MWST-Abrechnung stimmt nicht: Differenzen finden

Weicht das MWST-Formular in bexio vom Umsatz Ihrer Buchhaltung ab, öffnen Sie zuerst das MWST-Journal der betroffenen Ziffer. Es listet jede steuerrelevante Buchung mit Konto, Steuersatz und Betrag. Die Differenz zum Umsatz in der Erfolgsrechnung klären Sie danach mit der Umsatzabstimmung.

Symptome erkennen

Prüfschritte

1. Ziffer im MWST-Journal öffnen

Gehen Sie zu «Buchhaltung» → «Mehrwertsteuer» und wählen Sie bei Bedarf über «Quartal/Geschäftsjahr ändern» die Periode. Klicken Sie auf die Ziffer mit der Abweichung. bexio zeigt zu jeder Buchung unter anderem Datum, Buchhaltungskonto, Belegdatum, Referenz, Beschreibung, Steuersatz (Code), Nettobetrag, MWST-Betrag und Total. Prüfen Sie, ob die Buchungen auf den richtigen Konten liegen und den richtigen MWST-Code tragen. Ganz unten exportieren Sie die Einträge der Ziffer als Excel-Datei, ebenso alle Ziffern der Steuerperiode. Das Journal funktioniert für alle Abrechnungsarten und Methoden.

2. Steuersätze ohne Ziffer und fehlende Buchungen suchen

• Sätze ohne Ziffer: Gibt es Steuersätze ohne zugewiesene Ziffer, zeigt bexio unter «Buchhaltung» → «Mehrwertsteuer» eine Meldung. Dort gelangen Sie zu «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Buchhaltung» → «Steuersätze MWST». Sätze mit Ausrufezeichen sind keiner Ziffer zugewiesen. Solche Umsätze fehlen im MWST-Formular. Nutzen Sie den Satz nicht mehr, deaktivieren Sie ihn.
• Ziffer 000: Das ist eine bexio-eigene Ziffer für Rechnungen ohne Umsatzsteuer und Belege ohne Vorsteuerabzug. Sie kommt nicht auf dem ESTV-Formular vor, im Journal lassen sich diese Buchungen aber separat auswerten.
• Saldosteuer: Buchungen mit 0-Prozent-Umsatzsteuersätzen ohne Ziffer berücksichtigt bexio weder im Formular noch im Journal. Legen Sie einen 0-Prozent-Satz vom Typ «Nicht steuerpflichtiger Umsatz» mit passender Ziffer an und korrigieren Sie die Buchungen.
• Entwürfe: Dokumente im Status «Entwurf» erzeugen keine Buchungen. Rechnungen, die noch im Entwurf liegen, fehlen deshalb im Formular.

3. Periode und Zeitpunkt prüfen

Mit «Quartal als abgerechnet markieren» verändert sich die Abrechnung des Quartals nicht mehr. Buchungen, die Sie später in eine bereits abgeschlossene Periode legen, werden laut bexio-Hilfe bei einer Wiederöffnung ins Formular übernommen. Eine abgeschlossene MWST-Periode öffnet der bexio-Support, wobei er die Periode neu berechnet und die Zahlen sich ändern können. Speichern Sie Formular und Journal vorher ab. Ändern sich die Werte, müssen Sie bei der ESTV eine Korrektur einreichen.

Bei der Abrechnung nach vereinnahmten Entgelten entsteht die Steuerschuld mit der Vereinnahmung des Entgelts (Art. 40 Abs. 2 MWSTG). Ein fehlender Zahlungsabgleich zeigt sich dann als Abweichung im Formular. Das Journal weist Belegdatum und Zahldatum getrennt aus.

4. Methode oder Abrechnungsart wurde geändert

Ändern Sie Methode (effektiv oder Saldosteuersatz) oder Abrechnungsart (vereinnahmt oder vereinbart), bucht bexio nach den aktuellen Einstellungen. Der Wechsel ist laut Hilfe grundsätzlich nur zu Beginn eines Kalenderjahres möglich. Um eine doppelte Deklaration zu verhindern, ist die Abrechnung im ersten Quartal nach dem Wechsel entsprechend anzupassen. Achten Sie besonders auf Skonto, Währungsgewinne und -verluste sowie Bezugsteuer. bexio bietet keine Software-Unterstützung zur MWST-Korrektur bei einer solchen Umstellung, die Hilfe verweist auf den Treuhänder. Warum sich die Einstellung manchmal gar nicht ändern lässt, erklärt MWST-Methode lässt sich nicht wechseln.

5. Umsatzabstimmung durchführen

Die Umsatzabstimmung zeigt, ob Ihre Finanzbuchhaltung mit der MWST übereinstimmt. bexio empfiehlt sie pro MWST-Periode, damit Fehlbuchungen früh auffallen. Gehen Sie vom Betriebsumsatz der Erfolgsrechnung aus und gleichen Sie ihn mit den deklarierten Ziffern ab. Diese Positionen kommen als Ursache einer Abweichung in Frage. Sie stehen in Art. 128 Abs. 2 MWSTV:

• Erträge, die auf Aufwandkonten verbucht wurden (Aufwandminderungen)
• konzerninterne Verrechnungen, die nicht im Betriebsumsatz enthalten sind
• Verkäufe von Betriebsmitteln
• Vorauszahlungen und übrige Zahlungseingänge, die nicht im Betriebsumsatz enthalten sind
• geldwerte Leistungen, etwa die private Nutzung des Firmenwagens
• Erlösminderungen und Debitorenverluste
• Abschlussbuchungen wie Abgrenzungen, Rückstellungen und interne Umbuchungen, die nicht umsatzrelevant sind

Bei der effektiven Methode kommt die Vorsteuerabstimmung dazu. Sie zeigt, dass die Vorsteuerkonten mit den deklarierten Vorsteuern übereinstimmen. Die ESTV nennt als Prüfpunkte unter anderem Bezugsteuer, Vorsteuerkorrekturen und Vorsteuerkürzungen. Das Vorgehen im Detail beschreibt Umsatzabstimmung für die MWST.

6. Rundung und Währung prüfen

bexio rundet kaufmännisch. Pro Währung stellen Sie unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Funktionen & Module» → «Währungen» den Rundungsfaktor ein, 0.05 oder 0.01. In Ausnahmefällen kann der Umsatz im Formular wegen der Rundung nicht genau zum MWST-Betrag passen. Kleine Differenzen sammelt das Systemkonto «6945 Rundungsdifferenzen MWST/VST». Mehr dazu in Rundungsdifferenzen in bexio.

Ist die Standardwährung Ihres Kontos nicht CHF, kann bexio laut Hilfe keine korrekte Ausweisung des MWST-Formulars gewährleisten. Klären Sie das mit Ihrem Treuhänder.

7. Korrigieren: von Hand und getrennt

Weicht die Abrechnung ab und lässt sie sich im System nicht beheben, kann eine Korrektur von Hand nötig sein. bexio beschreibt, wie sich die MWST-Abgabe manuell berechnen lässt: mit Erfolgsrechnung und Bilanz, Kontenblättern, Listen offener Posten und der MWST-Abrechnung der Periode. Diese Anleitung richtet sich an Anwender mit buchhalterischem Wissen. Prüfen Sie sie zusammen mit Ihrem Treuhänder.

Rechtlich gilt: Stellen Sie beim Jahresabschluss Mängel fest, müssen Sie diese spätestens in der Abrechnung über jene Periode korrigieren, in die der 180. Tag nach Ende des Geschäftsjahres fällt (Art. 72 Abs. 1 MWSTG). Fehler in zurückliegenden Abrechnungen sind nachträglich zu korrigieren, solange die Forderung nicht rechtskräftig oder verjährt ist (Art. 72 Abs. 2 MWSTG), und zwar getrennt von der ordentlichen Abrechnung (Art. 129 MWSTV).

Wann der bexio-Support weiterhilft

Der Support öffnet abgeschlossene MWST-Perioden wieder. Nennen Sie dazu Mandant, gewünschte Periode und was geöffnet werden soll. Schliessen Sie die Periode nach der Korrektur wieder. Buchhalterischen Support bietet bexio laut Hilfe nicht an. Für die Auslegung der MWST-Regeln wenden Sie sich an Ihren Treuhänder oder direkt an die ESTV.

Häufige Fragen

Wie oft sollte ich die Umsatzabstimmung machen?

bexio empfiehlt sie pro MWST-Periode. Rechtlich kann die ESTV eine Umsatzabstimmung für die Steuerperiode von Ihnen verlangen. Wer sie laufend führt, erkennt Fehlbuchungen früher.

Warum fehlt eine Rechnung im MWST-Formular?

Prüfen Sie, ob sie im Status «Entwurf» liegt, ob ihr Steuersatz eine Ziffer hat und ob sie in der richtigen Periode gebucht ist. Bei vereinnahmter Abrechnung zählt zudem das Zahlungsdatum.

Darf ich eine abgerechnete Periode einfach ändern?

Nicht ohne Weiteres. Die Periode ist abgeschlossen und muss zuerst durch den Support geöffnet werden. Korrekturen für zurückliegende Abrechnungen erfolgen getrennt von der ordentlichen Abrechnung (Art. 129 MWSTV). Vorbereitung und Ablauf der Abrechnung zeigt MWST-Abrechnung mit bexio vorbereiten.

Fazit

Gehen Sie von der Ziffer zum Journal, vom Journal zur einzelnen Buchung und von dort zur Umsatzabstimmung. Sätze ohne Ziffer, Entwürfe, Periodenwechsel und Methodenwechsel sind die Stellen, an denen Differenzen entstehen. Korrekturen für zurückliegende Perioden gehören nicht in die laufende Abrechnung.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.