Meldung zu älteren Geschäftsjahren mit Buchungen

Die Meldung ist ein Schutz und kein Fehler: Vor dem aktuellen Geschäftsjahr müssen frühere Jahre abgeschlossen sein. Stehen ältere Jahre noch auf «Offen» oder «Gesperrt», schliessen Sie sie zuerst ab, und zwar in aufsteigender Reihenfolge, das älteste zuerst. Danach lässt sich das gewünschte Jahr abschliessen.

Symptome erkennen

Die Meldung erscheint, wenn Sie ein Geschäftsjahr abschliessen möchten, aber ältere Jahre noch nicht abgeschlossen sind. Mögliche Situationen:

• Der Button «Geschäftsjahr abschliessen» führt zur Meldung statt zum Abschluss.
• Sie haben ein Jahr früher nur gesperrt, aber nie definitiv abgeschlossen.
• In der Liste der Geschäftsjahre taucht ein Jahr auf, das Sie nicht erwartet haben.
• Ein Treuhänder oder Vorgänger hat ein älteres Jahr offen gelassen.

Was die Status bedeuten

Die Regel von bexio: Das älteste offene Jahr wird zuerst gesperrt oder geschlossen, und beim Entsperren oder Öffnen beginnen Sie mit dem neuesten gesperrten oder geschlossenen Jahr.

Ursachen und Lösungen in Prüfschritten

1. Statusübersicht öffnen. Unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Buchhaltung» → «Geschäftsjahr ändern» sehen Sie alle Geschäftsjahre mit ihrem Status. Die Historie zeigt, wer welche Statusänderung vorgenommen hat.
2. Ältestes offenes Jahr bestimmen. Suchen Sie das früheste Jahr, das auf «Offen» oder «Gesperrt» steht. Hier beginnen Sie, nicht beim Jahr, das Sie eigentlich abschliessen wollten.
3. Berechtigung prüfen. Für das Abschliessen und Öffnen brauchen Sie das Benutzerrecht «Buchhaltung - Geschäftsjahre». Fehlt es, bitten Sie den Superadmin darum. Wo Sie Rechte prüfen, steht in Menü oder Daten fehlen: Benutzerrechte prüfen.
4. Checkliste durcharbeiten. Unter «Buchhaltung» → «Jahresabschluss» → «Geschäftsjahr abschliessen» finden Sie die Checkliste der Jahresendarbeiten. Sie prüft, ob eine Soll-Haben-Differenz besteht, ob die Erfolgsverbuchung erledigt ist und ob die Abschlusskonten ausgeglichen sind. Ausserdem müssen alle MWST-Perioden als abgerechnet markiert sein, und Sie bestätigen von Hand, dass die Umsatzabstimmung erfolgt ist. Sind alle Häkchen grün, wird der Button «Geschäftsjahr abschliessen» aktiv. Der Ablauf im Detail steht in Jahresabschluss in bexio durchführen.
5. Jahr für Jahr abschliessen. Schliessen Sie zuerst das älteste Jahr ab, dann das nächste und so weiter bis zum gewünschten Jahr. Nach dem Abschluss lassen sich in diesem Jahr keine Buchungen mehr erfassen.
6. Ergebnis kontrollieren. Prüfen Sie in der Statusübersicht, dass alle älteren Jahre geschlossen sind, und wiederholen Sie den Abschluss des gewünschten Jahres.

Wenn im alten Jahr unerwartete Buchungen liegen

Die Meldung nennt «ältere Geschäftsjahre, die Buchungen enthalten». Manchmal stammen diese Buchungen nicht aus echten Vorjahren. bexio legt laut Hilfe automatisch ein neues Geschäftsjahr an, sobald eine Buchung in einer noch nicht vorhandenen Rechnungsperiode entsteht. Ein Tippfehler im Datum eines Belegs kann deshalb ein zusätzliches, altes Jahr erzeugen. So gehen Sie vor:

1. Öffnen Sie das Journal und filtern Sie die Buchungsperiode auf das fragliche Jahr. Das Journal zeigt alle Buchungen, auch Systembuchungen, und lässt sich nach Buchungsperiode, Konto und weiteren Kriterien filtern.
2. Sehen Sie nach, welche Belege oder Buchungen dahinterstehen. Bei automatischen Buchungen führt die Referenz zum Dokument.
3. Gehört die Buchung wirklich in dieses Jahr, schliessen Sie das Jahr wie oben ab. Ist das Datum falsch, korrigieren Sie es nach den Regeln aus Fehler in der Buchhaltung korrigieren. Das ist nur möglich, solange das betroffene Jahr nicht gesperrt oder geschlossen ist.

Beachten Sie auch den provisorischen Saldovortrag: Er überträgt die Bilanzkonten ins Folgejahr, solange das Vorjahr noch nicht definitiv abgeschlossen ist. Nach einer Buchung im Vorjahr können Sie die Saldi erneut vortragen.

Wann der bexio-Support weiterhilft

Zwei Fälle erledigen Sie nicht selbst:

• Soll ein geschlossenes Jahr wieder geöffnet werden und wurde das erste, bereits gesperrte Geschäftsjahr mit dem Buchhaltungsassistenten erstellt, wenden Sie sich laut Hilfe an den Support. bexio schaltet den Assistenten dafür manuell frei.
• Definitiv abgeschlossene MWST-Perioden öffnet nur der Support. Nennen Sie Firmenname, Periode und was geöffnet werden soll. Schliessen Sie die Periode nach der Korrektur wieder.

Wollen Sie ein bereits geschlossenes Jahr wieder öffnen, lesen Sie Jahresabschluss rückgängig machen.

Häufige Fragen

Muss ich ältere Jahre wirklich abschliessen?

Für das Abschliessen des aktuellen Jahres in bexio ja. Die Meldung weist darauf hin, dass frühere Jahre vorher abgeschlossen sein müssen. Der Geschäftsbericht ist nach Art. 958 Abs. 3 OR innerhalb von sechs Monaten nach Ablauf des Geschäftsjahres zu erstellen.

Was ist der Unterschied zwischen Sperren und Abschliessen?

Beim Sperren entstehen keine weiteren Buchungen, und es werden keine automatischen Saldovorträge gebucht. Das Abschliessen ist der definitive Jahresabschluss mit der Checkliste. Ein gesperrtes Jahr lässt sich wieder entsperren, ein geschlossenes wieder öffnen.

Welches Jahr entsperre oder öffne ich zuerst?

Das neueste gesperrte oder geschlossene. Beim Abschliessen dagegen beginnen Sie mit dem ältesten offenen.

Fazit

Die Meldung verlangt eine feste Reihenfolge: Ältere Geschäftsjahre werden zuerst abgeschlossen, das älteste voran. Prüfen Sie Statusübersicht, Berechtigung und Checkliste und kontrollieren Sie im Journal, ob alte Jahre unbeabsichtigt Buchungen enthalten. Abschlüsse sind buchhalterisch folgenreich, klären Sie sie im Zweifel mit Ihrem Treuhänder.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.