Technische Offerten schreiben: ein Aufbau, der überzeugt

Eine technische Offerte überzeugt, wenn der Kunde auf der ersten Seite erfährt, was er für welchen Preis bis wann bekommt, und weiter hinten jedes Detail findet. Dafür braucht sie einen festen Aufbau: Zusammenfassung, Leistungsbeschrieb, Abgrenzungen, Optionen und Konditionen. In bexio bilden Sie ihn mit Texten, Sammelpositionen und optionalen Positionen ab.

Der Aufbau in sieben Teilen

Eine feste Reihenfolge hilft dem Leser und verhindert, dass Sie beim Schreiben etwas vergessen:

1. Kopf und Bezug: Objekt, Ansprechperson, Datum der Anfrage oder Besichtigung, Offertnummer. Der Bezug zeigt, dass Sie den Fall kennen.
2. Zusammenfassung: Zwei bis drei Sätze zu Leistung, Preis und Termin. Wer nur diese liest, kann bereits entscheiden.
3. Ausgangslage und Annahmen: Vorhandener Zustand, Pläne und Grundlagen, Annahmen zu Zugang und Arbeitszeiten.
4. Leistungsbeschrieb: Gegliedert nach Arbeitsschritten oder Anlageteilen, jede Position mit Menge, Einheit und Preis.
5. Abgrenzungen: Was nicht enthalten ist, was bauseits geschieht und wo andere Gewerke übernehmen.
6. Optionen: Zusatzleistungen, die der Kunde wählen kann, getrennt vom Pflichtumfang.
7. Konditionen: Preisart, MWST, Zahlung, Termine, Gültigkeit, Hinweis auf Ihre AGB und der Weg zur Bestellung.

Ein Beispiel für die Zusammenfassung:

Wir ersetzen die Umwälzpumpe des Heizkreises 2 im Heizraum der Beispiel AG, wie bei der Besichtigung vom 2. Oktober 2026 besprochen. Der Festpreis beträgt CHF 2'480.00 exklusive MWST. Die Arbeiten dauern einen Arbeitstag und sind ab dem 16. November 2026 möglich. Diese Offerte gilt bis 30. November 2026.

Die Bausteine für Einleitung, Bedingungen und Schluss pflegen Sie am besten als Standardtexte. Wie, zeigt der Beitrag Standardtexte für Offerten.

Leistung beschreiben statt Material auflisten

Der Kunde bestellt ein Ergebnis, keine Teileliste. Vergleichen Sie zwei Beschreibungen derselben Position:

• Schwach: «Pumpe ersetzen».
• Stark: «Umwälzpumpe Heizkreis 2 ersetzen: alte Pumpe demontieren und entsorgen, neue Pumpe mit gleichen Anschlussmassen montieren, Anlage füllen und entlüften, Funktion prüfen. Nicht enthalten: Anpassungen an der Hydraulik.»

Drei Regeln machen aus der schwachen die starke Beschreibung:

• Verb und Ergebnis: Liefern, montieren, anschliessen, prüfen, in Betrieb nehmen. So sieht der Kunde, wo Ihre Leistung beginnt und endet.
• Kennwerte, die für den Entscheid zählen: Typ, Leistung, Masse oder Anzahl, soweit sie den Preis oder die Funktion bestimmen.
• Verständliche Sprache: Erklären Sie Fachbegriffe kurz oder ersetzen Sie sie. Die Offerte lesen oft Personen, die nicht vom Fach sind.

Mehr zu einzelnen Positionstexten steht im Beitrag Artikelbeschreibungen, die Offerten verständlich machen.

Abgrenzungen, Annahmen und Optionen

Die meisten Streitfälle entstehen bei Leistungen, die niemand eingerechnet hat. Schreiben Sie deshalb ausdrücklich auf, was gilt:

• «Nicht enthalten: Elektroanschluss, Spitz- und Maurerarbeiten, Gerüst.»
• «Annahmen: Zugang zum Heizraum ohne Hebegerät, Arbeiten während der üblichen Arbeitszeit, Leitungen gemäss Besichtigung.»

Weicht die Baustelle später von diesen Annahmen ab, können Sie den Mehraufwand begründen, statt ihn zu verhandeln. Optionen führen Sie getrennt auf. Sie sind Zusatzleistungen und keine Alternativen: Der Kunde wählt sie zur Hauptleistung dazu. Echte Varianten, bei denen er nur eine von mehreren Lösungen wählt, stellen Sie als eigene Blöcke dar.

Konditionen und Verbindlichkeit

Der Schluss der Offerte beantwortet vier Fragen: Was kostet es genau, wie wird bezahlt, bis wann gilt die Offerte und wie bestellt der Kunde? Auf der Offerte gehören laut bexio unter anderem alle Preise und Mengen im Detail, die Zahlungsbedingungen, der anwendbare Steuersatz, Angaben zu Skonto oder Rabatt sowie ein Verweis auf die AGB.

Rechtlich ist die Offerte ein Antrag. Mit einer Annahmefrist bleiben Sie bis zu deren Ablauf gebunden (Art. 3 OR). Ein ausdrücklicher Vorbehalt wie «unverbindlich» schliesst die Bindung aus (Art. 7 Abs. 1 OR). Der Kunde kann dann aber nicht mehr darauf zählen, dass Sie zum genannten Preis liefern. Setzen Sie den Vorbehalt nur bewusst ein. Die Regeln im Detail erklärt der Beitrag Ist eine Offerte verbindlich?.

In bexio umsetzen

• Titel und Kopftext: Geben Sie dem Angebot einen Titel mit Objekt, zum Beispiel «Ersatz Umwälzpumpe Heizkreis 2, Beispiel AG». Bezug und Zusammenfassung stehen im Reiter «Texte» im Kopftext, Frist und Hinweis auf die AGB im Fusstext.
• Sammelpositionen: Fassen Sie zusammengehörige Positionen zu einer Gruppe mit Namen und Beschreibung zusammen. bexio zeigt den Gesamtwert neben dem Titel.
• Textpositionen: Annahmen und Abgrenzungen setzen Sie als Text an die Stelle, an der sie gelten.
• Optionale Positionen: Zusatzleistungen markieren Sie als optional. Das geht nur in Angeboten und Aufträgen.
• Anhänge: Laden Sie Datenblätter oder Pläne zum Dokument hoch und markieren Sie sie als «Sichtbar». Laut bexio-Hilfe lädt der Kunde sie dann über den Online-Link herunter.
• Vorschau: Prüfen Sie das PDF und die Ansicht im bexio Network. Dort sehen Sie, wie der Kunde die Offerte liest und ob die Schaltfläche zur Annahme gut sichtbar ist.

Standardtexte für Kopf und Fuss ändern Sie in den allgemeinen Einstellungen. Dafür brauchen Sie Admin-Rechte.

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Typische Fehler

• Materialliste statt Leistungsbeschrieb: Der Kunde erkennt nicht, was er für den Preis erhält.
• Fehlende Abgrenzung: Leistungen anderer Gewerke bleiben offen und führen später zu Rückfragen.
• Altdaten aus der Vorlage: Wer eine frühere Offerte kopiert, übernimmt leicht fremde Namen, Adressen oder Daten. Lesen Sie die Vorschau deshalb vollständig.
• Keine Frist: Ohne Datum ist unklar, wie lange der Preis gilt.

Eine Liste zum Abhaken vor dem Versand finden Sie im Beitrag Checkliste: Offerte prüfen vor dem Versand.

Häufige Fragen

Wie lang darf eine technische Offerte sein?

So lang, wie der Kunde braucht, um zu verstehen, was er bekommt. Das Entscheidende gehört auf die erste Seite. Details folgen danach, und Datenblätter hängen Sie an.

Was mache ich, wenn der Kunde ein Leistungsverzeichnis mitschickt?

Übernehmen Sie dessen Gliederung und Positionsnummern, damit der Kunde Offerten vergleichen kann. Weichen Sie von einer Vorgabe ab, kennzeichnen Sie das deutlich in der betroffenen Position.

Soll ich eine Offerte unverbindlich formulieren?

Nur, wenn der Umfang noch offen ist. Ein Vorbehalt befreit Sie von der Bindung (Art. 7 Abs. 1 OR), nimmt der Offerte aber an Gewicht. Bei klarem Umfang bieten Sie lieber einen verbindlichen Preis mit Frist an.

Fazit

Eine technische Offerte überzeugt durch Ordnung: Zusammenfassung vorn, Leistung als Ergebnis beschrieben, Abgrenzungen und Optionen klar getrennt, Konditionen mit Frist. In bexio setzen Sie diesen Aufbau mit Texten, Sammelpositionen und optionalen Positionen um. Lesen Sie die Vorschau vollständig, bevor die Offerte zum Kunden geht.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.