Besitzerwechsel des bexio-Kontos

Wechselt der Inhaber Ihres bexio-Kontos, hängt der Ablauf vom Paket ab. Bei Paketen mit mehreren Benutzern fügen Sie einen neuen Benutzer mit Super-Admin-Rechten hinzu und entfernen danach den bisherigen. Beim Basic-Paket mit nur einem Benutzer läuft der Wechsel über den bexio-Support. In beiden Fällen verliert der bisherige Besitzer anschliessend den Zugriff.

Welcher Ablauf gilt für Sie?

bexio unterscheidet nach Paket, weil die Zahl der erlaubten Benutzer verschieden ist. Auf bexio.com ist das Basic-Paket mit einem Benutzer aufgeführt, Advanced, Optima und Ultimate erlauben mehrere. Laut Hilfe gilt für ältere Pakete mit mehreren Benutzern dasselbe Vorgehen wie bei den höheren Paketen.

Ihr aktuelles Paket sehen Sie im Reiter «Übersicht» unter «Einstellungen» → «Paket und Optionen».

Vor dem Wechsel vorbereiten

Der Wechsel selbst dauert nur wenige Minuten. Gut vorbereitet ersparen Sie sich Ärger danach:

1. Rechnungsadresse anpassen. Sie muss laut Hilfe vor dem Besitzerwechsel separat geändert werden und ändert sich nicht automatisch. Wie das geht, zeigt der Beitrag bexio-Abo: Rechnung, Kundennummer, Kreditkarte.
2. Daten sichern. Der bisherige Besitzer verliert den Zugriff. Exportieren Sie vorher, was er persönlich abgelegt hat. Eine Anleitung steht im Beitrag Daten aus bexio sichern und exportieren.
3. Dokumente und Projekte neu zuweisen. Der bisherige Benutzer sollte danach nirgends mehr als Ansprechpartner stehen. Die Hilfe empfiehlt, laufende Projekte und Dokumente vor dem Löschen eines Benutzers manuell zuzuweisen.
4. Zahlungsart prüfen. Hinterlegen Sie die Zahlungsart für das Abo neu, wenn sie noch auf die private Karte des bisherigen Besitzers lautet. Das ist eine Empfehlung, die Hilfe nennt es nicht ausdrücklich.
5. Integrationen prüfen. API-Schlüssel verwalten laut Hilfe nur Super-Admins im Bereich «Add-ons, Apps & API». Prüfen Sie, ob Anbindungen auf den bisherigen Besitzer laufen.

Ablauf bei Paketen mit mehreren Benutzern

Bei Advanced, Optima, Ultimate und älteren Paketen mit mehr Benutzern erledigen Sie den Wechsel selbst:

1. Öffnen Sie «Einstellungen» → «Benutzer» → «Benutzer verwalten».
2. Fügen Sie den neuen Besitzer als zusätzlichen Benutzer hinzu und geben Sie ihm Super-Admin-Rechte.
3. Melden Sie sich mit dem neuen Benutzer an und prüfen Sie, ob alles funktioniert.
4. Entfernen Sie anschliessend den bisherigen Benutzer. Das erledigt der neue Benutzer.

Das Entfernen eines Benutzers hat Folgen für Dokumente und Zeiten:

• Der Name bleibt in der Historie bestehender Daten wie Rechnungen, Angeboten und Aufträgen erhalten.
• Bei Dokumenten im Status «Entwurf» ersetzt bexio den gelöschten Benutzer automatisch durch den ersten aktiven Benutzer mit Login in alphabetischer Reihenfolge. Bei «Offen» oder «Bezahlt» bleibt der Name stehen.
• Bei Kontakten, die mit dem gelöschten Benutzer verknüpft sind, bleibt das Feld leer.
• Die zugewiesenen Zeiten im Projektmodul werden entfernt.
• Kunden, die über einen Network-Link auf ein Dokument zugreifen, können weiterhin Angebote annehmen oder Rechnungen bezahlen.

Berechtigungen werden nicht automatisch übertragen. Der neue Benutzer braucht laut Hilfe die erweiterten Rechte «Anzeigen: alle» und «Bearbeiten: alle» in den betroffenen Modulen, damit er alle Dokumente sieht und bearbeitet, auch wenn er nicht als Ansprechpartner eingetragen ist. Wie Sie Rechte vergeben, zeigt der Beitrag Benutzer und Rechte in bexio verwalten.

Ablauf beim Basic-Paket

Mit nur einem Benutzer lässt sich kein zweiter hinzufügen. Deshalb wenden Sie sich an den Support. Sie füllen das Formular der Hilfe aus, und bexio meldet sich telefonisch, um die Anpassung vorzunehmen. Halten Sie bereit:

• die E-Mail-Adresse des neuen Besitzers,
• den Zugriff auf dessen E-Mail-Programm, damit die neue Adresse bestätigt werden kann.

Derselbe Weg gilt laut Hilfe, wenn Sie als Kunde mit diesem Paket die E-Mail-Adresse im Benutzerprofil ändern wollen und die Fehlermeldung erscheint, dass die Adresse bereits verwendet wird.

Super-Admin, Admin und Rechte

Verwechseln Sie die Rollen nicht. Der Super-Admin erhält nicht automatisch alle Rechte. Die Rolle schaltet nur zwei Dinge frei: den Zugriff auf «Alle Einstellungen» und den Zugriff auf die Benutzerrechte. Ein Admin hat Zugriff auf alle Einstellungen. Verliert ein Nutzer die Admin-Rechte, bleibt ihm nur noch die Benutzerverwaltung. Alle Rechte für Module, Bearbeiten und Ansicht stellen Sie getrennt ein.

Nachdem Sie Rechte vergeben haben, empfiehlt bexio, sie zu überprüfen. So stellen Sie sicher, dass der Benutzer genau die vorgesehenen Berechtigungen hat. Melden Sie sich dafür am besten kurz mit dem neuen Benutzer an.

Nicht verwechseln: Besitzer bei Kontakten

In bexio gibt es auch bei jedem Kontakt ein Feld «Besitzer». Es hat nichts mit dem Kontoinhaber zu tun. Es steuert die Sichtbarkeit: Ein Benutzer mit dem Recht «Eigene Kontakte sehen» sieht nur Datensätze, bei denen er als Besitzer eingetragen ist. Der Unterschied zum Ansprechpartner ist im Beitrag Ansprechpartner und Besitzer: der Unterschied erklärt. Wechselt der Kontoinhaber, kann es sinnvoll sein, auch diese Felder zu prüfen.

Konten, die ein Treuhänder angelegt hat

Legt ein Treuhänder ein Konto für Sie an, gibt es drei Arten. Beim klassischen Konto bestellen Sie das Paket selbst und bezahlen die Rechnung. Beim Mandanten-Konto ist der Treuhänder der Besitzer und verwaltet das Konto, er bestellt das Paket und erhält die Rechnung. Wer in Ihrem Fall Besitzer des Abos ist, klären Sie deshalb zuerst mit Ihrem Treuhänder.

Häufige Fragen

Verliere ich beim Wechsel meine Daten?

Die Hilfe nennt keinen Datenverlust. Sie weist aber darauf hin, dass der bisherige Besitzer nach dem Wechsel den Zugriff auf das Konto verliert. Sichern Sie vorher, was er persönlich abgelegt hat.

Kann ich selbst Besitzer bleiben und nur einen Stellvertreter ergänzen?

Bei Paketen mit mehreren Benutzern können Sie einen weiteren Super-Admin hinzufügen, ohne den bisherigen zu entfernen. Der eigentliche Besitzerwechsel ist laut Hilfe der Schritt, bei dem der neue Benutzer den bisherigen entfernt.

Was passiert mit den Dokumenten des bisherigen Besitzers?

Bestehende Rechnungen, Angebote und Aufträge bleiben erhalten, sein Name steht weiter in der Historie. Entwürfe gehen automatisch an den ersten aktiven Benutzer. Weisen Sie wichtige Dokumente deshalb vorher gezielt neu zu.

Fazit

Der Besitzerwechsel ist technisch einfach, braucht aber Vorbereitung. Prüfen Sie Ihr Paket, passen Sie die Rechnungsadresse an, weisen Sie Dokumente neu zu und sichern Sie Daten. Danach fügen Sie den neuen Super-Admin hinzu oder melden den Wechsel beim Support an. Kontrollieren Sie am Ende, dass der neue Besitzer alle nötigen Rechte hat.