Dateien löschen und umbenennen. Eine Weiterverarbeitung der Dateien im Verkauf ist nicht möglich.

Schritt 4: Projekt vorbereiten

Bei grösseren Aufträgen lohnt sich ein Projekt. Legen Sie es unter «Projekte» → «Projekte» mit «Neues Projekt» an und wählen Sie Kunde, Laufzeit, Beschreibung und Status. Als Substatus nennt die bexio-Hilfe selbst die «Offertphase» als Beispiel.

Das Projekt muss existieren, bevor Sie es im Angebot auswählen, sonst erscheint es nicht in der Suche. Die Reihenfolge ist frei: Aus einem Angebot im Status «Offen» oder «Bestätigt» erstellen Sie mit «+ Projekt erstellen» ein Projekt. Aus einem offenen oder aktiven Projekt entsteht ein Angebot über den Tab «Belegfluss» und «Neues Angebot». Titel, Arbeitspakete und erwartete Zeit werden in beiden Richtungen übernommen.

Schritt 5: Offerte erstellen

Legen Sie das Angebot als Entwurf an, wählen Sie Kontakt, Datum und Projekt und erfassen Sie die Positionen. Nutzen Sie Produkte aus dem Artikelstamm, die Texte und Konditionen aus den Standardeinstellungen und gliedern Sie grosse Offerten in Gruppen. Jeder Handgriff steht im Beitrag Offerte in bexio erstellen: Schritt für Schritt.

efatto, der digitale Innendienst für bexio, erstellt Offerten und Kontakte per Sprachnachricht oder Text über Telegram als Entwurf in Ihrem bexio. Es findet Kunden auch bei ungenauer Aussprache, fragt bei mehreren Treffern nach und verknüpft die Offerte mit bestehenden Projekten des Kunden. Sie prüfen die Vorschau im Chat und geben frei. Demo anfragen

Schritt 6: Prüfen

Eine zweite Person kontrolliert bei grösseren Beträgen den Entwurf. Sie schaut die PDF-Vorschau an und die Network-Ansicht, die der Kunde sieht, und arbeitet eine feste Liste ab. Eine Vorlage dafür liefert die Checkliste: Offerte prüfen vor dem Versand.

Schritt 7: Versenden

Mit «Angebot ist gestellt» wechselt der Status von «Entwurf» auf «Offen». Versenden Sie direkt aus bexio: Die E-Mail enthält standardmässig den Link zum Online-Dokument und die PDF-Datei. Sie wählen eine E-Mail-Vorlage und können bis zu fünf Empfänger und vier Personen in Kopie eintragen. Nennen Sie in der Offerte eine Gültigkeit. Wer die Mail aus dem eigenen E-Mail-Programm versendet, kann das Dokument dabei als gesendet markieren. Die Hilfe beschreibt das am Beispiel der Rechnung.

Unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Sendezentrale» sehen Sie später, ob der Kunde den Link geöffnet hat: Der Status wechselt dann von «Gesendet» auf «Rückmeldung erhalten».

Schritt 8: Nachfassen und abschliessen

Legen Sie beim Versand eine Aufgabe zum Nachfassen an, mit Datum und Verantwortlichem. Der Kunde kann die Offerte online annehmen, ablehnen und kommentieren. Pflegen Sie danach den Status: «Bestätigt», wenn der Kunde zusagt, «Abgelehnt», wenn er absagt. Aus einem bestätigten Angebot erstellen Sie die Rechnung. Löschen Sie abgelehnte Offerten nicht, dann bleibt die Historie erhalten. Halten Sie den Grund der Absage in einer Notiz fest, sofern der Kunde ihn nennt.

Häufige Fragen

Braucht jede Anfrage ein Projekt?

Nein. Bei kleinen Aufträgen genügt das Angebot. Bei grösseren Aufträgen mit mehreren Arbeitsschritten oder Rapporten hilft das Projekt, Offerte, Zeiten und Rechnung zusammenzuhalten.

Wann stelle ich das Angebot?

Erst nach der Prüfung. Solange das Angebot im Entwurf steht, lässt es sich löschen. Gestellte Offerten setzen Sie mit «Angebot als Entwurf markieren» zurück.

Wer fasst nach?

Die Person, die das Angebot erstellt hat, oder die Stellvertretung. Legen Sie die Zuständigkeit im Offertprozess fest und tragen Sie sie in die Aufgabe ein.

Fazit

Ein fester Ablauf macht aus Anfragen planbare Offerten: erfassen, qualifizieren, Angaben sammeln, Projekt vorbereiten, schreiben, prüfen, versenden und nachfassen. bexio liefert dafür Kontakte, Aufgaben, Projekte, Status und die Sendezentrale. Entscheidend ist, dass jeder Schritt ein Ergebnis und einen Zuständigen hat.