Privatanteil Geschäftsfahrzeug verbuchen

Der Privatanteil eines Geschäftsfahrzeugs ist steuerbarer Umsatz. Die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) lässt ihn pauschal mit 0.9 % des Kaufpreises ohne MWST pro Monat berechnen, mindestens aber CHF 150.00. In bexio hinterlegen Sie ihn bei Angestellten als Lohnart, beim Inhaber einer Einzelunternehmung buchen Sie ihn manuell. Die Mehrwertsteuer darauf hängt von Ihrer Abrechnungsmethode ab.

Warum der Privatanteil MWST auslöst

Stellt Ihr Betrieb Mitarbeitenden ein Fahrzeug auch für private Fahrten zur Verfügung, ist das eine Leistung des Arbeitgebers an das Personal. Leistungen, die im Lohnausweis zu deklarieren sind, gelten nach Art. 47 Abs. 2 MWSTV als entgeltlich erbracht. Die Steuer berechnen Sie von dem Betrag, der auch für die direkten Steuern massgebend ist. Pauschalen aus dem Recht der direkten Steuern dürfen Sie nach Art. 47 Abs. 4 MWSTV auch für die Mehrwertsteuer verwenden.

Für die Pauschale heisst das: Bei der direkten Bundessteuer stieg die Pauschale per 1. Januar 2022 von 0.8 % auf 0.9 %. Die ESTV hält fest, dass bei der Mehrwertsteuer seit diesem Datum ebenfalls 0.9 % gelten.

Nutzt der Inhaber einer Einzelunternehmung das Fahrzeug privat, liegt der Fall anders: Er hat keinen Arbeitgeber. Hier geht es um Eigenverbrauch nach Art. 31 MWSTG, also um eine Korrektur des Vorsteuerabzugs.

Berechnung

Die pauschale Ermittlung gilt nur für Personenwagen. Das sind leichte Motorwagen bis 3'500 kg zulässigem Gesamtgewicht, die höchstens 9 Personen einschliesslich Fahrer befördern.

Berechnungsbeispiel mit Musterdaten:

Bei der Saldosteuersatz-Methode wird der Privatanteil von CHF 450.00 stattdessen zum Umsatz gerechnet und mit Ihrem Saldosteuersatz multipliziert. Bei einem Satz von 0.6 %, dem Beispielwert der bexio-Hilfe, sind das CHF 2.70. Ihr eigener Satz kann abweichen.

Die Regeln gelten unabhängig davon, ob beim Kauf ein Vorsteuerabzug möglich war. bexio weist ausdrücklich darauf hin, dass dies auch für die Saldosteuersatz-Methode gilt.

Besondere Fälle laut ESTV:

• Leasing: Berechnungsbasis ist der im Leasingvertrag genannte Barkaufpreis ohne MWST.
• Zugemietetes Fahrzeug: Massgebend ist der Marktwert zu Beginn des Mietverhältnisses.
• Kauf von einer Privatperson: Wurde auf den Belegen keine MWST ausgewiesen, gilt der Betrag auf den Belegen als Kaufpreis ohne MWST.
• Mitarbeiter übernimmt Betriebs- und Unterhaltskosten: Vom Monatsbetrag ziehen Sie den Pauschalbetrag von CHF 150.00 ab, wobei die Bemessungsgrundlage den Mindestansatz von CHF 150.00 pro Monat nicht unterschreiten darf.
• Kostenbeitrag des Mitarbeiters: Er reduziert den im Lohnausweis zu deklarierenden Wert. Der Beitrag selbst unterliegt als Entgelt für die Fahrzeugvermietung der MWST zum Normalsatz.

Privatanteil in bexio erfassen

Für Angestellte (Lohnbuchhaltung):

1. Öffnen Sie im Bereich der Lohnbuchhaltung den Reiter «Mitarbeiter» und wählen Sie die Person aus.
2. Wechseln Sie zu «Grundlohndaten». Dort legen Sie Lohnarten und Werte fest, die jeden Monat automatisch eingefügt werden.
3. Klicken Sie auf «Lohnart hinzufügen/entfernen» und fügen Sie die Lohnart «Privatanteil Geschäftswagen» hinzu.
4. Tragen Sie den monatlichen Betrag ein, in unserem Beispiel CHF 450.00.

Die Angaben für den Lohnausweis pflegen Sie im Reiter «Unternehmen» unter «Angaben Lohnausweis». Der Betrag steht im Lohnausweis in Ziffer 2.2. Zusätzlich ist das Feld F anzukreuzen, das die unentgeltliche Beförderung zwischen Wohn- und Arbeitsort betrifft. Fragen zur Verwendung der Lohnarten klären Sie mit Ihrem Treuhänder.

Für Inhaber einer Einzelunternehmung (effektive Methode):

Der Privatanteil ist in Form einer Vorsteuerkorrektur abzurechnen. Dazu nutzen Sie in bexio unter «Buchhaltung» die «Manuelle Buchung». Eine manuelle Buchung braucht mindestens ein Datum, ein Soll- und ein Habenkonto sowie den Betrag. Im Feld «MWST» wählen Sie den Steuersatz. Beträge erfassen Sie in der Maske immer brutto. Welche Konten Sie verwenden, bespricht Ihr Treuhänder mit Ihnen. Wie die Buchungsmaske funktioniert, steht im Beitrag Manuelle Buchungen in bexio erfassen.

Im Standardkontenplan einer AG läuft jede MWST-Buchung zu Ziffer 415 der Abrechnung über das Systemkonto 1174 «Vorsteuerkorrektur». Zu dieser Ziffer gehören nach der ESTV unter anderem Korrekturen wegen Eigenverbrauchs.

In der MWST-Abrechnung deklarieren

Für Angestellte erscheint der Privatanteil in der MWST-Abrechnung in Ziffer 200 unter den Leistungen aus Verrechnungen. Die ESTV nennt dort als Beispiel die Lohnabzüge für den Privatanteil von Fahrzeugen. Bei der effektiven Methode kommt die Steuer zum Normalsatz dazu, bei Saldosteuersätzen rechnet sich die Steuer über den Saldosteuersatz.

Beim Inhaber einer Einzelunternehmung mit effektiver Methode gehört die Vorsteuerkorrektur wegen Eigenverbrauchs in Ziffer 415.

Auch in der Umsatzabstimmung kommt der Privatanteil vor. Die ESTV nennt ihn als Beispiel für Leistungen an das Personal nach Art. 47 MWSTV. Prüfen Sie ihn deshalb, bevor Sie abrechnen. Mehr dazu im Beitrag Umsatzabstimmung zur MWST. Welche Methode zu Ihrem Betrieb passt, erklärt der Beitrag Effektive Methode oder Saldosteuersatz.

Häufige Fragen

Gilt die Pauschale auch für Leasingfahrzeuge?

Ja. Bei Leasingfahrzeugen rechnen Sie mit dem im Leasingvertrag festgehaltenen Barkaufpreis ohne MWST statt mit dem Kaufpreis.

Wie wirkt sich ein Kostenbeitrag des Mitarbeiters aus?

Ein Kostenbeitrag senkt den im Lohnausweis zu deklarierenden Wert und damit den steuerbaren Privatanteil. Der Beitrag ist aber selbst Entgelt für die Fahrzeugvermietung und unterliegt der MWST zum Normalsatz.

Muss ich den Privatanteil auch mit Saldosteuersatz abrechnen?

Ja. Nach der bexio-Hilfe ist die Regelung immer anzuwenden, auch bei der Saldosteuersatz-Methode. Der Privatanteil wird dort zum Umsatz gerechnet und mit dem Saldosteuersatz multipliziert.

Fazit

Der Privatanteil kostet pro Monat 0.9 % des Kaufpreises ohne MWST, mindestens CHF 150.00, und löst Mehrwertsteuer aus. Bei Angestellten erfassen Sie ihn in bexio als Lohnart, beim Inhaber einer Einzelunternehmung als manuelle Buchung. Klären Sie Konten und Abrechnungsmethode mit Ihrem Treuhänder. Die Sätze können sich ändern, prüfen Sie deshalb die aktuellen Angaben der ESTV.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.