Rabatte in bexio-Offerten: Prozent, Betrag und Begründung

In bexio gewähren Sie einen Rabatt auf zwei Arten: als Rabattposition, die für alle Positionen der Offerte gilt, oder direkt in einer einzelnen Position. Beide Formen funktionieren in Prozent oder als fixer Betrag. Geben Sie jedem Rabatt eine kurze Begründung, damit der Kunde ihn einordnen kann und Ihre Preise glaubwürdig bleiben.

Rabatt auf die ganze Offerte

Für einen Nachlass auf alle Positionen nutzen Sie die Rabattposition:

1. Klicken Sie im Angebot auf «+ Weitere Positionen» und wählen Sie «Rabatt».
2. Geben Sie einen Text ein, zum Beispiel «Projektrabatt».
3. Wählen Sie, ob der Rabatt in Prozent oder als fixer Betrag gilt, und tragen Sie den Wert ein.

bexio zieht den Rabatt automatisch vom Total ab. Ein Beispiel mit Musterzahlen: Eine Offerte über CHF 8'400.00 mit 5 Prozent Projektrabatt ergibt einen Rabatt von CHF 420.00 und ein Total von CHF 7'980.00 vor Mehrwertsteuer.

Rabatt auf einzelne Positionen

Soll nur eine bestimmte Leistung günstiger werden, tragen Sie den Rabatt direkt in der Standardposition, der Produktposition oder der Sammelposition ein. Auf dem Dokument erscheint er bei dieser Position. Das ist sinnvoll, wenn Sie etwa auf ein Gerät einen Mengenrabatt Ihres Lieferanten weitergeben, die Montage aber zum vollen Ansatz verrechnen.

Sie können Positionsrabatte und Rabattpositionen kombinieren. Die bexio-Hilfe nennt keine Obergrenze. Für den Kunden wird eine Offerte mit vielen Rabatten aber schnell unübersichtlich. Fragen Sie sich bei jedem Rabatt, ob er dem Kunden etwas erklärt oder nur Ihre Kalkulation verschleiert.

Zuschlag statt Rabatt: Geben Sie in der Rabattposition vor dem Wert ein Minuszeichen ein, rechnet bexio einen Zuschlag hinzu. Beachten Sie, dass die Rabattposition für alle Positionen gilt. Ein Zuschlag, der nur eine bestimmte Leistung betrifft, steht deshalb besser als eigene Position mit klarer Bezeichnung.

Prozent oder Betrag: was wann passt

Prüfen Sie bei Prozentrabatten nach jeder Änderung der Positionen die Vorschau. Ein Prozentrabatt wächst mit jeder Position, die Sie nachträglich hinzufügen.

Den Rabatt begründen

Ein Rabatt ohne Grund wirkt beliebig. Der Kunde fragt sich, ob beim nächsten Mal noch mehr drinliegt. Eine kurze Begründung im Text der Rabattposition schafft Klarheit:

• Projektrabatt bei grossem Auftragsvolumen,
• Mengenrabatt bei mehreren gleichen Geräten,
• Partnerrabatt für Wiederverkäufer und Generalunternehmer,
• Rabatt bei Auftragserteilung bis zu einem bestimmten Datum.

Schreiben Sie Bedingungen ausdrücklich dazu, zum Beispiel «Rabatt gültig bei Auftragserteilung bis 30. November 2026». Vermeiden Sie Bezeichnungen wie «Spezialpreis» ohne Erklärung. Bei der nächsten Offerte weiss sonst niemand mehr, warum dieser Kunde einen tieferen Preis erhalten hat. Wie Sie feste Konditionen für Partner aufbauen, zeigt der Beitrag Partner- und Wiederverkäuferrabatte festlegen.

Kundenspezifische Rabatte automatisch anwenden

Erhält ein Kunde immer denselben Rabatt, hinterlegen Sie ihn einmal beim Kontakt. bexio wendet ihn dann automatisch auf neu erstellte Angebote, Aufträge und Rechnungen an. Laut bexio-Hilfe ist die Funktion in den Paketen Advanced, Optima und Ultimate verfügbar.

So richten Sie ihn ein:

1. Prüfen Sie unter «Einstellungen» → «Benutzer» → «Benutzer verwalten», ob Ihr Profil die Berechtigung für das Rabatt-Management im Verkauf hat.
2. Öffnen Sie «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Stammdaten» → «Rabatte».
3. Klicken Sie auf «Rabatt erstellen», vergeben Sie einen Namen und den Satz in Prozent.
4. Weisen Sie den Rabatt über «Speichern & Kontakte zuweisen» den gewünschten Kontakten zu.

Vier Regeln sollten Sie kennen: Rabatte lassen sich hier nur in Prozent erfassen. Jeder Kontakt kann nur einen automatischen Rabatt haben. Änderungen gelten nur für künftige Dokumente, bestehende passt bexio nicht an. Wandeln Sie ein Angebot in eine Rechnung um, übernimmt bexio den Rabatt automatisch.

Rabatt, Skonto und Mehrwertsteuer

Ein Skonto belohnt schnelle Zahlung und gehört deshalb nicht als Rabatt in die Offerte, sondern in die Zahlungsbedingungen. In bexio legen Sie dafür in den Zahlungsvorlagen eine Skontofrist und einen Skontosatz fest. Mehr dazu im Beitrag Zahlungsbedingungen in Offerten.

Für die Mehrwertsteuer gilt: Die Steuer wird vom tatsächlich empfangenen Entgelt berechnet (Art. 24 Abs. 1 MWSTG). Ein Rabatt, den Sie schon in der Offerte gewähren, senkt also die Grundlage, auf der die Mehrwertsteuer berechnet wird. Ob Sie Preise mit oder ohne Mehrwertsteuer zeigen, erklärt der Beitrag Preise mit oder ohne MWST.

Häufige Fragen

Kann ich einen Zuschlag statt eines Rabatts erfassen?

Ja. Erfassen Sie eine Rabattposition und setzen Sie vor den Wert ein Minuszeichen. bexio berechnet den Zuschlag und addiert ihn zum Total.

Ändert sich der Rabatt in bestehenden Offerten, wenn ich den Kundenrabatt anpasse?

Nein. Änderungen an kundenspezifischen Rabatten gelten nur für Dokumente, die Sie danach neu erstellen.

Geht der Rabatt beim Umwandeln in eine Rechnung verloren?

Kundenspezifische Rabatte übernimmt bexio laut Hilfe automatisch, wenn Sie ein Angebot in eine Rechnung umwandeln. Prüfen Sie die Rechnung trotzdem vor dem Versand.

Fazit

Nutzen Sie die Rabattposition für Nachlässe auf die ganze Offerte und den Positionsrabatt für einzelne Leistungen. Wählen Sie Prozent oder Betrag bewusst und schreiben Sie zu jedem Rabatt einen Grund und allfällige Bedingungen. Wiederkehrende Kundenrabatte hinterlegen Sie einmal beim Kontakt, Skonto regeln Sie in den Zahlungsbedingungen.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.