Offerte in bexio erstellen: Schritt für Schritt

Eine Offerte heisst in bexio «Angebot». Sie legen sie unter «Verkauf» → «Angebote» mit «+ Neues Angebot» an, erfassen die Positionen, prüfen Einstellungen und Vorschau und schliessen mit «Angebot ist gestellt» ab. Danach steht das Angebot auf «Offen» und ist bereit für den Versand.

Vorbereitung: einmal sauber einrichten

Jede Offerte wird schneller, wenn die Grundlagen stehen. Prüfen Sie vor der ersten Offerte vier Punkte:

1. Dokumentvorlage: Logo, Schrift und Layout legen Sie in der Vorlage fest. Wie das geht, zeigt der Beitrag Offertvorlage in bexio gestalten.
2. Standardeinstellungen: Unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Funktionen & Module» definieren Sie pro Dokumenttyp die Vorlage, die Zahlungskonditionen, den Nummernkreis sowie Kopf- und Fusstexte. Diese Werte lädt bexio bei jedem neuen Angebot automatisch.
3. Artikelstamm: Häufige Leistungen und Materialien erfassen Sie als Produkte. In der Offerte rufen Sie sie dann über Name oder Produktcode ab.
4. Kontakt: Der Kunde muss als Kontakt in bexio vorhanden sein, damit Sie ihn im Angebot auswählen können.

Schritt 1: Angebot anlegen

1. Öffnen Sie «Verkauf» → «Angebote».
2. Klicken Sie auf «+ Neues Angebot».
3. Im Fenster wählen Sie den Kontakt, das Datum und bei Bedarf das Projekt. Das Projekt muss bereits existieren, sonst erscheint es nicht in der Suche.
4. Geben Sie dem Angebot einen klaren Titel, zum Beispiel «Ersatz Lüftungsgerät Werkstatt, Muster Haustechnik AG». Der Titel hilft Ihnen in der Liste und wird übernommen, wenn Sie später ein Projekt aus dem Angebot erstellen.

Schritt 2: Positionen erfassen

Nach dem Anlegen führt bexio Sie automatisch in den Reiter «Positionen». Dort stehen zwei Grundtypen zur Wahl:

• Produktposition: Sie suchen das Produkt über Name oder Produktcode und tragen die Anzahl ein. Mit «Produkt importieren» öffnen Sie eine Detailansicht mit den vorausgefüllten Produktdaten, die Sie für diese Offerte anpassen können.
• Standardposition: Eine leere Position, in der Sie Beschreibung, Menge, Preis und Rabatt von Hand ausfüllen. Sie eignet sich für einmalige Leistungen.

Über «+ Weitere Positionen» ergänzen Sie:

• Text für Erklärungen und Abgrenzungen,
• Sammelposition, um mehrere Positionen zu einer Gruppe mit eigenem Betrag zusammenzufassen,
• Rabatt für einen Nachlass auf alle Positionen,
• Zwischentotal für mehr Übersicht,
• PDF-Seitenumbruch für ein sauberes Layout.

Die Reihenfolge ändern Sie per Drag-and-drop. In Angeboten und Aufträgen können Positionen zudem optional sein. Erfasste Zeiten und Aufwände lassen sich dagegen nur in Rechnungen importieren, nicht in Offerten. Eine Übersicht aller Typen mit Praxisbeispielen finden Sie im Beitrag Positionsarten in bexio-Offerten.

Praxistipp: Gliedern Sie grössere Offerten mit Sammelpositionen nach Arbeitsschritten, etwa «Demontage», «Lieferung», «Montage» und «Inbetriebnahme». Der Kunde sieht so sofort, wofür er wie viel bezahlt.

Schritt 3: Einstellungen und Vorschau prüfen

Die Standardwerte aus den Einstellungen gelten für jede neue Offerte. Für einen einzelnen Fall passen Sie sie direkt im Dokument an:

• Reiter «Einstellungen» oberhalb der Positionen: Hier ändern Sie die Standardwerte für dieses eine Dokument, etwa die Preisoption netto oder brutto.
• Reiter «Konditionen»: Hier wählen Sie die Zahlungsvorlage.
• Reiter «Texte»: Hier passen Sie Kopf- und Fusstext an, zum Beispiel mit einem Bezug auf die Besichtigung vor Ort.

Danach klicken Sie auf das Augen-Symbol oder auf «Vorschau» oben rechts. bexio zeigt das Dokument als PDF, genau so, wie es gedruckt oder per E-Mail verschickt wird. Prüfen Sie:

• Sitzt der Adressblock richtig?
• Sind alle Positionen vollständig und verständlich beschrieben?
• Stimmen Mengen, Einheiten, Rabatte und Total?
• Ist die Mehrwertsteuer korrekt ausgewiesen?

Für Angebote gibt es zusätzlich die Ansicht im bexio Network. Das ist die Online-Ansicht, die Ihr Kunde über den Link in der E-Mail sieht. Prüfen Sie dort, ob die Schaltfläche zur Annahme gut sichtbar ist.

Schritt 4: Angebot stellen und versenden

Sind alle Angaben vollständig, klicken Sie auf «Angebot ist gestellt». Der Status wechselt von «Entwurf» auf «Offen». Jetzt versenden Sie die Offerte, am einfachsten direkt aus bexio. Empfänger können das Angebot online annehmen oder ablehnen und einen Kommentar hinterlassen. Wie der Versand im Detail funktioniert, erklärt der Beitrag Offerte aus bexio per E-Mail versenden.

Sagt der Kunde zu, erstellen Sie aus dem Angebot ohne neue Erfassung den Auftrag oder die Rechnung. Das Vorgehen beschreibt der Beitrag Offerte in Auftrag und Rechnung umwandeln.

Typische Fehler vermeiden

• Offerte bleibt im Entwurf: Solange Sie das Angebot weder stellen noch versenden, bleibt es auf «Entwurf». In der Liste sieht es dann aus, als sei es nie rausgegangen.
• Unklare Positionen: «Material diverse» oder «Arbeit» ohne Menge und Einheit führen zu Rückfragen. Beschreiben Sie, was geliefert und was gemacht wird.
• Netto und brutto verwechselt: Erwartet der Kunde Preise inklusive Mehrwertsteuer und erhält Nettopreise, vergleicht er Ihre Offerte falsch mit anderen.
• Löschen statt ablehnen: Ein Angebot lässt sich nur im Status «Entwurf» löschen, und das Löschen ist unwiderruflich. Verlorene Offerten setzen Sie besser auf «Abgelehnt». So bleibt die Historie erhalten.

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Häufige Fragen

Kann ich eine Offerte unterwegs erstellen?

Ja, mit der mobilen App bexio Go. Sie können dort Angebote erstellen, bearbeiten und versenden. Laut bexio-Hilfe ist das Erstellen nur mit den neuen bexio-Paketen möglich. Die Reihenfolge der Positionen und die Währung lassen sich in der App nicht ändern.

Kann ich aus einer Offerte ein Projekt machen?

Ja. Ein Angebot im Status «Offen» oder «Bestätigt» hat die Schaltfläche «+ Projekt erstellen». bexio übernimmt dabei unter anderem den Titel und macht aus den Artikelpositionen Arbeitspakete.

Wie lösche ich eine falsch erfasste Offerte?

Nur im Status «Entwurf» erscheint das Papierkorb-Symbol. Steht das Angebot auf «Offen», setzen Sie es zuerst mit «Angebot als Entwurf markieren» zurück. Danach können Sie es löschen.

Fazit

Eine Offerte in bexio entsteht in vier Schritten: anlegen, Positionen erfassen, Einstellungen und Vorschau prüfen, stellen. Wer Vorlage, Standardtexte und Artikelstamm einmal sauber einrichtet, erfasst danach vor allem noch Mengen und Besonderheiten. Der Status «Offen» zeigt Ihnen dann jederzeit, welche Offerten beim Kunden liegen.