Übersetzungen und Synonyme hinterlegen

Die Begriffe auf Ihren bexio-Dokumenten passen Sie unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Funktionen & Module» → «Übersetzungen» an. Dort ersetzen Sie bexio-Wörter durch Ihre eigenen, zum Beispiel «Angebot» durch «Offerte», und definieren die Begriffe für weitere Sprachen. Dieser Beitrag zeigt Schritt für Schritt, wie das geht, was die Einstellung nicht ändert und woran Sie bei neuen Sprachen denken.

Was die Übersetzungen steuern

In bexio gibt es mehrere Orte, an denen Sprache eine Rolle spielt. Es hilft, sie auseinanderzuhalten:

Die Übersetzungen betreffen laut Hilfe sämtliche Begriffe, die auf den Dokumenten von bexio verwendet werden. Sie bilden die Feldbezeichnungen und Spaltenüberschriften ab, die im Modul Verkauf vorkommen können.

Begriffe ersetzen: Synonyme hinterlegen

Mit einem Synonym ersetzen Sie einen bexio-Begriff durch das Wort, das in Ihrer Branche oder Region üblich ist. Das Beispiel der Hilfe: In der Deutschschweiz sagt man «Offerte», bexio sagt «Angebot».

1. Öffnen Sie «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Funktionen & Module» → «Übersetzungen».
2. Klicken Sie auf die Sprache, die Sie bearbeiten wollen.
3. Sie sehen nun alle Feldbezeichnungen und Spaltenüberschriften, die im Modul Verkauf vorkommen können. Suchen Sie das gewünschte Feld.
4. Tragen Sie den Begriff ein, zum Beispiel «Offerte».
5. Speichern Sie die Einstellungen.

Danach erstellen Sie ein Testdokument und öffnen die PDF-Vorschau. Dort steht Ihr Begriff. In bexio selbst, etwa in den Menüs und Listen, bleibt weiterhin «Angebot» stehen. So beschreibt es die Hilfe ausdrücklich.

Konsistenz prüfen

Die Übersetzungen ändern nur die Begriffe in der Dokumentstruktur. Was Sie selbst geschrieben haben, bleibt unverändert: Kopf- und Fusstexte, Positionsbeschreibungen und E-Mail-Vorlagen. Schreibt Ihr Dokumenttitel jetzt «Offerte», Ihr Einleitungstext aber «Angebot», wirkt das uneinheitlich. Gehen Sie deshalb nach der Änderung Ihre Texte durch:

• Kopf- und Fusstexte der Dokumenttypen,
• E-Mail-Vorlagen für Angebote, Rechnungen und Mahnungen,
• wiederkehrend genutzte Textbausteine in Ihren Positionen.

Wie Sie diese Texte sauber aufbauen, zeigt der Beitrag Standardtexte für Offerten.

Weitere Sprache einrichten

Für Deutsch sind alle Begriffe bereits ausgefüllt, für weitere Sprachen nicht. bexio verzichtet bewusst auf Standardbegriffe, weil sich die Sprache von Region zu Region unterscheidet. Wollen Sie eine weitere Sprache nutzen, füllen Sie laut Hilfe das komplette Formular aus. Erst dann lässt sich die Sprache verwenden.

Fehlt Ihre Sprache in der Liste, richten Sie sie über den Adminbereich ein. Die bexio-Hilfe verweist dafür auf den Beitrag «Einstellungen - Wo ist Was». Dort steht auch, dass «Funktionen & Module» die Sprachen sowie die länder- und währungsspezifischen Einstellungen enthält.

Für eine neue Sprache prüfen Sie diese Punkte:

1. Begriffe: Alle Felder im Formular «Übersetzungen» sind ausgefüllt.
2. Kopf- und Fusstexte: Sie sind für die Sprache hinterlegt. Dazu klicken Sie in den Dokumenteinstellungen auf die gewünschte Sprache und speichern den Text.
3. E-Mail-Vorlagen: Die Vorlage ist in dieser Sprache verfügbar. Bei Mahn-E-Mails müssen laut Hilfe alle Vorlagen in allen Sprachen vorhanden sein, die Ihre Kunden verwenden.
4. Standardsprache: Je Dokumenttyp können Sie eine Standardsprache festlegen, im einzelnen Dokument weichen Sie über den Tab «Einstellungen» davon ab.
5. Testdokument: Erstellen Sie ein Dokument in der neuen Sprache und prüfen Sie PDF-Vorschau und E-Mail.

Wie mehrsprachige Offerten im Zusammenspiel von Kontakt, Dokument und Texten funktionieren, beschreibt der Beitrag Mehrsprachige Offerten für die ganze Schweiz. Wie Sie Sprache und Anrede im Kontakt pflegen, zeigt Anrede, Sprache und Briefanrede bei Kontakten richtig pflegen.

Typische Stolpersteine

• Formular nur teilweise ausgefüllt: Bei weiteren Sprachen muss das ganze Formular befüllt sein. Lassen Sie Begriffe nicht leer.
• Änderung im falschen Sprachblock: Sie bearbeiten jeweils die Sprache, auf die Sie geklickt haben. Prüfen Sie, welche Sprache Ihre Kunden im Dokument sehen.
• Begriff in bexio nicht sichtbar: Das ist beabsichtigt. Kontrollieren Sie immer das PDF.
• Mischformen: Alte Texte verwenden noch das ursprüngliche Wort. Passen Sie Vorlagen und Kopftexte an.
• Rechtschreibung: Für Schweizer Kunden schreiben Sie «ss» und verzichten auf das Sonderzeichen für das scharfe S. Das müssen Sie bei eigenen Begriffen selbst beachten.

Häufige Fragen

Ändert sich der Begriff auch in der bexio-Oberfläche?

Nein. In bexio selbst wird weiterhin der ursprüngliche Begriff angezeigt. Die Anpassung sehen Sie, wenn Sie das Dokument als PDF drucken oder ansehen. Die Sprache der Oberfläche stellen Sie getrennt im Profil ein. Sie steht laut Hilfe in Deutsch, Französisch und Englisch zur Verfügung.

Muss ich bei Deutsch alle Begriffe selbst eintragen?

Nein. Für Deutsch sind alle Begriffe bereits ausgefüllt. Sie ändern nur, was Sie anders haben wollen. Bei jeder weiteren Sprache müssen Sie das komplette Formular selbst ausfüllen.

Kann ich für einzelne Kunden eine andere Sprache nutzen?

Ja. Die Sprache des einzelnen Dokuments ändern Sie unabhängig von den Voreinstellungen über den Tab «Einstellungen» des Dokuments. Standardmässig gilt die Sprache, die Sie je Dokumenttyp festgelegt haben. Weitere Grundlagen finden Sie im Beitrag Sprache und Datumsformat einstellen.

Fazit

Mit den Übersetzungen bringen Sie bexio-Dokumente in die Sprache und die Wörter Ihrer Kunden. Begriffe ersetzen Sie in fünf Schritten, bei weiteren Sprachen füllen Sie das ganze Formular aus. Kontrollieren Sie das Ergebnis immer im PDF und gleichen Sie Kopftexte und E-Mail-Vorlagen an, damit Ihre Dokumente einheitlich auftreten.