Rundungsdifferenzen in bexio verstehen

Kleine Abweichungen von wenigen Rappen erklärt in bexio zuerst der Rundungsfaktor: bexio rundet kaufmännisch, und Sie bestimmen den Rundungsfaktor pro Währung (0.01 oder 0.05) unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Funktionen & Module» → «Währungen und Umrechnungskurse». Die Differenz zwischen genauem und gerundetem Betrag bucht bexio auf ein Systemkonto. Bei mehreren Währungen weicht zudem die Gesamtsumme der Rechnungsliste ab, weil sie mit einem festen Standardkurs rechnet.

Symptome erkennen

Ursachen und Lösungen in Prüfschritten

1. Rundungsfaktor der Währung prüfen. Öffnen Sie «Währungen und Umrechnungskurse». Beim Feld «Runden auf» gilt: 0.01 rundet auf einen Rappen genau, 0.05 auf fünf Rappen. Der Faktor gilt je Währung. Ändern Sie ihn nur, wenn Sie wissen, wie Ihre Kunden und Ihr Treuhänder abrechnen. Prüfen Sie nach einer Änderung an einem neuen Dokument, ob das Ergebnis passt.
2. Rundungsdifferenz erkennen. Entsteht eine Rundungsdifferenz, weist bexio sie auf der Rechnung aus. So ist für Sie und den Kunden sichtbar, wie sich der Betrag zusammensetzt. Beispiel mit Musterdaten: Ein Betrag von CHF 1'234.57 wird bei 5-Rappen-Rundung zu CHF 1'234.55. Die Differenz von CHF 0.02 ist die Rundungsdifferenz.
3. Konto 6945 prüfen. Das Systemkonto sammelt laut Hilfe alle Beträge, die auf- oder abgerundet werden. Es ist nicht löschbar und lässt keine manuellen Buchungen zu. Die Buchungen auf dem Konto finden Sie wie alle anderen im Journal.
4. Aufwendungen beachten. Bei Aufwendungen verbucht bexio den erfassten Betrag exakt. Erfassen Sie bei 5-Rappen-Rundung CHF 9.96, wird genau dieser Betrag gebucht und nicht auf CHF 9.95 abgerundet.
5. Gesamtsumme bei mehreren Währungen verstehen. Die Summe unter einer Liste von Verkaufsdokumenten rechnet nicht mit den Kursen, die Sie in einzelnen Rechnungen eingeben. Sie nutzt immer den Standardkurs aus den Grundeinstellungen. Weder der Kurs im Dokument noch Monatsmittelkurse spielen eine Rolle. Den Standardkurs sehen und ändern Sie in der Währungsliste über die drei Punkte rechts. Das Beispiel der Hilfe: Eine Rechnung über 101.00 EUR wird bei einem Standardkurs von 1.05 mit CHF 106.05 in die Summe eingerechnet, selbst wenn im Dokument ein Kurs von 0.98 steht. Ändern Sie den Standardkurs, rechnet bexio die Summe sofort neu. Die tatsächlichen Fremdwährungssalden zeigt das Kontenblatt unter «Buchhaltung» → «Berichte» → «Kontenblatt».
6. Zahlungen in Fremdwährung abgleichen. Stimmt die Währung des Dokuments nicht mit der Transaktion überein, geben Sie beim Zahlungsabgleich den Wechselkurs manuell an. Weicht der Kurs bei der Zahlung vom Kurs bei der Rechnungsstellung ab, bucht bexio automatisch einen Kursgewinn oder Kursverlust. Als Systemkonten für Währungskorrekturen nennt die Hilfe 6949 (Währungsverluste) und 6999 (Währungsgewinne). Ein anderer Hilfeartikel beschreibt, dass sich die Buchung nach dem im Dokument gewählten Ertrags- oder Aufwandskonto richtet. Prüfen Sie im Journal, wo Ihre Differenz gelandet ist. Wie Währungen in Dokumenten funktionieren, zeigt Fremdwährungen in Offerten und Rechnungen.
7. Jahresende: Bewertung buchen. Realisierte Kursgewinne und -verluste bucht bexio bei der Zahlung. Nicht realisierte Differenzen buchen Sie laut Hilfe manuell, zum Beispiel für Bankkonten in Fremdwährung. Am Jahresende prüfen Sie, ob alle Buchungen auf Fremdwährungskonten den Währungscode tragen. Mehr zum Umgang mit Währungen: Länder, Währungen und Kurse verwalten.

Sonderfälle

Kreditkartenabrechnungen mit Kontera. Weil Kreditkartenabrechnungen oft auf den Rappen genau abgerechnet werden, sollte der Rundungsfaktor der Hauptwährung laut Hilfe auf 0.01 CHF stehen, wenn Sie solche Transaktionen mit Kontera verbuchen. In bexio ändern Sie den Faktor der Hauptwährung über «ändern» im Titel der Währungsliste, bei anderen Währungen über die drei Punkte rechts.

Ältere Geschäftsjahre. bexio führt die Buchhaltung seit dem Update vom 4. März 2020 mit zwei Nachkommastellen. Geschäftsjahre vor der Umstellung können noch mit sechs Stellen geführt sein. Ob Ihr Jahr betroffen ist, erkennen Sie in der Erfolgsrechnung: Zeigt der Filter die Option «Anzahl Dezimalstellen», läuft dieses Jahr noch mit sechs Nachkommastellen.

Standardwährung nicht CHF. Bei einer Standardwährung ausser CHF kann bexio keine korrekte Ausweisung des MWST-Formulars gewährleisten. Klären Sie das mit Ihrem Treuhänder. Hilfe zur Abrechnung bietet MWST-Abrechnung stimmt nicht.

Rundung bei Leistungen. Die Rundung von Zeiten, etwa auf 15 Minuten, ist eine andere Einstellung. Sie legen sie in den Grundeinstellungen im Bereich «Leistungen» fest. Mit der Rappenrundung hat sie nichts zu tun.

Wann der bexio-Support weiterhilft

Passt eine Differenz weder zur Rundung noch zum Kurs, hilft eine genaue Fehlersuche: Stimmen Soll und Haben nicht überein, erklärt Soll-Haben-Differenz in bexio das Vorgehen. Bleibt die Ursache offen, wenden Sie sich über das Kontaktformular an den bexio-Support. Nennen Sie Währung, Belegnummer, Betrag und den Wert, den Sie erwartet hätten.

Häufige Fragen

Kann ich Buchungen auf Konto 6945 selbst erfassen?

Nein. Es ist ein Systemkonto, das nicht gelöscht werden kann und keine manuellen Buchungen zulässt. So bleibt es für Rundungsdifferenzen reserviert.

Warum stimmt die Summe der Rechnungsliste nicht mit meinen Rechnungen überein?

Die Liste rechnet Fremdwährungen mit dem Standardkurs aus den Einstellungen um. Sie berücksichtigt weder den Kurs im Dokument noch Monatsmittelkurse. Das Verhalten ist laut Hilfe normal.

Muss ich Kursdifferenzen selbst buchen?

Realisierte Differenzen bei der Zahlung bucht bexio automatisch. Die Bewertung offener Fremdwährungsposten am Jahresende erfassen Sie manuell.

Fazit

Prüfen Sie bei Rappendifferenzen zuerst den Rundungsfaktor der Währung und das Konto 6945. Bei Fremdwährungen vergleichen Sie Dokumentkurs, Zahlungskurs und den Standardkurs der Listen. bexio führt die Finanzbuchhaltung in der Stammwährung. Das passt zu Art. 957a Abs. 4 OR, wonach die Buchführung in der Landeswährung oder in einer für die Geschäftstätigkeit wesentlichen Währung erfolgt.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.