Fremdwährungen in Offerten und Rechnungen

In bexio wählen Sie die Währung pro Dokument, also auch bei Offerten und Rechnungen. Die Buchhaltung führt bexio in Ihrer Stammwährung und rechnet mit einem hinterlegten Kurs um. Für die MWST gilt: Entgelte in Fremdwährung rechnen Sie im Zeitpunkt der Entstehung der Steuerforderung in Franken um, wahlweise zum Monatsmittelkurs der ESTV oder zum Devisen-Tageskurs (Verkauf) (Art. 45 MWSTV).

Währung und Kurs in bexio einrichten

Unter «Währungen und Umrechnungskurse» fügen Sie über «Neue Währung hinzufügen» eine Währung hinzu. Sie wählen den ISO-Code, den Rundungsfaktor (0.01 oder 0.05) und tragen unter «Fixer Umrechnungskurs» den Kurs ein. Er gibt den Wert einer Einheit der Fremdwährung in der Stammwährung an, zum Beispiel 1 Euro entspricht 1.05000 Schweizer Franken.

Mit den Monatsmittelkursen setzt bexio den Kurs automatisch ein. Sie aktivieren sie unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Meine Firma» → «Grundeinstellungen». Laut Hilfe gelten sie unter anderem in Angeboten, Aufträgen, Rechnungen, Gutschriften, Lieferantenrechnungen und manuellen Buchungen. Pro Dokument können Sie einen eigenen Kurs setzen. Liegt das Dokumentdatum mehr als sechs Monate in der Vergangenheit oder Zukunft, nutzt bexio stattdessen den fixen Kurs.

Produkte tragen genau eine Währung und werden in die Dokumentwährung umgerechnet. Bei Projekten legen Sie die Verrechnungswährung fest. In der App bexio Go lässt sich die Währung eines Dokuments nicht ändern.

Was die MWST verlangt

Ein Entgelt in ausländischer Währung liegt vor, wenn die Rechnung in ausländischer Währung ausgestellt ist. In welcher Währung bezahlt wird, spielt keine Rolle (Art. 45 Abs. 2 MWSTV). Laut ESTV gilt eine Rechnung als in Landeswährung ausgestellt, wenn die einzelnen Leistungen in Franken aufgeführt sind. Das Total darf zusätzlich in Fremdwährung stehen, oder beide Währungen erscheinen in zwei Kolonnen. Sind Einzelleistungen und Total in Fremdwährung ausgewiesen, gilt die Rechnung als in Fremdwährung ausgestellt, auch wenn das Total ergänzend in Franken steht.

Massgebend ist der Zeitpunkt der Entstehung der Steuerforderung. Bei Abrechnung nach vereinbarten Entgelten entsteht die Umsatzsteuerschuld mit der Rechnungsstellung, bei vereinnahmten Entgelten mit der Vereinnahmung (Art. 40 MWSTG). Eine Offerte löst noch keine Steuerforderung aus. Teilrechnungen und Vorauszahlungen sind eigene Zeitpunkte.

Als Kurs wählen Sie den von der ESTV publizierten Monatsmittelkurs oder den Devisen-Tageskurs (Verkauf). Die ESTV gibt die Monatsmittelkurse jeweils am 25. des Vormonats bekannt. Konzerne dürfen ihren Konzernumrechnungskurs verwenden. Bei Gutschriften zählt das Datum der Gutschrift. Für die Vorsteuer auf Lieferantenrechnungen in Fremdwährung gilt dasselbe (Art. 58 MWSTV). Bei der Einfuhr von Waren rechnet der Zoll nach einer eigenen Regel (Art. 54 Abs. 5 MWSTG).

Rechenbeispiel

Die Muster Haustechnik AG stellt der Beispiel AG eine Rechnung über EUR 5'000.00 netto, zuzüglich 8,1 Prozent MWST von EUR 405.00. Der Beispielkurs beträgt 0.9500 Franken je Euro (kein aktueller Kurs).

• Für die MWST-Abrechnung: Umsatz EUR 5'000.00 × 0.9500 = CHF 4'750.00, Steuer EUR 405.00 × 0.9500 = CHF 384.75.
• Der Kunde zahlt EUR 5'405.00. Die Bank schreibt zum Kurs 0.9400 CHF 5'080.70 gut. Gebucht war die Rechnung mit CHF 5'134.75.
• Die Differenz von CHF 54.05 bucht bexio bei der Zahlung als Kursverlust.

Kursdifferenzen und Jahresabschluss

Realisierte Kursgewinne und -verluste verbucht bexio bei der Zahlung. Offene Fremdwährungsposten und Fremdwährungskonten bewerten Sie zum Jahresende von Hand, etwa über eine manuelle Buchung. Die Hilfe empfiehlt dafür den Monatsmittelkurs und warnt: Bewerten Sie ein Debitorenkonto manuell, kann beim späteren Zahlungseingang eine zweite Kursdifferenz entstehen. Stimmen Sie das mit Ihrem Treuhänder ab, siehe Jahresabschluss vorbereiten: Checkliste für KMU.

Grenzen in bexio

• bexio bucht alle Rechnungen auf das Debitorenkonto 1100, unabhängig von der Währung. Getrennte Debitorenkonten je Währung sind derzeit nicht möglich.
• Ist die Standardwährung nicht CHF, kann bexio das MWST-Formular laut Hilfe nicht korrekt ausweisen. Klären Sie das mit Ihrem Treuhänder, siehe MWST-Abrechnung mit bexio vorbereiten.
• Zahlungsaufträge in Fremdwährung kann die Bank ablehnen. Prüfen Sie sie im E-Banking.
• Weicht beim Bankabgleich die Währung der Transaktion von der des Dokuments ab, geben Sie den Kurs manuell an.
• Die Gesamtsumme in der Dokumentenliste rechnet bexio mit dem Standardkurs aus den Grundeinstellungen, nicht mit dem Kurs im Dokument.
• bexio erzeugt keinen QR-Code für andere Währungen als CHF und EUR, auch nicht bei einer IBAN in CHF. Auch die SIX-Richtlinien lassen nur CHF und EUR zu. Mehr dazu in QR-Rechnung: was KMU wissen müssen.

Offerten in Fremdwährung

• Nennen Sie Währung und Preisbasis klar, auch ob netto oder brutto. Auf einer Rechnung in Fremdwährung steht der Steuerbetrag in dieser Währung, wie die Beispiele der ESTV zeigen.
• Soll der Kunde in der Fremdwährung zahlen, vereinbaren Sie das ausdrücklich, etwa mit «zahlbar effektiv in EUR». Sonst darf er nach Art. 84 Abs. 2 OR in Franken zum Kurs bei Verfall zahlen.
• Befristen Sie die Offerte, damit das Kursrisiko begrenzt bleibt, siehe Gültigkeit und Status von Offerten in bexio im Griff.
• Prüfen Sie nach dem Umwandeln in Auftrag oder Rechnung Währung und Kurs. Für die MWST zählt der Zeitpunkt der Steuerforderung, nicht der Kurs der Offerte.
• Bieten Sie Privatpersonen Waren zum Kauf an, ist der tatsächlich zu zahlende Preis in Schweizerfranken bekanntzugeben (Art. 3 Abs. 1 PBV).

Häufige Fragen

Welchen Kurs soll ich verwenden?

Entweder den Monatsmittelkurs der ESTV oder den Devisen-Tageskurs (Verkauf). Entscheiden Sie sich für ein Verfahren und behalten Sie es mindestens eine Steuerperiode bei (Art. 45 Abs. 5 MWSTV).

Kann ich die Buchhaltung in Euro führen?

Das Gesetz erlaubt die Landeswährung oder die für die Geschäftstätigkeit wesentliche Währung (Art. 957a Abs. 4 OR). bexio kann bei einer anderen Standardwährung als CHF das MWST-Formular nicht korrekt ausweisen. Sprechen Sie vorher mit Ihrem Treuhänder.

Kann ich eine QR-Rechnung in US-Dollar stellen?

Nein. bexio erzeugt den QR-Code nur für CHF und EUR.

Fazit

Fremdwährungen sind in bexio gut abbildbar, wenn Kursverfahren, Dokumentwährung und Zahlungsbedingungen zusammenpassen. Für die MWST zählt der Zeitpunkt der Steuerforderung, nicht der Kurs der Offerte. Vereinbaren Sie in der Offerte, in welcher Währung gezahlt wird, und bewerten Sie offene Posten zum Jahresende gemeinsam mit Ihrem Treuhänder.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.