Länder, Währungen und Kurse verwalten

Länder, Währungen und Umrechnungskurse pflegen Sie in bexio unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Funktionen & Module». Länder legen Sie bei Bedarf selbst an, Währungen erfassen Sie mit Rundungsfaktor und Kurs, und für die Umrechnung können Sie die Monatsmittelkurse der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) aktivieren. Dieser Beitrag zeigt die Schritte und die Stolpersteine.

Länder anlegen und verwalten

bexio stellt standardmässig die gängigsten Länder bereit. Arbeiten Sie mit einem Zielort, der nicht aufgeführt ist, fügen Sie ihn selbst hinzu. Das lohnt sich, weil Sie danach die Kontaktliste nach Land filtern und die gefilterte Auswahl als Excel-Datei für Auswertungen oder Sammelversände exportieren können.

So legen Sie ein Land an:

1. Öffnen Sie «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Funktionen und Module» → «Länder».
2. Klicken Sie auf den Reiter «Neues Land».
3. Geben Sie die Bezeichnung und das Länderkürzel ein und verknüpfen Sie beides mit dem entsprechenden Land in der Dropdown-Liste.
4. Klicken Sie auf «Speichern».

Danach weisen Sie das Land einem Kontakt zu: Öffnen Sie den Kontakt, bearbeiten Sie ihn und wählen Sie in den Profilinformationen das Land aus dem Dropdown-Menü. Speichern Sie die Änderung. Wie Sie Kontakte sonst sauber erfassen, zeigt der Beitrag Kontakte in bexio anlegen.

Löschen Sie ein Land in den Einstellungen mit dem Papierkorb-Symbol, steht es für künftige Kontakte nicht mehr zur Verfügung und verschwindet automatisch aus bestehenden Datensätzen, mit denen es verknüpft war. Prüfen Sie deshalb vorher, welche Kontakte betroffen sind.

Währungen erfassen

Währungen finden Sie unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Funktionen & Module» → «Währungen und Umrechnungskurse». Die Übersicht listet alle erfassten Währungen.

1. Klicken Sie auf «Neue Währung hinzufügen».
2. Suchen Sie im Feld «Währung» nach dem dreibuchstabigen ISO-Code oder der Bezeichnung.
3. Setzen Sie bei «Runden auf» den Rundungsfaktor. Bei 0.01 wird auf einen Rappen gerundet, bei 0.05 auf fünf Rappen.
4. Tragen Sie unter «Fixer Umrechnungskurs» den Kurs ein, mit dem bexio in die Stammwährung umrechnet.

Eine Ausnahme gilt für Aufwendungen: Der Rundungsfaktor wird dort nicht angewendet. Erfassen Sie bei einer Aufwendung einen Betrag von CHF 9.96, bucht bexio genau diesen Betrag und rundet nicht auf CHF 9.95.

Kurse pflegen

Kurse hinterlegen Sie immer im Verhältnis zur Stammwährung. Die Schreibweise der Hilfe: 1 Euro entspricht 1.05000 Schweizer Franken, das ist ein Beispielwert und kein aktueller Kurs. Zum Bearbeiten oder Löschen klicken Sie rechts in der Übersicht auf das Drei-Punkte-Menü und wählen «Währung bearbeiten» oder «Währung löschen».

Die Stammwährung legen Sie beim Erstellen Ihres Kontos fest. Sobald Buchungen vorliegen, etwa aus Rechnungen, lässt sie sich nicht mehr ändern. Eine Ausnahme besteht nur, wenn für alle Geschäftsjahre keine einzige Buchung im Journal steht. Ist die Stammwährung nicht CHF, kann bexio laut Hilfe keine korrekte Ausweisung des MWST-Formulars gewährleisten. Klären Sie das mit Ihrem Treuhänder.

Monatsmittelkurse der ESTV nutzen

Bei steuerpflichtigen Unternehmen ist der richtige Kurs wichtig. In den meisten Fällen genügt laut bexio-Hilfe der von der ESTV publizierte Monatsmittelkurs. Die ESTV beschreibt ihn als arithmetisches Mittel ihrer Tageskurse vom 25. Tag eines Monats bis zum 24. Tag des Folgemonats. Für die Mehrwertsteuer darf wahlweise auch der Devisen-Tageskurs (Verkauf) verwendet werden. Konzerngesellschaften dürfen bei Fakturen innerhalb des Konzerns den Konzernkurs nutzen.

bexio kann die Monatsmittelkurse automatisch einsetzen:

1. Stellen Sie sicher, dass Ihre Standardwährung CHF ist.
2. Öffnen Sie «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Meine Firma» → «Grundeinstellungen».
3. Aktivieren Sie die Monatsmittelkurse.

Ist die Funktion aktiv, nutzt bexio die Kurse automatisch in Angeboten, Aufträgen, Rechnungen und Gutschriften, in Lieferantenrechnungen und Aufwänden, bei manuellen Buchungen, bei Kundenbuchungen und in bexio Go. Die Währungsliste zeigt darunter die Jahresübersicht der letzten drei Jahre. Pro Dokument können Sie die Funktion abschalten und einen eigenen Kurs setzen. Sie können sie auch insgesamt wieder deaktivieren, dann erscheint die Tabelle mit den manuellen Wechselkursen wieder.

Ein Stolperstein: Liegt das Rechnungsdatum mehr als sechs Monate in der Vergangenheit oder Zukunft, kann bexio den Monatsmittelkurs aus technischen Gründen nicht anwenden. Dann gilt der Kurs aus «Währungen und Umrechnungskurse». Die ESTV-Kurse selbst finden Sie auf der Seite «Fremdwährungskurse ESTV».

Was beim Rechnen mit Fremdwährungen passiert

Die gesamte Buchhaltung führt bexio in der Stammwährung. Jede Buchung in einer Fremdwährung, etwa eine Rechnung in Euro, rechnet bexio mit dem hinterlegten Wechselkurs um. Die Berichte der Finanzbuchhaltung erscheinen deshalb immer in der Stammwährung.

Weicht der Kurs bei der Zahlung vom Kurs bei der Rechnungsstellung ab, verbucht bexio automatisch einen Währungsgewinn oder Währungsverlust. Das betrifft realisierte Kursgewinne und -verluste. Nicht realisierte verbuchen Sie laut Hilfe manuell. Pro Produkt weisen Sie genau eine Währung zu. Beim Import in ein Dokument rechnet bexio das Produkt in die Dokumentenwährung um. Wie Sie Fremdwährungen in Dokumenten einsetzen, steht im Beitrag Fremdwährungen in Offerten und Rechnungen. Fremdwährungskonten behandelt der Beitrag Fremdwährungskonto führen.

Beachten Sie diese Einschränkung der Hilfe: Unabhängig von der Währung bucht bexio Rechnungen immer auf dasselbe Debitorenkonto. Verschiedene Debitorenkonten je Währung lassen sich derzeit nicht führen. Dasselbe gilt für Lieferantenrechnungen und das Kreditorenkonto.

Warum die Gesamtsumme in der Liste abweicht

Haben Sie Dokumente in mehreren Währungen, stimmt die Gesamtsumme am Ende der Liste womöglich nicht mit der Summe der einzelnen Beträge überein. Das ist laut Hilfe normal. Die Liste rechnet immer mit dem Standardkurs aus den Grundeinstellungen und ignoriert den Kurs, den Sie in einer einzelnen Rechnung eingegeben haben, sowie die Monatsmittelkurse. Ändern Sie den Standardkurs, berechnet bexio die Summe sofort neu. Die tatsächlichen Fremdwährungssalden sehen Sie in den Buchhaltungsberichten, zum Beispiel unter «Buchhaltung» → «Berichte» → «Kontenblatt».

Häufige Fragen

Muss ich Kurse von Hand nachführen?

Mit aktivierten Monatsmittelkursen übernimmt bexio die ESTV-Kurse. Ohne diese Funktion pflegen Sie die Kurse in der Währungsübersicht selbst, oder Sie ändern sie je nach Modul bei der Eingabe der Buchung.

Kann ich eine Währung löschen, die ich schon verwendet habe?

Die Hilfe beschreibt nur das Löschen über das Drei-Punkte-Menü. Ob bestehende Dokumente betroffen sind, nennt sie nicht. Prüfen Sie das vor dem Löschen mit Ihrem Treuhänder.

Wo ändere ich die Stammwährung?

Unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Meine Firma» → «Grundeinstellungen», aber nur, wenn im Journal keine Buchung vorhanden ist.

Fazit

Länder legen Sie einmal an, Währungen und Kurse pflegen Sie zentral. Mit den ESTV-Monatsmittelkursen sparen Sie sich das manuelle Nachführen, solange Ihre Stammwährung CHF ist. Prüfen Sie bei Fremdwährungen immer, mit welchem Kurs ein Dokument arbeitet und ob die Liste einen anderen Referenzkurs verwendet. Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.