Den Offertprozess im KMU standardisieren

Ein standardisierter Offertprozess legt fest, wer eine Offerte wann, nach welchen Regeln und mit welcher Freigabe erstellt. Das sichert gleichbleibende Qualität und macht Sie unabhängig von einzelnen Personen. In bexio bilden die Standards pro Dokumenttyp, der Artikelstamm, die Benutzerrechte und der Angebotsstatus das Gerüst. Wie eine einzelne Anfrage zur Offerte wird, zeigt der Beitrag Von der Anfrage zur Offerte: der ideale Ablauf. Hier geht es um die Regeln dahinter.

Was Sie festlegen sollten

Ein Offertstandard besteht aus wenigen Entscheiden. Schreiben Sie sie auf einer Seite nieder und verankern Sie jeden Entscheid dort in bexio, wo er wirkt.

Die Standards pro Dokumenttyp finden Sie unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Funktionen & Module». Dort legen Sie Vorlage, Zahlungskonditionen, Nummernkreis sowie Kopf- und Fusstexte fest. bexio lädt diese Werte bei jedem neuen Dokument. Im einzelnen Angebot passen Sie sie über die Reiter «Einstellungen», «Konditionen» und «Texte» an. Eine Produktposition ist laut bexio-Hilfe mit der Produktliste verknüpft, eine Standardposition füllen Sie von Hand aus. Das macht die Regel «Preise nur aus dem Artikelstamm» prüfbar. Die Produktverwaltung ist laut Paketvergleich von bexio ab dem Paket Advanced enthalten.

Rollen: wer erfasst, wer prüft, wer gibt frei

Legen Sie für jede Rolle eine Person und eine Stellvertretung fest. In kleinen Betrieben trägt eine Person mehrere Rollen. Wichtig bleibt eines: Wer eine Offerte erfasst, sollte sie bei grösseren Beträgen nicht allein freigeben.

bexio steuert Zugriffe über Benutzerrechte pro Modul. Bei «Editieren» wählen Sie zwischen «Alle», «Nur eigene» und «Keine», bei «Ansicht» zwischen «Alle» und «Nur eigene». Drei Rechte betreffen Ihren Standard direkt: Vorlagen bearbeitet nur, wer das Recht «Document Designer» hat. Standardtexte in den allgemeinen Einstellungen ändert laut bexio-Hilfe, wer Admin-Rechte hat. Für kundenspezifische Rabatte nennt die Hilfe das Recht «Verkauf - Rabatt-Management».

Denken Sie an die Vertretung: Mit «Nur eigene» sieht sie die Offerten der Kollegin nicht. Wer Dokumente anderer übernehmen soll, braucht laut bexio-Hilfe die Rechte «Anzeigen: alle» und «Bearbeiten: alle» in den betroffenen Modulen. Wie Sie Rechte nach dem Prinzip der geringsten Rechte vergeben, zeigt der Beitrag Benutzer und Rechte in bexio verwalten.

Freigabe: der Entwurf als Schleuse

Ein neues Angebot steht in bexio zuerst auf «Entwurf». Erst «Angebot ist gestellt» setzt es auf «Offen». Nutzen Sie diese Stufe als Freigabe: Der Entwurf gehört der erstellenden Person, gestellt und versendet wird erst nach der Prüfung. Die bexio-Hilfe beschreibt keinen mehrstufigen Freigabeprozess. Sie regeln die Freigabe deshalb als Arbeitsregel und stützen sie mit zwei Hilfsmitteln:

1. Aufgabe als Prüfauftrag: In bexio legen Sie eine Aufgabe mit Betreff, Bemerkung (zum Beispiel der Offertnummer), Kontakt und Frist an und weisen sie der prüfenden Person zu.
2. Feste Prüfliste: Die Prüfung läuft immer nach derselben Liste. Eine Vorlage dafür liefert Checkliste: Offerte prüfen vor dem Versand.

Legen Sie ausserdem fest, ab welchem Betrag eine zweite Person prüft, etwa ab CHF 10'000.00. Die Grenze ist ein Beispiel, Ihr Betrieb bestimmt den Wert. Kleine Standardofferten bleiben so schnell.

Für Korrekturen gilt: Im Status «Offen» setzen Sie ein Angebot mit «Angebot als Entwurf markieren» zurück. Gelöscht wird nur im Entwurf, und das Löschen ist unwiderruflich. Verlorene Offerten lassen Sie auf «Abgelehnt», dann bleibt die Historie erhalten.

Nachverfolgung: jede Offerte hat einen nächsten Schritt

Ein Standard endet nicht beim Versand. Legen Sie fest, wer wann nachfasst und wo der Stand sichtbar ist:

• Aufgabe beim Versand: Legen Sie mit dem Versand eine Aufgabe «Nachfassen» mit Erledigungsdatum an. Eine Erinnerung per E-Mail ist möglich.
• Sendezentrale: Unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Sendezentrale» sehen Sie versendete Angebote. Sobald der Empfänger den Link zum Online-Dokument öffnet, wechselt der Status von «Gesendet» auf «Rückmeldung erhalten».
• Status pflegen: Setzen Sie Angebote auf «Bestätigt» oder «Abgelehnt». Ohne «Bestätigt» zeigt bexio die Schaltfläche «Rechnung erstellen» nicht an.
• Wochenroutine: Gehen Sie die offenen Angebote einmal pro Woche durch.

So führen Sie den Standard ein

1. Nehmen Sie die letzten fünf Offerten und notieren Sie die Unterschiede bei Aufbau, Texten, Preisen und Gültigkeit.
2. Entscheiden Sie für jeden Bereich der Tabelle eine Regel und halten Sie sie auf einer Seite fest.
3. Verankern Sie die Regeln in bexio: Standardeinstellungen, Vorlagen, Rechte.
4. Testen Sie den Standard vier Wochen mit echten Offerten und sammeln Sie die Rückmeldungen des Teams.
5. Prüfen Sie den Standard jährlich und bei jeder Änderung von Steuersatz, AGB, Preisen oder Ansprechpersonen. Wer Vorlagen und Texte pflegt, klärt der Beitrag Vorlagen und Textbausteine pflegen.

efatto, der digitale Innendienst für bexio, erstellt Offerten nach den Vorlagen Ihres Betriebs (Aufbau, Gruppen, Standardtexte, Reihenfolge) als Entwurf in Ihrem bexio. Preise stammen nur aus dem Artikelstamm, Rabatte gibt es nur mit Begründung und innerhalb einer festgelegten Grenze. Sie prüfen und geben frei. Demo anfragen

Häufige Fragen

Lohnt sich ein Standard bei wenigen Offerten pro Monat?

Ja, schon wegen Ferien und Krankheit. Eine Seite mit Regeln und eine feste Prüfliste genügen, damit auch eine Vertretung Offerten in gleicher Qualität erstellt.

Wer legt den Standard fest?

Die Geschäftsleitung entscheidet über Preisregeln, Rabattgrenzen und Freigabe. Eine Person im Innendienst setzt die Regeln in bexio um und pflegt sie.

Schränkt ein Standard den Verkauf ein?

Nein. Standards sind Vorgaben. Im einzelnen Angebot ändern Sie Einstellungen, Konditionen und Texte jederzeit. Halten Sie Ausnahmen bei Preisen und Rabatten mit einer kurzen Begründung fest.

Was passiert mit bestehenden Offerten, wenn ich einen Standard ändere?

Standards gelten für neu erstellte Dokumente. Prüfen Sie offene Entwürfe deshalb einzeln und passen Sie sie im Angebot an, wenn nötig.

Fazit

Ein Offertstandard besteht aus wenigen schriftlichen Regeln: was gleich bleibt, wer prüft, wer freigibt und wer nachfasst. bexio liefert dafür Standardeinstellungen, Benutzerrechte, Status und Aufgaben, die Freigabe selbst regeln Sie als Arbeitsregel. Beginnen Sie klein, testen Sie mit echten Offerten und passen Sie den Standard jährlich an.