Vorlagen und Textbausteine pflegen

Vorlagen und Texte veralten still: Ein Mehrwertsteuersatz ändert sich, die AGB bekommen eine neue Version, eine Ansprechperson verlässt den Betrieb. In bexio liegen die Bausteine an mehreren Orten, und es gibt keine zentrale Übersicht. Wer Inventar, Zuständigkeit, Änderungsablauf und Prüfrhythmus festlegt, verhindert, dass veraltete Angaben beim Kunden landen. Wie Sie Vorlage und Texte einrichten, steht schon in anderen Beiträgen. Hier geht es um die Pflege.

Ihr Inventar: wo die Bausteine liegen

Die Hilfe beschreibt für Angebote keine eigene Bausteinbibliothek. Textbausteine sind in der Praxis die folgenden Elemente:

Legen Sie dieses Inventar als einfache Liste an und ergänzen Sie pro Zeile den Stand (Datum der letzten Prüfung) und die zuständige Person. Die Einrichtung der einzelnen Bausteine erklären Standardtexte für Offerten und Offertvorlage in bexio gestalten.

Zuständigkeit: eine Person, eine Stellvertretung

Ohne klare Zuständigkeit ändert jeder ein wenig, und niemand prüft das Ganze. Bestimmen Sie deshalb eine Person für Vorlagen und Texte und eine Stellvertretung. Sie sammelt Änderungswünsche, setzt sie um, testet und protokolliert.

Die Rechte folgen der Zuständigkeit:

• Vorlagen: Wer Vorlagen bearbeitet, braucht im Benutzerprofil die Berechtigung «Document Designer».
• Standardtexte: Kopf- und Fusstexte in den allgemeinen Einstellungen ändert laut bexio-Hilfe, wer Admin-Rechte hat.
• Benutzerrechte: Zugriff auf die Benutzerrechte gibt die Rolle «Superadmin». Vergeben Sie sie nur an Personen, die das Konto verantworten.

Alle anderen Mitarbeitenden melden Wünsche an die zuständige Person, statt selbst zu ändern. Wie Sie Rechte sparsam vergeben, zeigt der Beitrag Benutzer und Rechte in bexio verwalten.

Änderungen kontrolliert durchführen

Gehen Sie bei jeder Änderung gleich vor:

1. Beschreiben: Was ändert sich, warum und ab wann?
2. Sichern: Kopieren Sie den bisherigen Text in Ihr Änderungsprotokoll. Bei Vorlagen sichern Sie eine PDF-Vorschau einer typischen Offerte als Referenz.
3. Ändern: Bei grossen Layoutänderungen legen Sie besser eine zweite Dokumentvorlage an und stellen sie erst nach dem Test als Standard ein. Die bisherige Vorlage bleibt als Rückfall bestehen. Die bexio-Hilfe verweist für die Erstellung von Dokumentvorlagen auf ein Video.
4. Testen: Prüfen Sie ein echtes Dokument in der PDF-Vorschau und in der Network-Ansicht, die Ihre Kunden sehen. Genau das empfiehlt die Hilfe beim Testen eigener Schriften. Für ein einzelnes Dokument wählen Sie die Vorlage in dessen Einstellungen, die Hilfe zeigt das am Beispiel der Rechnung.
5. Protokollieren: Tragen Sie Datum, Baustein, Änderung, Grund und Person ein.
6. Mitteilen: Informieren Sie das Team, ab wann die neue Fassung gilt.

E-Mail-Vorlagen testen Sie ohne Versand: Die Hilfe beschreibt am Beispiel der Rechnung, dass sich das E-Mail-Programm mit vorausgefülltem Betreff und Text öffnet und Sie wählen können, ob das Dokument als «Gesendet» markiert wird. So sehen Sie die Platzhalter, ohne dass etwas beim Kunden ankommt. Schliessen Sie die Nachricht im E-Mail-Programm danach, ohne sie zu senden.

Eine Falle: Entfernen Sie eine Schrift aus der Schriftenliste, die bereits in einer Vorlage hinterlegt ist, setzt bexio dort ab diesem Zeitpunkt Arial ein. Prüfen Sie deshalb vor dem Entfernen, welche Vorlagen die Schrift verwenden.

Versionen selbst führen

Weil die Hilfe keine Versionierung beschreibt, brauchen Sie zwei einfache Hilfsmittel ausserhalb von bexio:

• Änderungsprotokoll: eine Tabelle mit den Spalten Datum, Baustein, Änderung, Grund, Person. Beispieleintrag: «01.01.2027, Fusstext Angebote, Gültigkeit angepasst, neue Geschäftsregel, Muster Innendienst».
• Textkopien: Die freigegebenen Texte liegen zusätzlich in einem gemeinsamen Dokument, jeweils mit Datum. Das dient als Rückfall und als Vorlage für neue Sprachen.

Innerhalb von bexio helfen sprechende Namen. Zahlungsvorlagen haben eine eindeutige Bezeichnung, E-Mail-Vorlagen einen eindeutigen Namen. Ein Jahr oder eine Versionsnummer im Namen zeigt, welche Fassung gilt, zum Beispiel «Offerte Standard 2027».

Prüfrhythmus: wann Sie Texte durchsehen

Planen Sie einen festen Termin pro Jahr, etwa im Januar, und lesen Sie dann alle Bausteine einmal im Zusammenhang. Dazu kommen Anlässe, die eine sofortige Prüfung auslösen:

• Der Mehrwertsteuersatz ändert sich.
• Die AGB, Zahlungsbedingungen oder Garantiebedingungen erhalten eine neue Fassung.
• Firmenname, Adresse, Bankverbindung oder Ansprechperson ändern sich.
• Die Dokumentvorlage zeigt ein Warnsymbol. Laut Hilfe fehlen dann rechtliche Angaben oder Kontaktdaten Ihres Unternehmens, die Sie im Firmenprofil ergänzen.
• Kunden fragen wiederholt nach demselben Punkt. Dann fehlt er im Text.

Arbeiten Sie in mehreren Sprachen, ändern Sie alle Fassungen gleichzeitig. Bei Mahn-E-Mails müssen laut Hilfe alle Vorlagen in allen Sprachen Ihrer Kunden vorhanden sein. Mehr dazu im Beitrag Mehrsprachige Offerten für die ganze Schweiz.

efatto, der digitale Innendienst für bexio, erstellt Offerten nach den Vorlagen des Betriebs (Aufbau, Gruppen, Standardtexte, Reihenfolge) als Entwurf in Ihrem bexio. Gepflegte Vorlagen und Standardtexte bilden dafür die Grundlage. Sie prüfen und geben frei. Demo anfragen

Häufige Fragen

Wirkt eine Änderung am Standard auf bestehende Offerten?

Die Standardwerte gelten laut bexio-Hilfe für neue Dokumente. Prüfen Sie deshalb offene Entwürfe einzeln und passen Sie Texte im Reiter «Texte» an, wenn nötig.

Wie oft sollten wir Vorlagen und Texte prüfen?

Mindestens einmal pro Jahr und bei jedem Anlass wie neuen AGB, geändertem Steuersatz oder neuer Bankverbindung. Tragen Sie den Termin fest in die Jahresplanung ein.

Gibt es in bexio eine Versionsverwaltung für Vorlagen?

Die bexio-Hilfe beschreibt keine. Führen Sie ein Änderungsprotokoll und sichern Sie die freigegebenen Texte zusätzlich ausserhalb von bexio.

Fazit

Vorlagen und Textbausteine bleiben nur aktuell, wenn jemand dafür zuständig ist. Führen Sie ein Inventar, bestimmen Sie eine verantwortliche Person und gehen Sie bei Änderungen immer gleich vor: sichern, ändern, testen, protokollieren. Ein fester Jahrestermin und klare Anlässe sorgen dafür, dass Ihre Offerten auf dem neuesten Stand bleiben.