Artikelbeschreibungen, die Offerten verständlich machen

Eine gute Artikelbeschreibung sagt dem Kunden in wenigen Zeilen, was er bekommt: Produkt oder Leistung, Ausführung, Umfang und was nicht enthalten ist. In bexio hinterlegen Sie diesen Text einmal im Produkt, und er erscheint in jeder Offerte mit dieser Produktposition.

Was in bexio wo steht

Zu den Stammdaten eines Produkts gehören Produktcode, Produktname und Beschreibung. Laut bexio-Hilfe gibt bexio diese Angaben auch auf den Dokumenten aus. Was im Artikelstamm steht, liest Ihr Kunde also eins zu eins in der Offerte.

Die Beschreibung lässt sich formatieren. Beim Export liefert bexio dafür eine eigene Spalte «Produktbeschreibung HTML». Wer Beschreibungen per Import zurückspielt, verwendet laut bexio genau diese Spalte, damit die Formatierung erhalten bleibt.

Im Dokument haben Sie drei Werkzeuge für Text:

• Produktposition: Sie übernimmt Name und Beschreibung aus dem Produkt. Über «Produkt importieren» öffnet sich eine Detailansicht mit den Produktdaten. Dort können Sie den Text für diese eine Offerte anpassen, bevor Sie speichern.
• Textposition: Sie fügt an beliebiger Stelle einen Textblock oder eine Erklärung ein.
• Sammelposition: Sie fasst mehrere Positionen unter einem Namen und einer Beschreibung zusammen und zeigt den Gesamtbetrag. Was die einzelnen Positionsarten leisten, erklärt der Beitrag Positionsarten in bexio-Offerten.

Für die Angaben Ihres Lieferanten gibt es im Produkt eigene Felder. Halten Sie Katalogbezeichnungen und Bestellnummern dort fest, nicht im Text für den Kunden.

Name und Beschreibung sauber aufteilen

Name und Beschreibung haben unterschiedliche Aufgaben. Der Name dient Ihrem Team: Eine Produktposition finden Sie in bexio über die Volltextsuche, indem Sie den Namen oder den Produktcode eingeben. Der Name muss deshalb die Begriffe enthalten, nach denen Ihre Mitarbeitenden suchen, etwa Gerätetyp und Grösse. Die Beschreibung dient dem Kunden. Sie erklärt, was die Position umfasst.

Eine einfache Regel hilft: Der Name ist eindeutig, die Beschreibung ist verständlich. «Boiler» ist als Name zu ungenau, sobald Sie drei Grössen führen. «Wärmepumpenboiler 300 Liter» unterscheidet sich klar von der 200-Liter-Variante. Prüfen Sie in einer Testofferte, wie Name und Beschreibung zusammen im PDF erscheinen, und vermeiden Sie doppelte Angaben.

Prüfen Sie jede neue Beschreibung mit drei Fragen:

• Versteht jemand ohne Fachwissen die erste Zeile?
• Passt der Text zur Einheit, also zu Stück, Meter, Stunde oder Pauschal?
• Ist klar, wo die Leistung endet?

Aufbau einer verständlichen Beschreibung

Ein fester Aufbau macht Texte vergleichbar und schneller lesbar. Wir empfehlen die Reihenfolge Was, Ausführung, Enthalten, Nicht enthalten:

1. Erste Zeile: Was ist es, in wenigen Worten. Diese Zeile muss allein verständlich sein: Erstellt bexio aus der Offerte ein Projekt, wird die erste Zeile der Position zum Titel des Arbeitspakets und der Rest zu dessen Beschreibung.
2. Ausführung: Die technischen Angaben, die der Kunde zum Vergleichen braucht, etwa Leistung, Inhalt, Masse oder Material.
3. Enthalten: Die Arbeitsschritte und das Zubehör, die im Preis inbegriffen sind.
4. Nicht enthalten: Bauseitige Leistungen und Arbeiten anderer Gewerke.

Ein Beispiel. Vorher, so wie es oft im Artikelstamm steht:

WP-Boiler 300L inkl. Mont. + IBS

Nachher:

Wärmepumpenboiler 300 Liter, Lieferung und Montage Ausführung: Speicher mit integrierter Wärmepumpe, Anschluss an die bestehende Kaltwasserleitung Enthalten: Demontage und Entsorgung des alten Boilers, Montage, Inbetriebnahme, Einweisung Nicht enthalten: Elektroanschluss, bauseitige Anpassungen an Wänden und Durchbrüchen

Der zweite Text ist länger, beantwortet aber die Fragen, die der Kunde sonst am Telefon stellt. Wie Sie die ganze Offerte technisch klar aufbauen, zeigt der Beitrag Technische Offerten schreiben.

Sprache und Stil

• Fachbegriffe erklären: «Inbetriebnahme» versteht jeder, «IBS» nur Ihr Team. Schreiben Sie Abkürzungen aus.
• Einheitliche Begriffe: Verwenden Sie für dieselbe Sache immer dasselbe Wort. Wechseln «Inbetriebnahme» und «Inbetriebsetzung» ab, vermutet der Kunde zwei verschiedene Leistungen.
• Keine Preise und Rabatte im Text: Der Preis gehört ins Preisfeld. Ändert er sich, passt der Text sonst nicht mehr.
• Nichts Projektbezogenes: Termine, Adressen und Namen gehören in die Offerte, etwa in die Einleitung. Wie Sie solche Texte vorbereiten, zeigt der Beitrag Standardtexte für Offerten.
• Kurz bleiben: Für die meisten Positionen empfehlen wir zwei bis sechs Zeilen. Komplexe Anlagen gliedern Sie besser mit einer Sammelposition und mehreren kurzen Unterpositionen.

Arbeiten Sie in mehreren Sprachen, beachten Sie eine Grenze: Die Übersetzungen unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Funktionen & Module» → «Übersetzungen» betreffen laut bexio-Hilfe die Feldbezeichnungen und Spaltenüberschriften der Dokumente. Dort machen Sie zum Beispiel aus «Angebot» die «Offerte». Ihre Produkttexte übersetzt diese Funktion nicht.

Beschreibungen pflegen

Ändern Sie eine Beschreibung im Produkt, wirkt das nur auf neue Dokumente. bexio nimmt laut Hilfe keine rückwirkenden Änderungen an bereits erstellten Dokumenten vor. Für grössere Überarbeitungen exportieren Sie die Produktliste, bearbeiten die Spalte «Produktbeschreibung HTML» und importieren mit Produktcode zurück.

Bestimmen Sie eine Person, die neue Produkttexte freigibt, und nutzen Sie Rückfragen von Kunden als Hinweis: Wird eine Position immer wieder erklärt, braucht ihr Text eine Überarbeitung.

Klare Produkttexte zahlen sich in jeder Offerte aus, egal wie sie entsteht. efatto, der digitale Innendienst für bexio, erstellt Offerten und Kontakte per Sprachnachricht als Entwurf in Ihrem bexio. Sie prüfen und geben frei. Demo anfragen

Häufige Fragen

Wie lang darf eine Artikelbeschreibung sein?

Die bexio-Hilfe nennt keine Grenze. Für die Lesbarkeit der Offerte empfehlen sich zwei bis sechs Zeilen. Was darüber hinausgeht, gehört in eine Beilage oder eine Sammelposition.

Ändert eine neue Beschreibung meine bestehenden Offerten?

Nein. bexio passt bereits erstellte Dokumente nicht rückwirkend an. Brauchen Sie den neuen Text in einer offenen Offerte, ersetzen Sie die Position dort.

Kann ich eine Beschreibung nur für eine Offerte ändern?

Ja. Über «Produkt importieren» passen Sie den Text in der Detailansicht an, bevor Sie die Position speichern. Der Artikelstamm bleibt dabei unverändert.

Fazit

Eine verständliche Artikelbeschreibung folgt einem festen Muster: Was, Ausführung, Enthalten, Nicht enthalten. Beginnen Sie mit einer klaren ersten Zeile, verzichten Sie auf Kürzel und halten Sie Projektbezogenes aus dem Artikelstamm heraus. Pflegen Sie die Texte zentral, denn jede Verbesserung wirkt in allen künftigen Offerten.