Checkliste: Offerte prüfen vor dem Versand

Prüfen Sie jede Offerte vor dem Versand in fünf Blöcken: Kunde und Adresse, Inhalt und Preise, Steuern und Rabatt, Bedingungen, Darstellung und Versand. Eine Offerte ist rechtlich ein Antrag und bindet Sie in der Regel. Ein Fehler in der Menge, im Steuersatz oder bei der Gültigkeit kostet deshalb schnell Geld. Die Liste ist kurz genug für jede Offerte und fängt die typischen Fehler ab.

So nutzen Sie die Checkliste

Drucken Sie die Liste aus oder legen Sie sie als Vorlage ab. Die erstellende Person geht sie einmal durch. Bei grösseren Beträgen wiederholt eine zweite Person die Blöcke 2 bis 4. Wie Sie Rollen und Beträge dafür festlegen, steht im Beitrag Den Offertprozess im KMU standardisieren.

Block 1: Kunde und Adresse

• Richtiger Kontakt: Firma oder Privatperson, bei ähnlichen Namen keine Verwechslung mit einem anderen Kunden oder einer Dublette.
• Anschrift: Strasse, Postleitzahl, Ort und Land stimmen. Das Dokument trägt seine eigene Anschrift im Reiter «Anschrift». Hat sich die Adresse am Kontakt geändert, aktualisieren Sie sie mit «Kontaktadresse importieren».
• Anrede und Ansprechperson: Name, Titel und Anrede der Empfängerin oder des Empfängers sind richtig.
• Interner Ansprechpartner: Im Reiter «Einstellungen» steht die zuständige Person. Sie erhält die Benachrichtigung, wenn der Kunde online annimmt, ablehnt oder kommentiert.
• Projekt: Ist die Offerte dem richtigen Projekt zugeordnet? Das Projekt muss vorher existieren, sonst erscheint es nicht in der Suche.

Block 2: Inhalt und Preise

• Titel: Er nennt Objekt und Leistung, zum Beispiel «Ersatz Lüftungsgerät Werkstatt, Muster Haustechnik AG».
• Vollständigkeit: Alles aus Anfrage und Besichtigung ist enthalten, nichts doppelt.
• Positionen: Beschreibung, Menge, Einheit und Einzelpreis sind verständlich. Material, Montage und Fahrt sind getrennt ausgewiesen.
• Preise: Sie stammen aus dem Artikelstamm. Freie Standardpositionen haben einen Grund.
• Optionale Positionen: Sie sind als optional markiert. Das geht nur bei Angeboten und Aufträgen. Kontrollieren Sie in der Vorschau, wie sie dargestellt werden und ob das Total stimmt.
• Struktur: Sammelpositionen, Zwischentotale und Seitenumbrüche sind sinnvoll gesetzt.
• Plausibilität: Mengen und Rechenweg sind nachvollziehbar. Liegt der Gesamtbetrag in der erwarteten Grössenordnung?

Block 3: Steuern und Rabatt

• Preisbasis: Im Reiter «Einstellungen» steht unter «Preise» entweder «Netto» oder «Brutto». Die Wahl muss zum Kunden passen und auf der Offerte erkennbar sein. Welche Variante bei Privat- und Geschäftskunden gilt, erklärt Preise mit oder ohne MWST richtig ausweisen.
• Steuersatz: Jede Position trägt den richtigen Satz. Die ESTV nennt den Normalsatz von 8,1 Prozent, den reduzierten Satz von 2,6 Prozent und den Sondersatz für Beherbergung von 3,8 Prozent.
• Kein doppelter Rabatt: Weist Ihr Konto dem Kontakt einen Rabatt zu, wendet bexio ihn automatisch auf neu erstellte Angebote an. Manuelle Rabatte können Sie zusätzlich erfassen. Prüfen Sie, dass nicht beides greift.
• Rabattart: Eine Rabattposition gilt für alle Positionen. Einen Rabatt auf ein einzelnes Element tragen Sie in dessen Feld ein.
• Begründung und Grenze: Der Rabatt liegt innerhalb Ihrer Regel und hat einen Grund.

Block 4: Bedingungen und Recht

bexio nennt auf seiner Offertseite als Bestandteile unter anderem Name und Adresse beider Parteien, die Gültigkeit, die Preise und Mengen, die Zahlungsbedingungen, den Steuersatz, Angaben zu Skonto oder Rabatt und den Verweis auf die AGB. Prüfen Sie diese Punkte einzeln:

• Gültigkeit: Die Offerte nennt ein klares Datum. Wer eine Frist setzt, bleibt bis zu deren Ablauf gebunden (Art. 3 OR). Ohne Frist bleiben Sie unter Abwesenden gebunden, bis Sie eine rechtzeitig abgesandte Antwort erwarten dürfen (Art. 5 OR).
• Vorbehalte: Eine Erklärung, die die Bindung ablehnt, etwa «unverbindlich», schliesst sie aus (Art. 7 Abs. 1 OR). Setzen Sie sie nur bewusst. Wann das sinnvoll ist, zeigt Ist eine Offerte verbindlich?.
• Zahlungsbedingungen: Frist, Anzahlung und Skonto sind sichtbar. Der Zusatztext einer Zahlungsvorlage erscheint laut Hilfe nur, wenn das Feld ausgefüllt ist, die Hilfe beschreibt das für Rechnungen. Kontrollieren Sie es in der Vorschau des Angebots.
• Termine und Leistungsgrenzen: Ausführungszeitraum, Abhängigkeiten und Beistellungen des Kunden stehen im Text.
• AGB: Die Offerte verweist auf die AGB. Nutzen Sie den automatischen PDF-Anhang der Dokumentvorlage, enthält er die aktuelle Fassung.
• Firmenangaben: Erscheint in der Dokumentvorlage ein Warnsymbol, fehlen rechtliche Angaben oder Kontaktdaten Ihres Unternehmens.

Block 5: Darstellung und Versand

• PDF-Vorschau: Klicken Sie auf das Augen-Symbol oder «Vorschau». Prüfen Sie Adressblock, Logo, Positionen, Seitenumbrüche und Fusszeile.
• Network-Ansicht: Die Annahme-Schaltfläche ist gut sichtbar.
• Empfänger: Die Adresse stimmt. Bis zu fünf Empfänger und vier Personen in Kopie sind möglich.
• E-Mail-Text: Die Vorlage passt zu Kunde und Sprache. Standardmässig gehen Link zum Online-Dokument und PDF mit.
• Weitere Dateien: Zusatzdokumente sind nur dann für den Kunden abrufbar, wenn Sie sie als «Sichtbar» markiert haben.
• Status: Mit «Angebot ist gestellt» wechselt der Status von «Entwurf» auf «Offen». Setzen Sie ihn erst nach der Prüfung.
• Nachfassen: Eine Aufgabe mit Datum und Verantwortlichem ist angelegt.

efatto, der digitale Innendienst für bexio, erstellt Offerten und Kontakte per Sprachnachricht als Entwurf in Ihrem bexio. Auch diese Entwürfe prüfen Sie: Die Vorschau im Chat zeigt Positionen und Preise samt Rechenweg als Prüfpunkt, freigegeben wird die Version, die Sie gesehen haben. Demo anfragen

Häufige Fragen

Wer sollte die Checkliste anwenden?

Die Person, die die Offerte erstellt, geht sie immer durch. Ab einem festgelegten Betrag prüft eine zweite Person die Blöcke 2 bis 4.

Was tun, wenn ich nach dem Versand einen Fehler entdecke?

Ein Widerruf wirkt nur, wenn er vor oder mit der Offerte beim Kunden eintrifft oder dieser ihn zur Kenntnis nimmt, bevor er die Offerte liest (Art. 9 OR). Melden Sie sich deshalb rasch beim Kunden und klären Sie die Korrektur. Das Angebot können Sie mit «Angebot als Entwurf markieren» zurücksetzen und anpassen.

Muss ich AGB jeder Offerte beilegen?

Das hängt davon ab, ob Sie AGB verwenden. Wenn ja, sollte die Offerte sichtbar auf sie verweisen und der Kunde den Text vor der Annahme kennen können. Wie das gelingt, erklärt AGB in Offerten richtig einbinden.

Fazit

Eine feste Checkliste macht aus der Prüfung eine Routine: Kunde, Inhalt, Steuern und Rabatt, Bedingungen, Darstellung und Versand. Wer die Vorschau in PDF und Network-Ansicht prüft und Gültigkeit, Preisbasis und Rabatt bewusst festlegt, versendet Offerten, die vollständig und belastbar sind.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.