Saisonale Offertspitzen meistern

Eine Offertspitze entsteht, wenn in kurzer Zeit mehr Anfragen eintreffen, als Sie sorgfältig beantworten können. Sie meistern sie in drei Phasen: in ruhigen Zeiten vorbereiten, in der Spitze priorisieren und standardisieren, danach auswerten. In bexio helfen Vorlagen, Standardtexte, Aufgaben und der Status «Entwurf» als Arbeitsvorrat.

Die Kapazität rechnen

Ohne Zahl bleibt die Spitze ein Gefühl. Die Rechnung ist einfach: Offertkapazität pro Woche gleich Offertstunden pro Woche geteilt durch Stunden pro Offerte. Ein Beispiel mit Musterzahlen: Zwei Personen haben zusammen 12 Stunden pro Woche für Offerten und brauchen im Schnitt 1,5 Stunden pro Offerte. Das ergibt Platz für 8 Offerten pro Woche. Treffen in der Spitze 20 Anfragen pro Woche ein, wächst der Rückstau um 12 Anfragen pro Woche.

Drei Hebel stehen zur Verfügung:

Meist hilft eine Kombination. Notieren Sie in der Spitze auch, wie viele Anfragen Sie aus Kapazitätsgründen ablehnen. Diese Zahl zeigt, was die Spitze Sie kostet.

Vorbereiten, solange es ruhig ist

1. Vorlagen und Standardtexte prüfen: Kopf- und Fusstexte und die Zahlungskonditionen legen Sie in bexio pro Dokumenttyp als Standardeinstellungen fest. Sie laden bei jedem neuen Dokument automatisch. Die Pflege beschreibt der Beitrag Vorlagen und Textbausteine pflegen.
2. Preise aktualisieren: Prüfen Sie Einkaufspreise und Artikelstamm vor der Saison, nicht mittendrin.
3. Standardpakete bilden: Für wiederkehrende Fälle, etwa Ersatz eines Standardgeräts, bauen Sie das Paket aus Gerät, Montage und Inbetriebnahme einmal sauber auf. In bexio fassen Sammelpositionen mehrere Elemente zu einer Gruppe mit eigenem Betrag zusammen. Sie funktionieren laut Hilfe wie ein Paket.
4. Rückfragenliste bereithalten: Mit festen Fragen klären Sie Anfragen schneller. Siehe Kundenanfragen schnell qualifizieren.
5. Zuständigkeit und Stellvertretung festlegen: Wer prüft, wer vertritt, wer entscheidet über Ausnahmen?
6. Nachfrage entzerren: Wer Wartungskunden vor der Saison anschreibt, verlegt Aufträge in ruhigere Wochen. Das KMU-Portal des Bundes nennt als Möglichkeit, in schwachen Verkaufszeiten mit Sonderangeboten zu arbeiten.

In der Spitze: Triage und feste Offertzeiten

• Eingang bestätigen: Jede Anfrage erhält am selben Tag eine kurze Bestätigung mit einem realistischen Termin für die Offerte. Die Texte speichern Sie als Textbausteine in Ihrem E-Mail-Programm.
• Nach Stufen arbeiten: A-Anfragen zuerst, B nach der Klärung, C mit einer freundlichen Absage.
• Offertblöcke festlegen: Zum Beispiel zwei ungestörte Blöcke pro Tag. Besichtigungen und Telefonate legen Sie ausserhalb dieser Blöcke und bündeln sie nach Region.
• Entwürfe als Vorrat führen: Offerten im Status «Entwurf» sind noch nicht beim Kunden und bilden Ihren Arbeitsvorrat. Zählen Sie sie jede Woche. Für den Überblick über die versandten Offerten legen Sie in der Angebotsliste den Tab «Offen» als Standardtab fest. Weitere Hinweise zur Pflege der Liste gibt der Beitrag Offerten-Pipeline in bexio überwachen.
• Aufgaben mit Priorität: Erfassen Sie Rückrufe und Nachfassen im Modul «Aufgaben» mit Datum unter «Erledigen bis», Kategorie und Priorität. Überfällige Aufgaben bilden Ihre Tagesliste.
• Vorbehalte klar formulieren: Nennen Sie statt eines Fixtermins einen Ausführungszeitraum und halten Sie fest, dass der Termin bei Auftragserteilung bestätigt wird. Kürzen Sie bei schwankenden Materialpreisen die Gültigkeit der Offerte.

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Arbeitszeit in der Spitze

Das SECO fasst die Regeln des Arbeitsgesetzes zusammen:

• Die wöchentliche Höchstarbeitszeit beträgt 45 Stunden, unter anderem für Büropersonal sowie technische und andere Angestellte, und 50 Stunden für alle übrigen Arbeitnehmenden (Art. 9 ArG, Art. 2 ArGV 1).
• Betriebe mit erheblichen saisonalen Schwankungen des Arbeitsanfalls können die Höchstarbeitszeit um höchstens 4 Stunden verlängern, sofern sie im Durchschnitt eines halben Jahres nicht überschritten wird (Art. 22 ArGV 1).
• Überzeitarbeit darf nur ausnahmsweise erfolgen und soweit andere Massnahmen nicht zumutbar sind. Sie ist mit einem Lohnzuschlag von 25 Prozent zu entschädigen und in der Regel auf zwei Stunden pro Tag sowie auf 170 beziehungsweise 140 Stunden im Kalenderjahr begrenzt (Art. 12 und 13 ArG, Art. 25 ArGV 1).

Ob und wie diese Regeln für Ihren Betrieb gelten, klären Sie im Zweifel mit einer Fachperson. Planen Sie die Spitze deshalb nicht auf Überzeit, sondern auf Kapazität.

Nach der Spitze auswerten

Vergleichen Sie Anfragen, Offerten, Offertquote und Antwortzeit der Spitze mit den ruhigen Monaten. Die Verkaufsanalyse in bexio liefert Offerten und Aufträge als Excel-Datei, für Anfragen und Antwortzeiten führen Sie eine eigene Liste. Welche Zahlen sich eignen, zeigt der Beitrag Vertriebskennzahlen für KMU. Prüfen Sie, ob die Quote in der Spitze gesunken ist, und fragen Sie nach den Gründen: längere Offertzeit, weniger Nachfassen oder zu viele Offerten ohne Aussicht. Halten Sie fest, welche Massnahme gewirkt hat, und tragen Sie sie in den Plan für die nächste Saison ein.

Häufige Fragen

Soll ich in der Spitze höhere Preise verlangen?

Das ist eine Frage Ihrer Kapazität und Ihres Marktes. Wichtiger ist, dass Preise und Termine ehrlich zusammenpassen. Wer einen Termin zusagt, den er nicht halten kann, riskiert mehr, als ein Preisaufschlag bringt.

Wie erkenne ich eine Spitze früh?

Zählen Sie Anfragen pro Woche und Entwürfe im Status «Entwurf». Steigen beide Zahlen über mehrere Wochen, ist die Spitze da. Ihre Zahlen aus dem Vorjahr zeigen, wann Sie damit rechnen müssen.

Was tue ich, wenn trotz Vorbereitung zu viele Anfragen eintreffen?

Antworten Sie ehrlich mit einem Termin für die Offerte, auch wenn er in einigen Wochen liegt. Fragen Sie bei Stufe-B-Anfragen nach der Dringlichkeit und bieten Sie Kunden mit Zeit einen späteren Termin an.

Fazit

Offertspitzen lassen sich planen. Wer seine Kapazität kennt, in ruhigen Zeiten vorbereitet und in der Spitze nach Stufen arbeitet, beantwortet mehr Anfragen sorgfältig. bexio hält Entwürfe, Aufgaben und Standardtexte bereit. Die gesetzlichen Arbeitszeitgrenzen bleiben bestehen und gehören in jede Planung.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.