Zusammenarbeit mit dem Treuhänder in bexio

Sie laden Ihren Treuhänder in bexio ein und legen fest, was er sehen und bearbeiten darf. Er arbeitet dann direkt in Ihrer Buchhaltung, statt dass Sie Ordner und Excel-Listen verschicken. Die Verantwortung für Buchführung und Rechnungslegung bleibt beim Unternehmen.

Zugang einrichten

1. Öffnen Sie «Einstellungen» → «Benutzer» → «Treuhänder einladen und verwalten» und klicken Sie oben rechts auf «Treuhänder einladen».
2. Geben Sie die E-Mail-Adresse ein. Der Treuhänder erhält eine E-Mail, antwortet mit «Auf Einladung antworten» und legt seinen Treuhandbenutzer an. Eine falsche Einladung ziehen Sie zurück.
3. Nimmt der Treuhänder an, benachrichtigt bexio Sie per E-Mail. Auch mehrere Treuhänder können Zugriff erhalten.
4. Über «Berechtigungen bearbeiten» legen Sie fest, was er sehen und tun darf.

Der Treuhänder arbeitet im bexio Cockpit, dem digitalen Arbeitsplatz für Treuhänder. Dort sieht er seine Mandanten, plant Prozesse und Arbeitsschritte und steigt in Ihre Buchhaltung ein. Verbindet er ein klassisches Konto von sich aus im Cockpit, bestätigen Sie als Super-Admin die Verbindung aus Datenschutzgründen per E-Mail. Es gibt auch Konten, die der Treuhänder für Sie anlegt. Die Hilfe unterscheidet drei Varianten. Beim klassischen Konto für Mandanten richtet der Treuhänder die Buchhaltung ein und lädt Sie ein. Sie bestellen das Paket und bezahlen die Rechnung. Beim Mandanten-Konto ist der Treuhänder Besitzer, bestellt selbst und kann die Rechnung an Sie weiterverrechnen. Die dritte Variante ist ein gewöhnliches Konto für die eigene Firma des Treuhänders.

Rechte sinnvoll vergeben

bexio steuert den Zugriff je Modul. Sie können ein Modul ein- oder ausblenden, beim Bearbeiten zwischen «Alle», «Nur eigene» und «Keine» wählen und beim Ansehen zwischen «Alle» und «Nur eigene». Vergeben Sie nur so viel, wie die Aufgabe braucht, und kontrollieren Sie die Rechte danach. bexio empfiehlt das ausdrücklich. Drei Punkte verdienen Aufmerksamkeit:

• Löhne: In der Lohnbuchhaltung gibt es keine feineren Einstellungen. Der Treuhänder hat entweder vollen Zugriff oder keinen.
• Banking: Die Rechte «Banking Synchronisation» und «E-Banking Schnittstelle» steuern, wer Transaktionen abholt und die Bankverbindung ändert.
• Geschäftsjahre: Zum Abschliessen und Wiederöffnen braucht es das Recht «Buchhaltung - Geschäftsjahre».

Wie Sie Benutzer und Rechte im Alltag verwalten, beschreibt Benutzer und Rechte in bexio verwalten.

Wer macht was?

Klären Sie die Arbeitsteilung schriftlich, mit Rhythmus, Fristen und einer Ansprechperson auf beiden Seiten.

Laufend im Betrieb:

• Belege hochladen und mit Buchungen verknüpfen
• Rechnungen stellen und Zahlungen abgleichen
• Fragen des Treuhänders beantworten

Beim Treuhänder:

• Kontierung und Plausibilität prüfen
• die MWST-Abrechnung gemeinsam vorbereiten, siehe MWST-Abrechnung mit bexio vorbereiten
• Abschlussbuchungen wie Abgrenzungen, Abschreibungen und Rückstellungen
• die Erfolgsbuchung. Die bexio-Hilfe empfiehlt, sie mit dem Treuhänder zu erstellen
• den Jahresabschluss, siehe Jahresabschluss vorbereiten: Checkliste für KMU

Rhythmus und Übergabe

Ein möglicher Rhythmus:

• Laufend: Belege hochladen, Rechnungen stellen, Zahlungen abgleichen.
• Monatlich: OP-Listen prüfen, wie es bexio empfiehlt, und offene Fragen für den Treuhänder sammeln.
• Pro MWST-Periode: Abrechnung vorbereiten. Sie erfolgt vierteljährlich, mit Saldosteuersätzen halbjährlich (Art. 35 Abs. 1 MWSTG), und ist innert 60 Tagen nach Ablauf der Periode einzureichen (Art. 71 MWSTG).
• Jährlich: Jahresabschluss. Der Geschäftsbericht muss innert sechs Monaten nach Ablauf des Geschäftsjahres vorliegen (Art. 958 Abs. 3 OR).

Je vollständiger Ihre Unterlagen sind, desto weniger Rückfragen entstehen. Der Treuhänder braucht:

• Belege, die mit der Buchung verknüpft sind
• Kontoauszüge per Stichtag und einen abgestimmten Bankabgleich
• eine Inventarliste für Lager und noch nicht verrechnete Leistungen
• Lohnunterlagen, falls er auch die Löhne führt
• Verträge zu Leasing, Darlehen und Versicherungen sowie Angaben zu Privatanteilen

Die Verantwortung bleibt im Unternehmen

Die Pflicht zur Buchführung trifft das Unternehmen (Art. 957 OR). Bei der AG gehören die Ausgestaltung des Rechnungswesens und die Erstellung des Geschäftsberichts zu den unübertragbaren und unentziehbaren Aufgaben des Verwaltungsrats (Art. 716a Abs. 1 Ziff. 3 und 6 OR). Den Geschäftsbericht unterzeichnen der Vorsitzende des obersten Leitungs- oder Verwaltungsorgans und die innerhalb des Unternehmens für die Rechnungslegung zuständige Person (Art. 958 Abs. 3 OR). Zur Buchführung gehört auch die Aufbewahrung (Art. 958f OR). Klären Sie deshalb, wer welche Unterlagen wo und wie lange aufbewahrt, siehe Aufbewahrungspflicht für Geschäftsunterlagen in der Schweiz.

Wenn der Treuhänder wechselt

Entfernen Sie den alten Zugang unter «Treuhänder einladen und verwalten» und laden Sie den neuen Treuhänder ein. Exportieren Sie vorher, was Sie selbst besitzen möchten: Journal, Kontenblätter, Bilanz und Erfolgsrechnung als PDF oder Excel sowie die vergangenen Jahresabschlüsse. Dateien aus dem Posteingang laden Sie einzeln herunter, für alle Dateien auf einmal bietet der bexio-Support einen Service an. Halten Sie offene Punkte schriftlich fest und übergeben Sie sie.

Häufige Fragen

Darf mein Treuhänder auch die Revisionsstelle sein?

Bei der ordentlichen Revision ist das Mitwirken bei der Buchführung mit der Unabhängigkeit der Revisionsstelle nicht vereinbar (Art. 728 Abs. 2 Ziff. 4 OR). Bei der eingeschränkten Revision ist es zulässig, wenn geeignete organisatorische und personelle Massnahmen eine verlässliche Prüfung sichern (Art. 729 Abs. 2 OR).

Sieht der Treuhänder auch die Löhne?

Nur, wenn Sie ihm das Recht «Löhne» geben. Es gilt: voller Zugriff oder keiner.

Was, wenn mein Treuhänder bexio nicht nutzt?

Dann exportieren Sie die Berichte. Journal, Kontenblätter, Bilanz und Erfolgsrechnung lassen sich als PDF oder Excel herunterladen. Der direkte Zugriff im Konto erspart Ihnen den Austausch von Dateien.

Fazit

Mit einem eingeladenen Treuhänder arbeiten Sie in derselben Buchhaltung, statt Dateien zu tauschen. Vergeben Sie die Rechte bewusst, teilen Sie die Aufgaben schriftlich auf und behalten Sie die Verantwortung für Buchführung, Geschäftsbericht und Aufbewahrung im Unternehmen.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.