Saldosteuersätze: Änderungen in bexio umsetzen

Seit dem 1. Januar 2025 sind mehr als zwei Saldosteuersätze erlaubt, und die ESTV hat einzelne Sätze angepasst. Das automatische MWST-Formular von bexio rechnet laut bexio-Hilfe aber weiterhin nur mit zwei Sätzen. Hat sich Ihr Satz geändert oder brauchen Sie einen zusätzlichen, legen Sie in bexio einen neuen MWST-Satz an und berechnen die Steuer auf dem betroffenen Umsatz von Hand.

Was sich 2025 geändert hat

Die Teilrevision der Mehrwertsteuerverordnung ist am 1. Januar 2025 in Kraft getreten. Für die Saldosteuersatzmethode gilt seither:

• Mehr als zwei Sätze: Die frühere Beschränkung auf zwei Sätze ist weggefallen.
• 10-Prozent-Regel: Hat eine Tätigkeit mehr als 10 Prozent Anteil am steuerbaren Gesamtumsatz, wird der dafür festgelegte Satz bewilligt (Art. 86 Abs. 1 MWSTV). Bei der Prüfung der Grenze zählen die Umsätze von Tätigkeiten mit gleichem Satz zusammen (Art. 86 Abs. 3 MWSTV).
• Getrennte Verbuchung: Wer mehrere Sätze hat, muss die Erträge pro Satz separat verbuchen (Art. 84 Abs. 3 MWSTV).
• Angepasste Sätze: Die ESTV hat einzelne Sätze neu festgelegt. Bereits bewilligte Sätze werden laut ESTV automatisch angepasst und in Ihrer Abrechnung angezeigt. Zusätzliche Sätze, die eine Bewilligung brauchen, beantragen und deklarieren Sie laut ESTV direkt in der Abrechnung. Die ESTV prüft und bewilligt im Nachgang.
• Rechnung an den Kunden: Dort weisen Sie weiterhin den gesetzlichen Satz aus, nie den Saldosteuersatz.

Ein Wechsel zur effektiven Methode ist unter Umständen schon während der Steuerperiode möglich, wenn die ESTV einen Ihrer Sätze angepasst hat (Art. 81 Abs. 2 MWSTV). Ob das für Sie sinnvoll ist, klärt Effektive Methode oder Saldosteuersatz.

Zuerst prüfen: Sind Sie betroffen?

1. Öffnen Sie «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Buchhaltung» → «Grundeinstellung Mehrwertsteuer». Dort sehen Sie Methode und Abrechnungsart. Rechnen Sie nicht mit Saldosteuersätzen ab, betrifft Sie dieser Beitrag nicht.
2. Vergleichen Sie die von der ESTV bewilligten Sätze mit den Sätzen unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Buchhaltung» → «Steuersätze».
3. Prüfen Sie, ob eine Nebentätigkeit mehr als 10 Prozent Ihres steuerbaren Umsatzes ausmacht und damit einen eigenen Satz braucht.
4. Stellen Sie fest, ob Sie bereits Rechnungen oder Buchungen mit dem alten Satz erfasst haben.

Neuen Saldosteuersatz in bexio anlegen

Die Schritte sind für alle Fälle gleich:

1. Öffnen Sie «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Buchhaltung» → «Steuersätze». Prüfen Sie zuerst, ob bexio den Satz bereits angelegt hat und er nur inaktiv ist.
2. Klicken Sie auf «Neuer Steuersatz».
3. Tragen Sie im Feld «Gültig von» das Datum ein, ab dem Sie den Satz verwenden. Das Datum ist Pflicht und darf auch in der Vergangenheit liegen.
4. Wählen Sie den Steuertyp «Saldosteuersatz». Im Feld «Steuersatz» erfassen Sie den Satz, der auf der Kundenrechnung erscheinen soll, also den gesetzlichen Satz. Im Feld «Saldosteuersatz (in %)» erfassen Sie den Satz, den die ESTV für Sie bewilligt hat.
5. Wählen Sie im Feld «Formularzuordnung (Ziffer)» die Ziffer, falls der Satz im automatischen Formular erscheinen soll. Unsicher? Fragen Sie Ihren Treuhänder.

Ein Satz ohne Ziffer fehlt im MWST-Formular, und bexio zeigt unter «Buchhaltung» → «Mehrwertsteuer» einen Hinweis. Bei einem dritten oder weiteren Satz ist das gewollt, weil Sie ihn ohnehin von Hand deklarieren.

Vereinbartes Entgelt: so gehen Sie vor

Bei vereinbartem Entgelt entsteht die Steuerschuld mit der Rechnungsstellung (Art. 40 Abs. 1 MWSTG). Die bexio-Hilfe beschreibt drei Fälle:

Ein Satz hat sich geändert, Sie hatten nur einen Satz. Für 2025 buchen Sie weiter mit dem alten Satz. Legen Sie den neuen Satz an und verwenden Sie ihn erst ab Januar 2026. Dem alten Satz geben Sie das Enddatum Dezember 2025, damit die Nachvollziehbarkeit gewährleistet bleibt. Die Steuer für 2025 berechnen Sie von Hand.

Ein Satz hat sich geändert, Sie hatten zwei oder mehr Sätze. Verfahren Sie wie oben, aber nur für den betroffenen Satz auf Ziffer 323. Der alte und der neue Satz teilen sich dann diese Ziffer. Der zweite Satz auf Ziffer 333 bleibt unberührt und muss nicht von Hand berechnet werden.

Ein zusätzlicher Satz kommt dazu. Macht eine Nebentätigkeit mehr als 10 Prozent aus, legen Sie einen neuen Satz an und nutzen ihn ab Januar 2026. Hatten Sie schon zwei Sätze, bekommt der dritte keine Ziffer. Für 2025 filtern Sie das Journal nach dem Ertragskonto der Nebentätigkeit. Haben Sie bisher alles auf ein Ertragskonto gebucht, müssen Sie die Buchungen selbst auswählen. Exportieren Sie dafür nach Excel.

Vereinnahmtes Entgelt: so gehen Sie vor

Bei vereinnahmtem Entgelt entsteht die Steuerschuld erst, wenn der Kunde bezahlt (Art. 40 Abs. 2 MWSTG). Deshalb gilt eine Besonderheit: Dem alten Satz setzen Sie kein Enddatum, solange noch offene Rechnungen aus 2025 bestehen, denn die MWST wird erst bei der Zahlung fällig.

• Ein Satz geändert, nur ein Satz vorhanden: Neuen Satz anlegen, ab Januar 2026 verwenden, alten Satz ohne Enddatum belassen und die Steuer für 2025 von Hand berechnen.
• Ein Satz geändert, mehrere Sätze vorhanden: Gleiches Vorgehen, nur für den betroffenen Satz auf Ziffer 323. In der Beispielansicht der bexio-Hilfe hat der neue Satz hier keine Ziffer.
• Zusätzlicher Satz: Öffnen Sie «Buchhaltung» → «Mehrwertsteuer» und wählen Sie die Abrechnungsperiode. Im Feld «Leistungen CHF» steht der Umsatz auf der Ziffer des bisherigen Satzes. Er enthält auch die Nebentätigkeit und ist deshalb zu hoch. Filtern Sie das MWST-Journal nach dieser Ziffer, exportieren Sie nach Excel und trennen Sie den Umsatz der Nebentätigkeit über das Ertragskonto ab.

Steuer von Hand berechnen

So gehen Sie für einen geänderten Satz vor, wie ihn die bexio-Hilfe beschreibt:

1. Öffnen Sie «Buchhaltung» → «Berichte» → «Journal».
2. Klicken Sie oben rechts auf das Filter-Symbol. Stellen Sie die Periode ein, die Sie deklarieren, zum Beispiel das 1. Semester 2025.
3. Wählen Sie im Filter «MWST-Satz» Ihren alten Satz und wenden Sie den Filter an.
4. Berechnen Sie den steuerbaren Gesamtumsatz einschliesslich MWST: Total Haben minus Total Soll auf dem Ertragskonto. Der Export als Excel- oder CSV-Datei erleichtert das.
5. Multiplizieren Sie den Umsatz mit dem von der ESTV bewilligten Satz und teilen Sie durch 100.
6. Deklarieren Sie Umsatz und Steuerbetrag im MWST-Formular des ESTV-Portals.

Ein Zahlenbeispiel mit Musterwerten: Die Muster Haustechnik AG hat im Journal CHF 412'000.00 Haben und CHF 12'000.00 Soll auf dem Ertragskonto. Der steuerbare Gesamtumsatz beträgt CHF 400'000.00. Bewilligt ist in diesem Beispiel ein Satz von 4,5 Prozent. Die Steuer beträgt CHF 400'000.00 mal 4,5 geteilt durch 100, also CHF 18'000.00.

Speichern Sie den Export und die Rechnung ab. Weil der Betrag im bexio-Formular vom deklarierten Betrag abweicht, ist die Herleitung später Ihr Beleg. Zur Aufbewahrung siehe Aufbewahrungspflicht für Geschäftsunterlagen.

Häufige Fragen

Die Abrechnung für 2025 ist schon eingereicht. Was nun?

Stellen Sie beim Jahresabschluss Mängel in den Abrechnungen fest, müssen Sie diese spätestens in der Abrechnung der Periode korrigieren, in die der 180. Tag nach Ende des Geschäftsjahres fällt (Art. 72 Abs. 1 MWSTG). Erkannte Mängel früherer Perioden sind nachträglich zu korrigieren, soweit die Forderung nicht rechtskräftig oder verjährt ist (Art. 72 Abs. 2 MWSTG). Die Form schreibt die ESTV vor. Klären Sie das mit Ihrem Treuhänder.

Welchen Satz weise ich auf der Rechnung aus?

Immer den gesetzlichen Satz. Der Saldosteuersatz dient nur der Berechnung Ihrer Steuerschuld. In bexio gehört er ins Feld «Saldosteuersatz (in %)», nicht ins Feld «Steuersatz».

Wer sollte das Vorgehen prüfen?

Die bexio-Hilfe empfiehlt, die Anleitung gemeinsam mit dem Treuhänder durchzugehen, weil MWST-Buchungen eventuell nachträglich anzupassen sind. Wie die Zusammenarbeit funktioniert, zeigt Zusammenarbeit mit dem Treuhänder in bexio. Die laufende Abrechnung beschreibt MWST-Abrechnung mit bexio vorbereiten.

Fazit

Geänderte und zusätzliche Saldosteuersätze setzen Sie in bexio um, indem Sie einen neuen MWST-Satz anlegen und die Steuer für den betroffenen Umsatz über das Journal von Hand berechnen. Der Unterschied zwischen vereinbartem und vereinnahmtem Entgelt liegt vor allem beim Enddatum des alten Satzes. Halten Sie die Herleitung fest und stimmen Sie sie mit Ihrem Treuhänder ab.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.