bexio unterwegs nutzen: die mobile App

Mit der App bexio Go nutzen Sie bexio auf dem Smartphone. Sie ist laut bexio kostenlos, läuft auf iOS und Android und setzt ein bexio-Konto voraus. Kontakte verwalten, Zeiten erfassen, Belege scannen sowie Offerten und Rechnungen erstellen: Welche Funktionen Sie nutzen können, hängt vom Paket ab. Für Technik- und Servicebetriebe lohnt sich die App vor allem beim Kunden, auf der Baustelle und im Fahrzeug.

Was die App kann

Die bexio-Hilfe beschreibt das Erstellen von Angeboten nur für die neuen Pakete. Der Paketvergleich auf bexio.com zeigt es für alle vier Pakete: Basic, Advanced, Optima und Ultimate.

In fünf Schritten einrichten

1. Laden Sie bexio Go im App Store (iPhone) oder bei Google Play (Android) herunter.
2. Melden Sie sich mit Ihrem bexio-Konto an.
3. Wählen Sie das Unternehmen. Weitere Unternehmen fügen Sie über «Meine bexio Unternehmen» hinzu, maximal acht.
4. Erlauben Sie die Zugriffe. Für den Belegscan braucht die App die Kamera-Berechtigung.
5. Aktivieren Sie über das Zahnrad-Symbol die Option «App schützen». Sie sichert die App mit Gesichtserkennung oder einer ähnlichen Funktion des Geräts.

Danach lohnt sich ein Blick in Ihre Benutzerrechte in bexio. Laut Hilfe hängen einzelne App-Funktionen davon ab, etwa die Zeiterfassung und das Hochladen von Dokumenten. Wie Sie Rechte vergeben, steht im Beitrag Benutzer und Rechte in bexio verwalten.

Drei typische Einsätze

Offerte beim Kunden starten

Öffnen Sie «Verkauf» → «Angebote» und tippen Sie auf «+». Wählen Sie den Kontakt und ergänzen Sie Titel und Datum. Als Positionstypen stehen Standard, Produkt, Text, Rabatt, Zwischensumme und PDF-Seitenumbruch zur Verfügung. Mit «PDF anzeigen» prüfen Sie die Vorschau. Über «Weiter» und «Als ausstehend markieren und PDF teilen» schliessen Sie das Angebot ab. Der Ablauf am Computer, mit allen Reitern, steht in Offerte in bexio erstellen: Schritt für Schritt.

Zeit auf der Baustelle erfassen

Mit der Stoppuhr erfassen Sie die Zeit gleich vor Ort. Sie lässt sich pausieren und läuft auch bei geschlossener App weiter. Alternativ tragen Sie die Dauer oder Von und Bis ein. Dazu erfassen Sie Beschreibung, Kontakt, Tätigkeit, Projekt und Arbeitspaket sowie die Markierung «abrechenbar». Ohne Internet können Sie die Zeit trotzdem erfassen, hochladen lässt sie sich erst mit Verbindung. Scheitert der Upload, bietet die App an, ihn zu wiederholen. Die Übersicht in der App zeigt nur Ihre dort erfassten Einträge, nicht die anderer Mitarbeitender und nicht jene aus der Webanwendung. Wie Aussendienststunden sauber in die Abrechnung kommen, zeigt Rapporte und Stunden aus dem Aussendienst erfassen.

Belege im Fahrzeug scannen

Tippen Sie auf «Scannen» und legen Sie den Beleg auf einen dunklen Hintergrund. Der Auto-Modus erkennt die Ränder selbst. Bei mehrseitigen Belegen scannen Sie Seite für Seite. Das Dokument landet im Posteingang. Beim Verarbeiten wählen Sie, ob es eine Lieferantenrechnung oder eine Auslage ist. Prüfen Sie die automatisch ausgefüllten Daten im Entwurf, bevor Sie abschliessen. Das monatliche Kontingent der automatischen Auslese hängt laut bexio vom Paket ab. Wie Belege danach sauber abgelegt werden, behandelt Belege erfassen und digital ablegen.

Grenzen der App

• Angebote und Rechnungen: Zeiterfassungspositionen und Aufwendungen lassen sich nicht hinzufügen. Die Reihenfolge der Positionen und die Währung können Sie nicht ändern. Dafür nutzen Sie die Webanwendung.
• Aufträge: Sie lassen sich ansehen und versenden, aber nicht erstellen oder bearbeiten.
• Offline: Kontakte können Sie ohne Internet ansehen, die Synchronisation braucht eine Verbindung. Zeiten erfassen Sie offline, hochgeladen werden sie bei der nächsten Verbindung.
• Archivierte Kontakte: Sie rufen Sie derzeit nur über die Webanwendung aus dem Archiv ab.
• Belege mit mehreren MWST-Sätzen: Diese erfassen Sie in der Webanwendung als Lieferantenrechnung.
• Aktualität: Installieren Sie die neueste Version, sonst fehlen neue Funktionen.

Sicherheit auf dem Smartphone

Das Telefon enthält Kundendaten und Zugang zu Ihren Geschäftszahlen. Schützen Sie es deshalb mit Gerätesperre und aktivem «App schützen». Verlieren Sie ein Gerät oder wird es gestohlen, informieren Sie den Betrieb sofort. Das empfiehlt auch das KMU-Portal des Bundes für mobil genutzte Geräte. Ändern Sie danach das bexio-Passwort und prüfen Sie die Rechte des Benutzers. Vergeben Sie in der App nur die Rechte, die für den Einsatz nötig sind: Ein Monteur braucht keine Rechnungen.

efatto, der digitale Innendienst für bexio, ergänzt die App für den Moment, in dem Tippen unpraktisch ist: Es erstellt Offerten und Kontakte per Sprachnachricht oder Text über Telegram als Entwurf direkt in Ihrem bexio. Sie prüfen die Vorschau im Chat und geben frei. Demo anfragen

Häufige Fragen

Was kostet bexio Go?

Die App ist laut bexio kostenlos. Sie brauchen ein bexio-Konto. Der Funktionsumfang richtet sich nach Ihrem Paket.

Warum sehe ich die Zeiterfassung nicht?

Die mobile Zeiterfassung gehört laut bexio zu den Paketen Optima und Ultimate. Zusätzlich muss Ihr Benutzer das Recht «Zeit-/Leistungserfassung» haben.

Kann ich mehrere Firmen in der App verwenden?

Ja. Sie können bis zu acht Firmenkonten mit der App verknüpfen und im Menü zwischen ihnen wechseln.

Fazit

bexio Go bringt die wichtigsten Arbeiten aus dem Aussendienst aufs Smartphone: Kontakte, Zeiten, Belege und Offerten. Prüfen Sie vor dem Einsatz, welche Funktionen Ihr Paket enthält und welche Rechte Ihre Mitarbeitenden brauchen. Komplexe Offerten mit Umsortieren oder Fremdwährung erstellen Sie weiterhin am Computer.