Jährliche MWST-Abrechnung mit bexio: Antrag und Einstellung

Seit dem 1. Januar 2025 können Sie die MWST auf Antrag einmal pro Jahr abrechnen, wenn Ihr Umsatz aus steuerbaren Leistungen höchstens CHF 5'005'000.00 pro Jahr beträgt (Art. 35 Abs. 1bis Bst. b MWSTG). Zusätzlich zum Antrag bei der ESTV aktivieren Sie in bexio die Option «Jährliche Abrechnung». Unterjährig zahlen Sie Raten, die die ESTV in Rechnung stellt.

Voraussetzungen und Antrag

Ohne Antrag rechnen Sie vierteljährlich ab, bei Saldosteuersätzen halbjährlich (Art. 35 Abs. 1 MWSTG). Auf Antrag ist ausserdem die monatliche Abrechnung bei regelmässigem Vorsteuerüberschuss möglich.

Für die jährliche Abrechnung gelten laut Mehrwertsteuerverordnung diese Fristen und Bedingungen:

Das elektronische Verfahren über das ESTV-Portal ist für die jährliche Abrechnung vorgeschrieben (Art. 123 Abs. 2 Bst. b MWSTV). Die ESTV kann die Genehmigung verweigern oder widerrufen, wenn Sie Ihren Abrechnungs- und Zahlungspflichten nicht oder nur teilweise nachkommen (Art. 35a Abs. 1 MWSTG).

Raten statt Vierteljahresabrechnung

Bei der jährlichen Abrechnung bezieht die ESTV die Steuer provisorisch in Raten. Sie legt die Raten fest und stellt sie in Rechnung (Art. 86a MWSTG). Massgebend ist die Steuerforderung der letzten Steuerperiode. Ist sie noch nicht bekannt, schätzt die ESTV sie.

Ein Beispiel mit Musterzahlen: Die Muster Haustechnik AG rechnet effektiv ab, die Steuerforderung der letzten Periode betrug CHF 20'000.00. Eine Rate beträgt CHF 5'000.00, drei Raten ergeben CHF 15'000.00. Fällt die Jahresabrechnung auf CHF 24'000.00, bleiben CHF 9'000.00 zu zahlen. Die Raten werden angerechnet, ein Überschuss zu Ihren Gunsten wird ausbezahlt.

Sie können eine Anpassung der Raten beantragen, wenn sie zu hoch oder zu tief sind, aber nur vor der Fälligkeit (Art. 76d MWSTV). Bleiben Sie nach einer beantragten Herabsetzung insgesamt unter 50 Prozent (effektiv) beziehungsweise 35 Prozent (Saldosteuersätze) des Steuerbetrags der Abrechnung, kann die ESTV die Genehmigung widerrufen (Art. 76c Abs. 2 MWSTV). Wer Raten verspätet oder nur teilweise zahlt, schuldet ohne Mahnung Verzugszins (Art. 87 Abs. 1bis MWSTG). Kleinstbeträge werden nicht in Rechnung gestellt.

Die bexio-Hilfe beschreibt nicht, wie Sie die Raten verbuchen. Legen Sie die Konten mit Ihrem Treuhänder fest. Die Verbuchung der Zahlung nach der Abrechnung zeigt MWST-Konten saldieren und Abrechnung verbuchen.

Einstellung in bexio

Ab der Steuerperiode 2025 können Sie die jährliche Abrechnung in bexio aktivieren:

1. Öffnen Sie «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Buchhaltung» → «Grundeinstellungen MWST».
2. Aktivieren Sie die Option «Jährliche Abrechnung».
3. Speichern Sie die Einstellung.

Danach zeigen das MWST-Formular und das MWST-Journal nicht mehr jedes Quartal oder Semester, sondern das ganze Jahr. Abgerechnet wird nach Ablauf der Periode. Die Steuerperiode ist das Kalenderjahr (Art. 34 Abs. 2 MWSTG). Bei einem abweichenden Geschäftsjahr deckt sich die Jahresabrechnung deshalb nicht mit Ihrem Jahresabschluss, siehe Abweichendes Geschäftsjahr einrichten.

Periode bereits abgeschlossen: Haben Sie im betreffenden Jahr schon ein Quartal oder Semester als abgerechnet markiert, lässt sich die Option nicht mehr aktivieren. Der bexio-Support kann die Periode öffnen. Er muss dafür zuerst die neueste abgerechnete Periode öffnen, und bexio rechnet die Perioden neu. Ändern sich die Zahlen, ist eine Korrektur bei der ESTV nötig. Sichern Sie deshalb Formular und Journal vorher.

Zwischenkontrolle: Auch bei jährlicher Abrechnung können Sie die Steuerschuld quartalsweise prüfen. Deaktivieren Sie dazu die «Jährliche Abrechnung» in den «Grundeinstellungen Mehrwertsteuer» kurz, prüfen Sie Formular und Journal in der Quartalsansicht und aktivieren Sie die Option danach wieder. Eine regelmässige Prüfung deckt Fehler früh auf. Vorbereitung und Checkliste beschreibt MWST-Abrechnung mit bexio vorbereiten.

Abrechnungsart und Jahreswechsel

Die Abrechnungsart ist unabhängig vom Rhythmus. Standard ist die Abrechnung nach vereinbarten Entgelten, auf Antrag ist die Abrechnung nach vereinnahmten Entgelten möglich. Die gewählte Art muss mindestens eine Steuerperiode beibehalten werden (Art. 39 MWSTG).

• Vereinbart: Die Umsatzsteuerschuld entsteht mit der Rechnungsstellung (Art. 40 Abs. 1 MWSTG). In der Praxis gehört eine Rechnung vom Dezember ins alte Jahr, auch wenn der Kunde erst im Januar zahlt.
• Vereinnahmt: Die Schuld entsteht mit der Vereinnahmung des Entgelts (Art. 40 Abs. 2 MWSTG). Die Januarzahlung für eine Dezemberrechnung zählt dann zum neuen Jahr.

Laut bexio-Hilfe ist eine Änderung der Abrechnungsart grundsätzlich nur zu Beginn eines Kalenderjahres möglich. bexio bietet dafür keine Software-Unterstützung zur MWST-Korrektur an, wenden Sie sich an Ihren Treuhänder. Nutzen Sie Kontera, gilt: Die Abrechnungsart wird aus bexio importiert und muss in bexio geändert werden.

Wechsel, Dauer und Ende

• Die jährliche Abrechnung muss mindestens eine ganze Steuerperiode beibehalten werden (Art. 35a Abs. 2 MWSTG).
• Wer zur monatlichen, vierteljährlichen oder halbjährlichen Abrechnung zurückwechselt, kann frühestens nach drei Steuerperioden wieder jährlich abrechnen (Art. 35a Abs. 3 MWSTG).
• Wollen Sie die jährliche Abrechnung beenden, melden Sie das spätestens 60 Tage nach Beginn der Steuerperiode, ab der der Wechsel gelten soll (Art. 76c MWSTV).
• Überschreiten Sie die Umsatzgrenze in drei aufeinanderfolgenden Steuerperioden, widerruft die ESTV die Genehmigung auf den Beginn der nächsten Steuerperiode.
• Bei Saldosteuersätzen erfolgt die Abrechnung in der Regel halbjährlich. Auf Antrag kann die ESTV die jährliche Abrechnung bewilligen, sofern die Voraussetzungen erfüllt sind. Mehr zur Methodenwahl in Effektive Methode oder Saldosteuersatz: was passt zu Ihrem Betrieb.

Häufige Fragen

Bis wann muss ich die Jahresabrechnung einreichen?

Innert 60 Tagen nach Ablauf der Abrechnungsperiode (Art. 71 Abs. 1 MWSTG). Dieselbe Frist gilt für die Zahlung des Restbetrags (Art. 86 Abs. 1 MWSTG).

Kann ich nach einem Jahr wieder auf quartalsweise Abrechnung wechseln?

Ja, aber nur auf den Beginn einer Steuerperiode und nach mindestens einer ganzen Steuerperiode mit jährlicher Abrechnung. Die Meldung muss spätestens 60 Tage nach Beginn der Steuerperiode bei der ESTV eingehen. Einen späteren Rückwechsel auf jährlich können Sie erst nach drei Steuerperioden beantragen.

Warum lässt sich die Option in bexio nicht aktivieren?

Die bexio-Hilfe nennt als Grund, dass im betreffenden Jahr bereits ein Quartal oder Semester abgeschlossen ist. Wenden Sie sich an den bexio-Support, der die Periode wieder öffnen kann. Die Option steht zudem erst ab der Steuerperiode 2025 zur Verfügung.

Fazit

Die jährliche Abrechnung spart Aufwand, verlangt aber Disziplin: Antrag und Fristen bei der ESTV, Raten im Jahresverlauf und eine saubere Einstellung in bexio. Prüfen Sie die Zahlen weiterhin quartalsweise, damit die Jahresabrechnung keine Überraschungen bringt, und klären Sie Raten und Abrechnungsart mit Ihrem Treuhänder.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.