Fehler in der Buchhaltung korrigieren

Ein falsches Buchungskonto auf einer bezahlten Kundenrechnung oder einer freigegebenen Lieferantenrechnung korrigieren Sie in bexio direkt über «Buchungskonten ändern» beziehungsweise «Buchungskonto ändern», ohne den Beleg zurückzusetzen. Voraussetzung ist, dass Geschäftsjahr und MWST-Periode noch offen sind. Betrag, Positionen oder Kundendaten einer bezahlten Rechnung lassen sich dagegen nicht mehr ändern.

Symptome erkennen

Ursachen und Lösungen in Prüfschritten

1. Buchung im Journal finden. Das Journal erreichen Sie über «Buchhaltung» → «Berichte» → «Journal». Mit der Lupe suchen Sie nach Beschreibung, Referenz oder Betrag. Bei automatischen Buchungen führt die Referenz zum Dokument.
2. Periode und Jahr prüfen. Die Konto-Änderung bei bezahlten Rechnungen verlangt ein offenes Geschäftsjahr und eine offene MWST-Periode. In einem gesperrten Geschäftsjahr werden bestehende Buchungen nicht verändert. Entsperren oder öffnen Sie in der richtigen Reihenfolge, wie weiter unten beschrieben.
3. Korrekturweg nach Belegart wählen. Das erklären die Abschnitte unten.
4. Ergebnis kontrollieren. Öffnen Sie das Journal erneut und prüfen Sie Konto, Betrag und MWST-Code. Bei Kundenrechnungen zeigt der Rechnungsverlauf, welcher Benutzer die Erlöskonten wann geändert hat.
5. MWST kontrollieren. Das MWST-Journal listet jede steuerrelevante Buchung pro Ziffer auf und dient als Nachweis der deklarierten Werte. Rechnen Sie bei Konto-Änderungen mit MWST-Relevanz die Ziffern nach.

Je nach Beleg anders korrigieren

Kundenrechnung. Im Status «Entwurf» können Sie alles bearbeiten. Offene oder überfällige Rechnungen ohne erfasste Zahlung setzen Sie mit «Rechnung erneut bearbeiten» zurück auf «Entwurf». Bei «Teilweise bezahlt» oder «Bezahlt» sind Beträge, Positionen und Kundeninformationen laut Hilfe aus rechtlichen und buchhalterischen Gründen nicht mehr änderbar. Das Buchungskonto korrigieren Sie über die Schaltfläche «Buchungskonten ändern». Wählen Sie das neue Konto je Position und speichern Sie. Die Änderung erscheint automatisch in Rechnung und Journal. Benötigt wird das Benutzerrecht «Rechnung bearbeiten». Eine mit der Rechnung verrechnete Gutschrift ist nicht betroffen, deren Erlöskonten ändern Sie separat. Wie Sie eine Gutschrift erstellen, ist ein eigenes Thema.

Lieferantenrechnung. Für Rechnungen, die nicht auf «Entwurf» oder «Offen» stehen, gibt es die Aktion «Buchungskonto ändern». Im Fenster wählen Sie je Einzelposition ein neues Konto aus allen Konten, die für Lieferantenrechnungen zur Verfügung stehen. Das lässt sich bei Bedarf wiederholen. Einschränkungen nennt die Hilfe ausdrücklich:

• Haben mehrere Positionen dasselbe Buchhaltungskonto und denselben Steuersatz, ist die Funktion nicht verfügbar.
• Auch für eine Änderung des Steuersatzes muss die Rechnung wieder auf «Entwurf» stehen.
• Ist die Rechnung in einer abgeschlossenen MWST-Periode und einem abgeschlossenen Geschäftsjahr gebucht, ist die Änderung nicht möglich.

Steht die Rechnung auf «Offen», setzen Sie sie auf «Entwurf». Für Inhaltsänderungen an einer bezahlten Lieferantenrechnung löschen Sie zuerst die verbuchte Zahlung unter «Zahlungen» beziehungsweise setzen den Abgleich zurück. Danach lässt sich der Beleg auf «Entwurf» stellen. Mehr zum Zusammenspiel von Löschen und Korrigieren steht in Lieferantenrechnung löschen oder korrigieren.

Aufwendung. Steht eine Aufwendung auf «Erledigt», setzen Sie sie mit «Auf Entwurf zurücksetzen» zurück. Dabei wird die Buchung aus dem Journal entfernt. Weicht die Anzeige der Aufwendung nach dem Bankabgleich von Ihren Angaben ab, gilt in der Buchhaltung laut Hilfe weiterhin das ursprüngliche Datum mit dem ursprünglichen Bankkonto. Möchten Sie die Anzeige korrigieren, lösen Sie zuerst die Verknüpfung der Transaktion im Banking. Dann setzen Sie die Aufwendung auf «Entwurf», prüfen Datum und Bankkonto, korrigieren sie und stellen die Aufwendung wieder auf «Erledigt». Die Transaktion lässt sich danach abgleichen oder ignorieren.

Manuelle Buchung und Bankbuchung. Eine manuelle Buchung bearbeiten Sie im Journal mit dem Bleistift-Symbol. Eine durch Abgleich entstandene Bankbuchung setzen Sie mit «Abgleich rückgängig machen» zurück und gleichen danach neu ab. Bei Kundenkonto- und Eröffnungsbuchungen, die sich nicht bearbeiten lassen, gleichen Sie den Fehler mit einer Gegenbuchung aus. Wann Löschen statt Korrigieren sinnvoll ist, erklärt Belege, Transaktionen und Buchungen löschen.

Wenn die Periode oder das Jahr geschlossen ist

Ein gesperrtes Geschäftsjahr entsperren Sie, ein geschlossenes öffnen Sie. Dafür brauchen Sie das Benutzerrecht «Buchhaltung - Geschäftsjahre». Beim Entsperren und Öffnen beginnen Sie mit dem neuesten gesperrten oder geschlossenen Jahr. Das Öffnen erlaubt Nachtragsbuchungen und einen erneuten Jahresabschluss, siehe Jahresabschluss rückgängig machen.

Definitiv abgeschlossene MWST-Perioden öffnet nur der bexio-Support. Schreiben Sie ihm, um welches Unternehmen, welche Periode und welche Öffnung es geht, zum Beispiel Q1/2022. bexio öffnet zuerst das neueste als abgerechnet markierte Quartal. Weil die Quartale beim Öffnen neu berechnet werden, können sich Zahlen auf Formularen und Journalen verändern. Speichern Sie MWST-Formulare und Journale deshalb vorher ab. Ändern sich die Zahlen, müssten Sie laut bexio eine Korrektur bei der ESTV einreichen. Nach der Korrektur schliessen Sie Periode, Geschäftsjahr oder Assistent wieder. Für Änderungen durch die Wiederöffnung sind Sie selbst verantwortlich.

Folgen für die Buchhaltung und die MWST

Die Buchführung braucht den Belegnachweis und muss nachprüfbar sein (Art. 957a OR). Die Geschäftsbücher dürfen nach Art. 3 GeBüV nicht geändert werden können, ohne dass sich das feststellen lässt. Nutzen Sie darum die Funktionen, die Änderungen im Verlauf festhalten, statt Buchungen stillschweigend zu löschen und neu zu erfassen.

Bei der MWST gilt: Mängel, die Sie beim Jahresabschluss feststellen, korrigieren Sie spätestens in der Abrechnung über die Periode, in die der 180. Tag nach Ende des Geschäftsjahres fällt (Art. 72 Abs. 1 MWSTG). Erkannte Mängel früherer Perioden sind nachträglich zu korrigieren, soweit die Steuerforderungen nicht rechtskräftig oder verjährt sind, in der von der ESTV vorgeschriebenen Form. Hinweise zur Abrechnung finden Sie in MWST-Abrechnung stimmt nicht.

Fehler in Lohnabrechnungen folgen eigenen Regeln: Abgeschlossene Abrechnungen sollten laut bexio-Hilfe nicht nachträglich geöffnet werden. Korrekturen werden im nächsten offenen Monat berücksichtigt.

Häufige Fragen

Muss ich beim Ändern des Kontos eine Gegenbuchung machen?

Nein. Bei «Buchungskonten ändern» übernimmt bexio die Änderung in Rechnung und Journal. Eine Gegenbuchung brauchen Sie bei Buchungen, die sich nicht bearbeiten lassen.

Kann ich den Betrag einer bezahlten Rechnung korrigieren?

Nein. Bei Betrag, Positionen oder Kundendaten empfiehlt die Hilfe Stornierung oder Gutschrift. Bei nötigen manuellen Buchungen sollten Sie den Treuhänder beiziehen.

Wie sehe ich, wer ein Konto geändert hat?

Bei Kundenrechnungen zeichnet bexio Änderungen der Erlöskonten automatisch auf. Im Rechnungsverlauf sehen Sie, welcher Benutzer sie wann geändert hat.

Fazit

Klären Sie zuerst, ob nur das Konto, der Inhalt des Belegs oder die Periode falsch ist. Konten lassen sich meist direkt ändern, Inhalte nur nach dem Zurücksetzen auf «Entwurf» oder über Gutschrift und Gegenbuchung. Sind Geschäftsjahre geschlossen, öffnen Sie zuerst das neueste. MWST-Perioden öffnet der bexio-Support.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.