Umsatzabstimmung zur MWST: warum und wie

Die Umsatzabstimmung ist eine Überleitung: Sie gehen vom Betriebsumsatz Ihrer Erfolgsrechnung aus und zeigen Schritt für Schritt, wie daraus die Umsätze in Ihren MWST-Abrechnungen werden. Die ESTV kann sie von Ihnen verlangen. bexio erstellt sie nicht automatisch, fragt im Jahresabschluss aber nach Ihrer Bestätigung.

Was das Gesetz verlangt

Die Mehrwertsteuerverordnung (MWSTV) sagt es so: Die ESTV kann namentlich eine Umsatzabstimmung einfordern, bei der effektiven Methode zusätzlich eine Vorsteuerabstimmung (Art. 128 Abs. 1 MWSTV). Ein Formular schreibt die Verordnung nicht vor. Sie nennt den Inhalt: Aus der Abstimmung muss hervorgehen, wie die Deklaration unter Berücksichtigung der verschiedenen Steuersätze, bei Saldosteuersätzen der bewilligten Sätze, mit dem Jahresabschluss in Übereinstimmung gebracht wird.

Reichen Sie sie also nicht mit jeder Abrechnung ein, sondern halten Sie sie bereit. Die ESTV führt sie in ihrer Checkliste am Ende des Geschäftsjahres auf (MWST-Info 16, Anhang 3.1). Dort dient die Checkliste als Arbeitshilfe zur Dokumentation.

Es gibt noch einen zweiten Grund, früh abzustimmen. Stellen Sie beim Erstellen des Jahresabschlusses Mängel in Ihren Abrechnungen fest, korrigieren Sie diese spätestens in der Abrechnung über die Periode, in die der 180. Tag nach Ende des Geschäftsjahres fällt (Art. 72 Abs. 1 MWSTG). Bei einem Geschäftsjahr bis 31. Dezember 2026 ist das Ende Juni 2027. Korrekturen für zurückliegende Abrechnungen erfolgen getrennt von den ordentlichen Abrechnungen (Art. 129 MWSTV).

Was in die Abstimmung gehört

Art. 128 Abs. 2 MWSTV zählt auf, was Sie namentlich berücksichtigen müssen. Die Tabelle zeigt, wo Sie die Zahlen in bexio suchen:

Die ESTV ergänzt in ihrer Checkliste Erträge, die nicht in der Buchhaltung stehen, aber aufgrund Ihres Auftritts nach aussen deklariert werden müssen (Art. 20 Abs. 1 MWSTG). Bei Abrechnung nach vereinnahmten Entgelten kommen die Veränderung der Debitoren und der angefangenen Arbeiten dazu, wie das Beispiel der ESTV zeigt.

So gehen Sie in bexio vor

1. Perioden abschliessen: Prüfen Sie im MWST-Formular unter «Buchhaltung» → «Mehrwertsteuer» jede Periode und wählen Sie nach der Kontrolle «Quartal als abgerechnet markieren». Mit «Quartal/Geschäftsjahr ändern» wechseln Sie die Periode. Ohne markierte Perioden wird die Checkliste des Jahresabschlusses nicht grün.
2. Umsatz laut Buchhaltung holen: Rufen Sie den Bericht Erfolgsrechnung für das Geschäftsjahr auf. Als Periode wählen Sie das Geschäftsjahr. Exportieren Sie ihn als PDF oder Excel-Datei. Der Betriebsertrag ist Ihr Ausgangswert.
3. Deklarierten Umsatz erfassen: Übernehmen Sie aus dem MWST-Formular jeder Periode die Umsatzziffer. Bei der effektiven Methode ist das Ziffer 200, das Total der vereinbarten beziehungsweise vereinnahmten Entgelte. Addieren Sie die Werte aller Perioden des Jahres. Bei jährlicher Abrechnung zeigt bexio nur einen Jahreswert.
4. Zahlen belegen: Ein Klick auf die Ziffer öffnet das MWST-Journal mit allen Buchungen. Ganz unten laden Sie die Einträge der Ziffer als Excel-Datei herunter. Mit der Option «Alle Ziffern als Exceldatei downloaden» exportieren Sie die gesamte Periode.
5. Überleiten: Ergänzen Sie den Betriebsertrag um die Positionen aus der Tabelle oben. Das Journal hilft dabei: Der Detailfilter nach Buchungsperiode, Kontengruppe und Konto führt Sie zu den einzelnen Buchungen.
6. Differenz klären: Vergleichen Sie Ihr Ergebnis mit der Summe der deklarierten Umsätze und gehen Sie jeder Abweichung nach.
7. Bestätigen und ablegen: Unter «Buchhaltung» → «Jahresabschluss» → «Geschäftsjahr abschliessen» bestätigen Sie die Umsatzabstimmung in der Checkliste. Legen Sie die Datei bei den Geschäftsunterlagen ab, siehe Aufbewahrungspflicht für Geschäftsunterlagen.

Beispiel mit Musterwerten

Die Muster Haustechnik AG rechnet effektiv nach vereinbarten Entgelten ab. Alle Beträge verstehen sich ohne MWST, es gilt ein einheitlicher Steuersatz.

Die Abstimmung ist nicht aufgegangen. Die Muster Haustechnik AG prüft die Ziffer 200 im vierten Quartal im MWST-Journal und findet eine Buchung mit einem Steuersatz ohne Ziffer. Die Differenz wird getrennt von der ordentlichen Abrechnung korrigiert.

Typische Ursachen in bexio sind Buchungen mit einem Steuersatz ohne zugewiesene Ziffer. Sie erscheinen laut bexio-Hilfe nicht im MWST-Formular (siehe die Hilfe zu «MWST-Satz einer Ziffer zuweisen»). Ebenfalls zu prüfen sind ein Wechsel von Methode oder Abrechnungsart und eine Standardwährung, die nicht CHF ist, denn dafür kann bexio das Formular laut Hilfe nicht korrekt ausweisen. Weitere Fehlerquellen finden Sie in MWST-Abrechnung stimmt nicht.

Häufige Fragen

Muss ich die Umsatzabstimmung bei der ESTV einreichen?

Nicht mit der ordentlichen Abrechnung. Nach der Verordnung kann die ESTV sie einfordern (Art. 128 Abs. 1 Bst. d MWSTV). Sie sollten sie deshalb für jedes Geschäftsjahr bereithalten.

Gilt das auch bei Saldosteuersätzen?

Ja. Die Umsatzabstimmung ist unabhängig von der Methode einforderbar. Bei Saldosteuersätzen stimmen Sie nach den bewilligten Sätzen ab. Die Vorsteuerabstimmung betrifft nur die effektive Methode (Art. 128 Abs. 1 Bst. e MWSTV).

Wie oft sollte ich abstimmen?

bexio empfiehlt es pro MWST-Periode, die Verordnung fordert den Nachweis für die Steuerperiode. Wer laufend abstimmt, hat am Jahresende wenig Arbeit.

Fazit

Die Umsatzabstimmung zeigt, dass Erfolgsrechnung und MWST-Abrechnungen übereinstimmen. Sie machen sie am besten pro Periode, spätestens vor dem Jahresabschluss. In bexio holen Sie die Zahlen aus Erfolgsrechnung, MWST-Formular und Journal und bestätigen die Abstimmung in der Checkliste.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.