Debitorenverlust: uneinbringliche Rechnungen buchen

Zahlt ein Kunde eine Rechnung endgültig nicht, buchen Sie sie in bexio aus. Eine unbezahlte Rechnung setzen Sie auf «Nicht bezahlt», bei einer Teilzahlung gleichen Sie den Rest mit einer Gutschrift aus. Beide Wege kehren den Ertrag um. Als Debitorenverlust erscheint der Ausfall erst nach einer manuellen Umbuchung. Auch die Mehrwertsteuer ist betroffen.

Wann Sie eine Rechnung ausbuchen

Ausbuchen heisst: Sie geben die Forderung auf. Das ist erst richtig, wenn Sie nicht mehr mit einer Zahlung rechnen. Bis dahin bleibt die Rechnung offen und gehört in Mahnwesen und Inkasso. Wie es nach der letzten Mahnstufe weitergeht, zeigt der Beitrag Inkasso nach der letzten Mahnung.

bexio selbst beschreibt den Fall so: Hat eine Rechnung die höchste Mahnstufe erreicht und bleibt unbezahlt, können Sie ihren Status auf «Nicht bezahlt» ändern. Typische Anlässe sind ein Kunde, der zahlungsunfähig geworden ist, oder ein Inkassoverfahren ohne Erfolg. Ob eine Forderung wirklich verloren ist, entscheiden Sie im Einzelfall. Halten Sie den Grund schriftlich fest, etwa mit den Mahnungen und der Korrespondenz. Das erleichtert die Rückfragen Ihres Treuhänders.

Ganze Rechnung ausbuchen

Dieser Weg passt, wenn die Rechnung noch unbezahlt ist und die MWST-Periode noch nicht abgeschlossen wurde.

1. Öffnen Sie die unbezahlte Rechnung.
2. Wechseln Sie in den Reiter «Mahnungen».
3. Unten rechts finden Sie die Möglichkeit, die Rechnung auf «Nicht bezahlt» zu setzen. Klicken Sie darauf.

Der Status der Rechnung wechselt auf «Nicht bezahlt». bexio bucht automatisch eine Umkehrbuchung gegen die in der Rechnung gewählten Ertragskonten und das Debitorenkonto. Das Buchungsdatum ist dabei immer der heutige Tag. Ein anderes Datum erreichen Sie nur über die Gutschrift im nächsten Abschnitt.

Ist die MWST-Periode bereits abgeschlossen, zeigt bexio diese Möglichkeit nicht mehr an. Ändern Sie die Rechnung dann nicht direkt, sondern klären Sie das Vorgehen mit Ihrem Treuhänder. Ist schon eine Teilzahlung eingegangen, geht dieser Weg ebenfalls nicht. Nehmen Sie dann die Gutschrift.

Teilzahlung oder eigenes Datum: mit Gutschrift ausbuchen

Steht die Rechnung auf «Teilweise», müssen Sie den Restbetrag mit einer Gutschrift ausbuchen. Auch wenn Sie das Datum selbst bestimmen wollen, ist die Gutschrift der richtige Weg.

1. Notieren Sie den offenen Betrag der Rechnung. Ihn brauchen Sie für die Gutschrift.
2. Erstellen Sie eine Gutschrift mit dem gewünschten Datum über diesen offenen Betrag. Das geht einfacher, wenn Sie in den Einstellungen der Gutschrift die Preisoption auf Brutto stellen.
3. Stellen Sie die Gutschrift auf «Offen» und verrechnen Sie sie mit der teilweise bezahlten Rechnung.

Danach ist die Rechnung beglichen und der Rest korrekt ausgebucht. bexio bucht eine Umkehrbuchung gegen das in der Gutschrift gewählte Ertragskonto und das Debitorenkonto.

Alternativ erstellen Sie die Gutschrift direkt aus der Rechnung: im Reiter «Zahlungseingänge & Gutschriften» auf «Gutschrift erstellen» und dann «Nach Festbetrag» wählen. In diesem Fall verwendet bexio für die Buchung das tagesaktuelle Datum. Die Grundlagen zu Gutschriften finden Sie im Beitrag Gutschriften in bexio erstellen.

Vom Ertragsausfall zum Debitorenverlust

Beide Wege lassen den Ertrag zurückgehen, die Buchung heisst dann Ertragsminderung. Wollen Sie den Ausfall als Debitorenverlust ausweisen, müssen Sie ihn laut bexio-Hilfe mit einer manuellen Buchung umbuchen. Wie solche Buchungen funktionieren, steht im Beitrag Manuelle Buchungen in bexio erfassen.

Das folgende Beispiel mit Musterdaten zeigt das Prinzip. Die Rechnung an die Beispiel AG lautet auf CHF 1'000.00 netto plus 8.1 % MWST, also CHF 1'081.00.

Die dritte Zeile bucht den Nettobetrag vom Ertrag auf das Konto für Debitorenverluste. Der Steueranteil wurde schon mit der Umkehrbuchung korrigiert, deshalb entsteht hier keine zweite Steuerbuchung. Kontrollieren Sie im Journal, dass der Steueranteil bei der Ausbuchung tatsächlich mitgekehrt wurde. Achten Sie in der Buchungsmaske auch auf das Feld «MWST»: Ist mit dem gewählten Konto im Kontenplan ein Steuersatz verknüpft, schlägt bexio ihn automatisch vor. Lassen Sie das Feld leer, wenn keine Steuer anfällt.

Das Konto für Debitorenverluste nehmen Sie aus Ihrem Kontenplan. Lassen Sie es sich von Ihrem Treuhänder nennen. bexio nennt in der Hilfe keine Buchungssätze, weil der Support keine buchhalterische Beratung anbietet. Das Beispiel ist deshalb eine Orientierung und keine Vorgabe.

Mehrwertsteuer bei Debitorenverlusten

Wer nach vereinbarten Entgelten abrechnet, schuldet die Umsatzsteuer mit der Rechnungsstellung (Art. 40 Abs. 1 MWSTG), auch wenn der Kunde nie bezahlt. Fällt das Entgelt später weg, passen Sie die Umsatzsteuerschuld in dem Zeitpunkt an, in dem Sie die Korrektur verbuchen (Art. 41 Abs. 1 MWSTG). Die Korrektur gehört also in die Abrechnungsperiode der Ausbuchung, nicht rückwirkend in die alte.

Die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) zählt Debitorenverluste zu den Entgeltsminderungen. In der MWST-Abrechnung gehören sie unter Ziffer 235, sofern Sie sie nicht schon in Ziffer 200 abgezogen haben. Wer nach vereinnahmten Entgelten abrechnet, schuldet die Steuer erst mit der Zahlung (Art. 40 Abs. 2 MWSTG). Bei einer nie bezahlten Rechnung gibt es dann grundsätzlich nichts zu korrigieren.

Verluste tauchen auch in der Umsatzabstimmung auf. Die ESTV kann sie verlangen und Debitorenverluste gehören nach Art. 128 Abs. 2 MWSTV zu den Posten, die dabei zu berücksichtigen sind. Mehr dazu im Beitrag Umsatzabstimmung zur MWST.

Die Hinweise gehen von der effektiven Methode und der Abrechnung nach vereinbarten Entgelten aus. Rechnen Sie anders ab, klären Sie die Behandlung vorab mit Ihrem Treuhänder oder der ESTV.

Checkliste vor dem Ausbuchen

• Sind Mahnungen und Inkasso abgeschlossen oder aussichtslos?
• Ist schon eine Teilzahlung eingegangen? Dann gilt der Weg über die Gutschrift.
• Ist die MWST-Periode der Rechnung abgeschlossen? Dann zuerst den Treuhänder fragen.
• Soll die Ausbuchung mit dem heutigen Datum erfolgen oder mit einem anderen?
• Ist das Konto für Debitorenverluste geklärt?
• Haben Sie den Grund des Ausfalls festgehalten?

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen «Nicht bezahlt» und einer Gutschrift?

Beide Wege buchen den Ertrag zurück. «Nicht bezahlt» gilt für die ganze, noch unbezahlte Rechnung und immer mit dem heutigen Datum. Die Gutschrift erlaubt ein eigenes Datum und einen Teilbetrag, zum Beispiel den Rest nach einer Teilzahlung.

Warum erscheint die Möglichkeit «Nicht bezahlt» bei mir nicht?

Laut bexio-Hilfe ist sie nicht verfügbar, wenn die MWST-Periode der Rechnung schon abgeschlossen ist oder bereits eine Teilzahlung vorliegt. Erstellen Sie dann eine Gutschrift oder sprechen Sie mit Ihrem Treuhänder.

Wann gilt eine Forderung als verloren?

Eine feste Regel nennen die hier verwendeten Quellen nicht. Entscheidend ist, dass Sie nicht mehr mit einer Zahlung rechnen und das nachvollziehbar festhalten. Im Zweifel fragen Sie Ihren Treuhänder.

Fazit

In bexio buchen Sie eine verlorene Rechnung mit «Nicht bezahlt» oder mit einer Gutschrift aus. Zum Debitorenverlust wird der Betrag erst durch eine manuelle Umbuchung, deren Konto Ihr Treuhänder festlegt. Beachten Sie Datum und MWST-Periode, denn die Steuer wird dann angepasst, wenn Sie die Korrektur verbuchen.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.