Soll-Haben-Differenz in bexio: was sie bedeutet

Die Soll-Haben-Differenz zeigt, dass die Summen der Soll- und der Haben-Buchungen in Ihrer Buchhaltung nicht übereinstimmen. bexio prüft das automatisch und weist die Differenz in der Checkliste zum Jahresabschluss aus. Kontrollieren Sie zuerst die vier Abschluss- und Eröffnungskonten 9000, 9100, 9101 und 9900. Laut bexio-Hilfe müssen sie ausgeglichen sein. Prüfen Sie danach die Erfolgsbuchung und das Journal.

Symptome erkennen

Sie sehen die Prüfung bei den Jahresendarbeiten unter «Buchhaltung» → «Jahresabschluss» → «Geschäftsjahr abschliessen». Dort prüft bexio, ob Ihre Konten eine Soll-Haben-Differenz aufweisen, ob die Erfolgsverbuchung erfolgt ist, ob die Abschlusskonten ausgeglichen sind und ob alle MWST-Perioden als abgerechnet markiert wurden.

Die Hilfe erklärt die Meldung knapp. Die folgenden Prüfwege sind daher Vorgehensweisen zur Eingrenzung, keine Diagnose von bexio.

Ursachen und Lösungen als Prüfschritte

1. Rechte und Zeitraum verstehen

Zum Abschliessen eines Geschäftsjahres brauchen Sie das Recht «Buchhaltung - Geschäftsjahre». Fehlt es, wenden Sie sich an Ihren Superadmin. Die Soll-Haben-Differenz umfasst laut Hilfe alle Buchungen seit Beginn der Nutzung. Eine Ursache kann also in einem früheren Jahr liegen. Das Journal zeigt alle Buchungen, die je in bexio getätigt wurden.

2. Abschluss- und Eröffnungskonten kontrollieren

Folgende Konten müssen ausgeglichen sein, also Saldo 0 haben:

• Konto 9000 Erfolgsrechnung
• Konto 9100 Eröffnungsbilanz
• Konto 9101 Schlussbilanz
• Konto 9900 Korrekturen

Im Soll und im Haben müssen die Beträge gleich gross sein. Öffnen Sie dazu das Kontenblatt des jeweiligen Kontos und prüfen Sie den Schlusssaldo.

3. Erfolgsbuchung prüfen

Damit ein Geschäftsjahr abgeschlossen werden kann, muss der Erfolg (Gewinn oder Verlust) mit einer manuellen Buchung verbucht sein. bexio empfiehlt, sie mit Ihrem Treuhänder über das Konto 9200 zu erfassen, per 31.12. des Jahres, unter «Buchhaltung» → «Manuelle Buchung». Zwei Bedingungen müssen gelten:

• Die Summe der Aktiven entspricht der Summe der Passiven.
• Die Summe der Ertragskonten entspricht der Summe der Aufwandskonten.

Vor der Erfolgsbuchung steht der Gewinn auf der einen Seite der Bilanz. Erst die Buchung gleicht beide Seiten aus.

4. Das Journal nach der Ursache durchsuchen

Im Journal filtern Sie nach Buchungsart: alle Buchungen, nur manuelle, Debitoren, Kreditoren, Aufwendungen, Eröffnungsbuchungen oder Lohnbuchungen. Über das Filtersymbol grenzen Sie Buchungsperiode, Kontengruppe und Konto ein. Die Suchfunktion findet Buchungen zu Beschreibung, Referenz oder Betrag, auch jahresübergreifend. Für die Analyse in Ruhe exportieren Sie das Journal als Excel-Datei. Das ist zugleich eine Sicherung des Ausgangsstands, bevor Sie etwas ändern.

Suchen Sie auffällige Zeilen: manuelle Buchungen mit ungewöhnlichem Betrag, einseitig wirkende Eröffnungsbuchungen oder Buchungen im falschen Jahr. Für manuelle Sammelbuchungen gilt: Sie lassen sich erst speichern, wenn Total Soll und Total Haben ausgeglichen sind.

5. Saldovortrag und Eröffnungsbuchungen prüfen

Der provisorische Saldovortrag überträgt die Schlussbestände der Bilanzkonten ins neue Jahr. Bei Aktivkonten bucht bexio Aktivkonto an Eröffnungsbilanz, bei Passivkonten Eröffnungsbilanz an Passivkonto. Im Journal und im Kontenblatt sind diese Buchungen als «provisorischer Saldovortrag» gekennzeichnet.

Buchen Sie nach dem Vortrag noch im Vorjahr, können Sie die Saldi erneut vortragen. Beim definitiven Jahresabschluss werden alle Bilanzkonten erneut vorgetragen. bexio empfiehlt ausserdem, vor dem provisorischen Übertrag den Gewinn oder Verlust provisorisch zu verbuchen. Sonst wird der Gewinn vorgetragen und zum Gewinn des Folgejahres addiert. Einzelne Konten lassen sich nicht separat vortragen, dafür dienen manuelle Buchungen im neuen Jahr.

6. Fehlerhafte Buchungen korrigieren

Was Sie tun können, hängt von der Buchungsart ab:

Löschen Sie eine manuelle Buchung über das Papierkorb-Symbol, werden alle Einträge in der Finanzbuchhaltung gelöscht. bexio erstellt keine Umkehrbuchungen. Exportieren Sie deshalb vorher das Journal und besprechen Sie Korrekturen in abgeschlossenen Perioden mit Ihrem Treuhänder. Allgemeine Grundsätze zum Korrigieren erklärt Fehler in der Buchhaltung korrigieren.

Wann der bexio-Support weiterhilft

Sind die Abschlusskonten ausgeglichen, die Erfolgsbuchung ist erfasst und die Differenz bleibt, wenden Sie sich an den Support. Legen Sie den Journal-Export und einen Screenshot der Checkliste bei. Welche Buchungssätze richtig sind, beantwortet der Support nach eigener Aussage nicht, weil er keinen buchhalterischen Support anbietet. Das klären Sie mit Ihrem Treuhänder: Zusammenarbeit mit dem Treuhänder in bexio. Taucht beim Abschluss stattdessen die Meldung zu älteren Geschäftsjahren auf, lesen Sie Meldung «ältere Geschäftsjahre mit Buchungen».

Häufige Fragen

Kann ich das Geschäftsjahr trotz Differenz abschliessen?

Nein. Der Button «Geschäftsjahr abschliessen» wird laut Hilfe erst aktiv, wenn die gesamte Checkliste grüne Häkchen zeigt. Mit dem Abschluss wird das Jahr gesperrt, danach sind keine Buchungen mehr möglich.

Warum wirkt sich ein Fehler aus einem früheren Jahr aus?

Weil das Total den gesamten Nutzungszeitraum seit Start umfasst. Prüfen Sie im Journal auch frühere Jahre.

Kann ich ein abgeschlossenes Jahr wieder öffnen?

Ja, mit dem Recht «Buchhaltung - Geschäftsjahre». Die Hilfe beschreibt das Wiederöffnen in einem eigenen Beitrag.

Fazit

Die Soll-Haben-Differenz ist ein Prüfergebnis der Jahresendarbeiten, kein eigener Fehler. Prüfen Sie zuerst die Abschlusskonten und die Erfolgsbuchung, dann das Journal und den Saldovortrag. Sichern Sie vor jeder Änderung das Journal und korrigieren Sie je nach Buchungsart. Bei Buchungssätzen und Abschlussfragen hilft Ihr Treuhänder.