Sprache und Datumsformat in bexio einstellen

In bexio gibt es nicht «die eine» Spracheinstellung, sondern mehrere Ebenen: Ihre persönliche Benutzersprache, die Sprache der Dokumente und, in der Lohnbuchhaltung, zusätzlich die Sprache von Unternehmen und Mitarbeitenden. Datumsformat und Trennzeichen stellen Sie getrennt davon pro Sprache unter «Funktionen & Module» ein.

Die Sprachebenen im Überblick

Je nachdem, was Sie ändern möchten, sind andere Einstellungen zuständig:

Benutzersprache ändern

Die Sprache der Oberfläche gehört zu Ihrem persönlichen Profil. Sie ändern sie im selben Schritt wie Name und E-Mail-Adresse:

1. Klicken Sie oben rechts bei Ihrem Namen auf «Profil bearbeiten».
2. Wählen Sie «Profil und Sprache».
3. Passen Sie die gewünschte Sprache an und speichern Sie.

Jeder Benutzer wählt seine Sprache selbst. Ein Teammitglied kann also in Französisch arbeiten, während Sie in Deutsch arbeiten. Die genauen Schritte für das ganze Profil beschreibt der Beitrag Benutzerprofil, Passwort und E-Mail ändern.

Datumsformat und Trennzeichen festlegen

Das Datumsformat und die Zeichen für Dezimalstellen und Tausender liegen an einem gemeinsamen Ort:

1. Öffnen Sie «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Funktionen & Module» → «Sprachformate».
2. Wählen Sie die Sprache, für die Sie das Format ändern möchten.
3. Wählen Sie Datumsformat und Trennzeichen aus und speichern Sie.

Die Auswahl ist bewusst begrenzt:

• Datumsformat: dd.mm.jjjj oder mm/dd/jjjj.
• Trennzeichen: einfaches Anführungszeichen ('), Punkt (.), Komma (,) oder Leerzeichen.

Weil die Einstellung pro Sprache gilt, können Sie für Deutsch, Französisch und Englisch unterschiedliche Formate wählen. Wer Beträge in der Schreibweise CHF 1'250.00 ausweisen möchte, nimmt das einfache Anführungszeichen als Tausendertrenner und den Punkt als Dezimaltrenner. Prüfen Sie die Wirkung nach der Änderung in der Vorschau eines Dokuments, bevor Sie eine Rechnung versenden.

Sprachen in der Lohnbuchhaltung

In der Lohnbuchhaltung gibt es laut Hilfe drei Stellen mit je eigener Sprache. Sie wirken unterschiedlich:

• Sprache Unternehmen: Sie steht unter «Unternehmen» → «Stammdaten» → «Sonstiges». Sie bestimmt, in welcher Sprache die Lohnarten und Buchungskonten geführt werden und in welcher Sprache Dokumente erzeugt werden, die das Unternehmen betreffen.
• Sprache Benutzer: Sie ändern sie im Profil. Sie bestimmt nur, in welcher Sprache Sie die Lohnbuchhaltung bedienen. Erzeugte Dokumente sind davon nicht betroffen.
• Sprache Mitarbeiter: Sie steht in den Stammdaten des Mitarbeitenden unter «Personalien». Sie bestimmt, in welcher Sprache die Dokumente für diese Person entstehen, also Lohnabrechnung und Lohnausweis.

Ein Beispiel aus der Hilfe: Beschäftigen Sie einen Mitarbeiter in der Westschweiz und führen die Lohnbuchhaltung selbst in Deutsch, stellen Sie für ihn die Sprache auf Französisch. Seine Lohnabrechnung wird dann in dieser Sprache erstellt, ohne dass sich Ihre Bedienung ändert. Diese drei Ebenen sind unabhängig voneinander.

Begriffe auf Dokumenten anpassen

Welche Wörter auf Ihren Verkaufsdokumenten stehen, steuern Sie unter «Funktionen & Module» → «Übersetzungen». Dort passen Sie sämtliche Begriffe an, die auf den Dokumenten verwendet werden, und definieren Begriffe für weitere Sprachen. Die Hilfe nennt als Beispiel «Offerte» statt «Angebot». Im PDF erscheint dann Ihr Begriff, in der bexio-Oberfläche steht weiterhin «Angebot».

Für Deutsch sind alle Begriffe vorausgefüllt, für weitere Sprachen müssen Sie das Formular vollständig ausfüllen. Wie Sie das für mehrere Landessprachen aufziehen, erklärt der Beitrag Mehrsprachige Offerten für die ganze Schweiz. Die Übersetzungen selbst beschreibt der Beitrag Übersetzungen und Synonyme hinterlegen.

Zeichen: was in Zahlungsaufträgen erlaubt ist

Auch bei den Zeichen gibt es Grenzen. Die bexio-Hilfe zu Kontera, der Anwendung zum Verbuchen von Belegen, erklärt sie für Zahlungsaufträge. Kontera hält sich an die Version 2021 des Swiss Payment Standard der SIX und erlaubt nur bestimmte Zeichen: Buchstaben, Ziffern, gängige Satzzeichen und viele Buchstaben mit Akzent, etwa ä, ö, ü, é und è. Auch wenn Ihr E-Banking mehr Zeichen annimmt, gilt in Kontera diese engere Liste, damit die Daten mit verschiedenen Buchhaltungssystemen kompatibel bleiben.

Für einzelne Felder gelten zusätzlich Höchstlängen:

Erhalten Sie trotz eingehaltener Länge einen Fehler, kann das an Sonderzeichen liegen: Manche IT-Systeme zählen ein Sonderzeichen als mehr als ein Zeichen, sodass die Höchstlänge früher erreicht ist. Die Sprache von Kontera stellen Sie übrigens im Benutzerprofil von Kontera ein. Dort gibt es laut Hilfe Deutsch und Englisch.

Häufige Fragen

Ändert die Benutzersprache auch die Sprache meiner Offerten?

Nein. Die Benutzersprache betrifft, wie Sie bexio sehen. Die Sprache der Dokumente legen Sie pro Dokumenttyp und Dokument fest, die Begriffe darin unter «Übersetzungen».

Kann ich ein anderes Datumsformat als dd.mm.jjjj einstellen?

Die Hilfe nennt zwei Schreibweisen zur Auswahl: dd.mm.jjjj und mm/dd/jjjj. Weitere Formate sind dort nicht aufgeführt.

Gilt das Datumsformat für alle Sprachen gleichzeitig?

Nein, Sie wählen es pro Sprache. So können Sie für jede Sprache andere Formate festlegen.

Fazit

Wer in bexio Sprache und Formate einstellt, muss die Ebenen auseinanderhalten: Benutzersprache im Profil, Datumsformat und Trennzeichen unter «Sprachformate», Begriffe auf Dokumenten unter «Übersetzungen» und die Sprachen von Unternehmen und Mitarbeitenden in der Lohnbuchhaltung. Für Zahlungsaufträge in Kontera gelten zusätzlich feste Zeichen- und Längenregeln.