MWST-Abrechnung mit bexio vorbereiten

bexio aktualisiert das MWST-Formular mit jeder Buchung und stellt es so dar wie das Abrechnungsformular der ESTV. Ihre Aufgabe ist es, vor dem Einreichen die Buchungen der Periode zu prüfen, die Werte ins ESTV-Portal zu übertragen und die Periode in bexio abzuschliessen. Mit einer festen Reihenfolge gelingt das in jedem Quartal gleich.

Fristen und Form

Bei der effektiven Methode rechnen Sie vierteljährlich ab, mit Saldosteuersätzen halbjährlich. Auf Antrag ist eine monatliche Abrechnung bei regelmässigem Vorsteuerüberschuss möglich. Seit 2025 können Betriebe mit höchstens CHF 5'005'000.00 steuerbarem Umsatz auch jährlich abrechnen (Art. 35 MWSTG). Die jährliche Abrechnung muss mindestens eine ganze Steuerperiode beibehalten werden (Art. 35a MWSTG).

Papierformulare gibt es nicht mehr. Die ESTV führt seit dem 11. Mai 2026 nur noch die Variante «MWST-Abrechnung pro» im ESTV-Portal, für die Sie registriert sein müssen. Neben der Eingabe von Hand akzeptiert das Portal eine XML-Datei nach dem Standard eCH-0217, sofern Ihre Software eine solche erzeugt.

Rechnen Sie jährlich ab, aktivieren Sie das in bexio unter «Einstellungen > Alle Einstellungen > Buchhaltung > Grundeinstellungen MWST» mit der Option «Jährliche Abrechnung». Ist im betreffenden Jahr bereits eine Periode abgeschlossen, lässt sich die Option laut bexio-Hilfe nicht mehr aktivieren. Der bexio-Support kann die Periode dann wieder öffnen.

Checkliste vor dem Abschluss der Periode

1. Ausgangsrechnungen vollständig: Alle Rechnungen und Gutschriften der Periode sind erfasst und ausgestellt. Dokumente im Status «Entwurf» erzeugen keine Buchungen und fehlen deshalb im Formular.
2. Eingangsbelege erfasst: Lieferantenrechnungen und Aufwendungen sind mit Beleg gebucht. Die Vorsteuer ist der richtigen Ziffer zugeordnet: Material und Dienstleistungen (400) oder Investitionen und übriger Betriebsaufwand (405).
3. Bank abgeglichen: Bei Abrechnung nach vereinnahmten Entgelten entsteht die Steuer erst mit dem Zahlungseingang (Art. 40 Abs. 2 MWSTG). Ohne Bankabgleich stimmt das Formular dann nicht. Hilfe dazu bietet Zahlungseingänge in bexio abgleichen.
4. Bezugsteuer erfasst: Dienstleistungen von Firmen im Ausland, die nicht im Schweizer MWST-Register stehen, unterliegen der Bezugsteuer (Art. 45 MWSTG).
5. Keine Sätze ohne Ziffer: Buchungen mit Steuersätzen ohne Ziffer erscheinen weder im MWST-Formular noch im MWST-Journal. Korrigieren Sie solche Buchungen vor dem Abschluss.

Das MWST-Formular in bexio prüfen

Unter «Buchhaltung > Mehrwertsteuer» zeigt bexio das aktuelle Quartal. Über «Quartal/Geschäftsjahr ändern» wählen Sie eine andere Periode. Ein Klick auf eine Ziffer öffnet das MWST-Journal, auch Verprobung oder Rekapitulation genannt. Es listet jede steuerrelevante Buchung mit Datum, Konto, Belegdatum, Referenz, Beschreibung, Steuersatz, Netto- und Steuerbetrag.

So gehen Sie vor:

• Umsatz plausibilisieren: Entsprechen die Umsätze je Satz den Ertragskonten der Periode? Fallen ungewöhnliche Sätze auf, etwa 2,6 Prozent bei einem Installationsbetrieb?
• Vorsteuer plausibilisieren: Stimmen die Ziffern 400 und 405 mit den Vorsteuerkonten überein? Fehlen grosse Einkäufe?
• Nachweis sichern: Das MWST-Journal lässt sich je Ziffer oder mit «Alle Ziffern als Exceldatei downloaden» exportieren. Legen Sie die Datei zusammen mit der eingereichten Abrechnung ab.

Die Verprobung funktioniert laut bexio-Hilfe für alle Abrechnungsarten und Methoden, also vereinbart oder vereinnahmt, effektiv oder mit Saldosteuersätzen.

Einreichen, abschliessen und saldieren

1. Einreichen: Übertragen Sie die Werte ins ESTV-Portal, reichen Sie die Abrechnung ein und bezahlen Sie die Steuer fristgerecht.
2. Periode abschliessen: Wählen Sie in bexio unten im Formular «Quartal als abgerechnet markieren». Danach verändert sich die Abrechnung für dieses Quartal nicht mehr.
3. Konten saldieren: Die Saldierung der MWST-Konten buchen Sie mit manuellen Buchungen. Die Zahlung an die ESTV buchen Sie laut bexio-Hilfe gegen das Abrechnungskonto 2201 bei einer Schuld oder 1175 bei einem Guthaben. Stimmen Sie die Buchungssätze mit Ihrem Treuhänder ab.
4. Ablegen: Bewahren Sie Abrechnung, Zahlungsbeleg und Journal-Export zusammen auf.

Eine abgeschlossene Periode öffnet nur der bexio-Support. Dabei rechnet bexio die Periode neu. Ändern sich die Zahlen, müssen Sie bei der ESTV eine Korrektur einreichen. Speichern Sie Formular und Journal deshalb vor jeder Wiedereröffnung.

Jahresabstimmung und Korrekturen

Einmal im Jahr gleichen Sie die eingereichten Abrechnungen mit dem Jahresabschluss ab. Die ESTV nennt dafür in der MWST-Info 16 eine Checkliste:

• Umsatzabstimmung: Sie zeigt, wie die deklarierten Umsätze mit der Erfolgsrechnung übereinstimmen. Denken Sie an Aufwandminderungen, Privatanteile wie die private Nutzung des Geschäftsfahrzeugs, Verkäufe von Betriebsmitteln, Vorauszahlungen, Erlösminderungen, Debitorenverluste und Abgrenzungen.
• Vorsteuerabstimmung: Sie zeigt, dass die Vorsteuerkonten mit den deklarierten Vorsteuern übereinstimmen, inklusive Bezugsteuer und Vorsteuerkorrekturen.

bexio bietet für die Umsatzabstimmung keine automatische Funktion. Gefundene Fehler korrigieren Sie über eine Korrekturabrechnung, die ebenfalls elektronisch einzureichen ist (Art. 123 MWSTV). Wie die Abstimmung in den gesamten Abschluss passt, zeigt Jahresabschluss vorbereiten: Checkliste für KMU.

Häufige Fragen

Kann bexio die Abrechnung direkt an die ESTV senden?

Die bexio-Hilfe beschreibt das MWST-Formular als Vorlage, deren Werte Sie ins ESTV-Portal übertragen. Ob für Ihr Konto ein Export im Format eCH-0217 verfügbar ist, klären Sie beim bexio-Support.

Wie gehe ich vor, wenn ich nach dem Einreichen einen Fehler finde?

Korrigieren Sie die Buchung, lassen Sie die Periode bei Bedarf vom Support öffnen und reichen Sie im ESTV-Portal eine Korrekturabrechnung ein. Ihr Treuhänder hilft bei der Abgrenzung. Mehr dazu unter Zusammenarbeit mit dem Treuhänder in bexio.

Gilt das Vorgehen auch mit Saldosteuersätzen?

Ja, nur halbjährlich. Brauchen Sie mehr als zwei Saldosteuersätze, ist in bexio ein manueller Zwischenschritt nötig. Details finden Sie unter Effektive Methode oder Saldosteuersatz.

Fazit

Eine saubere MWST-Abrechnung beginnt mit vollständigen Belegen und einem aktuellen Bankabgleich. Prüfen Sie das Formular über das MWST-Journal, reichen Sie fristgerecht im ESTV-Portal ein und schliessen Sie die Periode in bexio ab. Mit der jährlichen Abstimmung erkennen Sie Fehler, bevor die Korrekturfrist abläuft.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.