Buchungen für Abacus, Topal oder Banana exportieren

Die bexio-Hilfe beschreibt für die Buchhaltung in bexio selbst nur Exporte als Excel- oder PDF-Datei. Importfertige Buchungsdateien für Abacus, Topal, Infoniqa ONE 50 und Banana Buchhaltung erzeugt laut Hilfe Kontera, das Werkzeug zum Verbuchen von Belegen und Transaktionen. Welchen Weg Sie brauchen, hängt davon ab, was Ihr Treuhänder übernehmen soll.

Zwei Wege im Überblick

Beim ersten Weg arbeiten Sie mit den Berichten von bexio. Die Hilfe nennt diese Pfade:

• «Buchhaltung» → «Berichte» → «Journal». Sie setzen den Filter und klicken auf das Excel-Symbol. bexio empfiehlt, jedes Geschäftsjahr einzeln zu exportieren.
• «Buchhaltung» → «Berichte» → «Kontenblatt». Der Export als PDF oder Excel-Datei entspricht Ihrer Filterauswahl. Excel liefert alle Dezimalstellen.
• «Buchhaltung» → «Mehrwertsteuer» → «MWST Journal». Sie exportieren eine Ziffer oder alle Ziffern als Excel-Datei.
• «Buchhaltung» → «Berichte» → «Bilanz / Erfolgsrechnung» als PDF oder Excel-Datei.

Den Kontenplan laden Sie unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Buchhaltung» → «Kontenplan Finanzbuchhaltung» als Excel-Datei herunter. Mehr zum Austausch mit dem Treuhänder in Zusammenarbeit mit dem Treuhänder in bexio und Daten sichern und exportieren.

Vorbereitung: Stammdaten aus dem Zielprogramm laden

Kontera braucht Kontenplan und MWST-Sätze des Programms, in das Sie später importieren. Ihr Treuhänder kann Ihnen die Dateien liefern. Die Hilfe beschreibt:

• Abacus: Kontenplan als XML über F554 oder, falls nicht vorhanden, über F625 AbaConnect. MWST-Sätze über F535. Dazu brauchen Sie die Mandantennummer, falls genutzt die Geschäftsbereichsnummer sowie Listen der Kostenstellen und Projekte. Belege lassen sich ab Abacus Version 2021 mitliefern, wenn die Archivierung lizenziert ist.
• Topal: «Datei» → «Export», Format «XML Datei», Art des Exports «Benutzerdefiniert». Wählen Sie Mandant, Geschäftsjahr, Währung, Bank, MWST und Kontenplan, bei Bedarf auch Kostenstelle.
• Banana Buchhaltung: «Datei» → «Datei exportieren» → «Exportieren in JsonCSV». Auf dem Tab «Einschliessen» müssen «Konten [Basis]», «MwSt/Ust-Codes [Basis]», «Wechselkurse [Basis]» und «Datei-Infos [Basis]» gesetzt sein.
• Infoniqa ONE 50: «Extras» → «Administration» → «Daten exportieren...». Wählen Sie «Stammdaten/Einstellungen», «Konten» und «Diverse Fibu-Daten» im Format TAF.

Buchungen in Kontera exportieren

Haben Sie Belege und Transaktionen in Kontera verbucht, öffnen Sie dort den Bereich «Export für Buchhaltung». Bei einer spezifischen Anbindung heisst der Menüpunkt entsprechend, etwa «Export für Abacus». Bei Infoniqa ONE 50 ist es der Bereich «Export für Sage».

1. Wählen Sie die gewünschten Buchungen manuell aus oder exportieren Sie alle noch offenen Buchungen mit dem Button oben rechts. Die Anzahl der exportierten Buchungen sehen Sie jederzeit.
2. Laden Sie die Datei herunter.
3. Importieren Sie sie im Zielprogramm, wie in der nächsten Tabelle beschrieben.

Zwei Punkte sind wichtig. Exportierte Buchungen und Belege lassen sich in Kontera nicht mehr bearbeiten und ohne Hilfe des Supports nicht mehr löschen. Zudem zählen exportierte Belege und Transaktionen zu Ihrem Belegvolumen. Vorbereiten können Sie alles vorab, abgerechnet wird laut Hilfe erst beim Export.

Import im Programm des Treuhänders

Abacus: Bei F5534 und F625 können Sie die Zeitachse wählen und die Buchungen vor der Übernahme ins Geschäftsjahr kontrollieren. In F625 gibt es im Reiter «Gestaltung» die Option «MwSt. berechnen». Sie hilft, weil Kontera nicht weiss, wie die MWST im Mandat gerundet wird.

Topal: Kontera vergibt eigene Buchungsnummern ab 60'000. Die Hilfe empfiehlt, die Belegnummer von Topal erzeugen zu lassen, damit keine Dubletten entstehen.

Banana Buchhaltung: Wählen Sie die von Kontera erzeugte Datei per «Blättern...», die Codierung Unicode (UTF-8) und aktivieren Sie «Werte automatisch vervollständigen».

Geschäftsjahre trennen und erneut exportieren

Bei Anbindungen über eine Datei können Sie dieselben Buchungen mehrfach exportieren. Aktivieren Sie dafür im Export den Filter «Zeige bereits exportierte». Die Hilfe zeigt das am Beispiel Abacus, wenn Sie pro Geschäftsjahr eine eigene Datei brauchen:

1. Öffnen Sie «Export für Abacus» und klicken Sie auf den Button «Filter».
2. Setzen Sie bei Bedarf «Zeige bereits exportierte».
3. Wählen Sie das Kriterium: Belegdatum, Transaktionsdatum, Konto/Kreditkarte oder Kreditkarten Abrechnung.
4. Geben Sie den Datumsbereich des ersten Geschäftsjahres ein, zum Beispiel 01.01.2025 bis 31.12.2025, und klicken Sie auf «Anwenden».
5. Wählen Sie die angezeigten Buchungen aus und laden Sie die Datei herunter.
6. Wiederholen Sie das für das zweite Geschäftsjahr.

Bei API-Anbindungen, den Systemen bexio und Infoniqa über Albatross, geht der Export direkt in das Buchhaltungssystem. Er ist dort einmalig.

Häufige Fragen

Kann ich bexio-Buchungen direkt als Abacus-Datei exportieren?

Die bexio-Hilfe beschreibt keinen solchen Export. Sie nennt für die Buchhaltung in bexio Excel- und PDF-Berichte. Importdateien für Abacus, Topal, Infoniqa und Banana beschreibt sie nur für Kontera. Klären Sie mit Ihrem Treuhänder, ob ihm eine Excel-Datei genügt.

Warum weichen die MWST-Beträge nach dem Import ab?

Kontera kennt die Rundung Ihres Mandats nicht. In Abacus hilft die Option «MwSt. berechnen». Prüfen Sie die Beträge nach dem Import stichprobenweise gegen das MWST-Formular.

Was, wenn ich im Zielprogramm etwas ändern muss?

Änderungen nehmen Sie im Buchhaltungssystem vor, soweit es dies erlaubt. In Kontera sind exportierte Buchungen gesperrt. Wie Kontera Belege automatisch verbucht, erklärt Kontera in bexio: Belege automatisch verbuchen.

Fazit

Aus der Buchhaltung in bexio erhalten Sie Excel- und PDF-Berichte. Direkt importierbare Dateien für Abacus, Topal, Infoniqa ONE 50 und Banana Buchhaltung liefert laut Hilfe Kontera. Laden Sie vorher Kontenplan und MWST-Sätze des Zielprogramms und exportieren Sie erst, wenn die Buchungen stimmen. Fragen Sie Ihren Treuhänder vorab nach dem gewünschten Format.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.