Belege, Transaktionen und Buchungen löschen

Belege löschen Sie in bexio im Status «Entwurf», denn nur dort haben sie noch keine endgültige buchhalterische Existenz. Alles, was schon verbucht, bezahlt oder abgeglichen ist, lösen Sie zuerst in umgekehrter Reihenfolge auf: Abgleich oder Zahlung rückgängig machen, Beleg auf «Entwurf» zurücksetzen, erst dann löschen. Gelöschtes lässt sich in der Regel nicht wiederherstellen.

Symptome erkennen

Die Reihenfolge: von der Zahlung zurück zum Beleg

Wer löscht, arbeitet sich gegen die Richtung der Verbuchung zurück. Dabei bleibt die Banktransaktion bestehen, sie wird nur neu zugeordnet.

1. Klären Sie, ob Löschen nötig ist. Fehlerhafte Konten oder Texte lassen sich oft korrigieren, ohne den Beleg zu löschen. Wie das geht, zeigt Fehler in der Buchhaltung korrigieren.
2. Prüfen Sie den Geschäftsjahr-Status. In einem gesperrten Geschäftsjahr lassen sich bestehende Buchungen nicht verändern. Beim Entsperren oder Öffnen beginnen Sie mit dem neuesten gesperrten oder geschlossenen Geschäftsjahr. Dafür brauchen Sie das Benutzerrecht «Buchhaltung - Geschäftsjahre». Ein geschlossenes Jahr lässt sich öffnen, um Nachtragsbuchungen zu erfassen und den Jahresabschluss erneut durchzuführen. Sprechen Sie das vorher mit Ihrem Treuhänder ab.
3. Machen Sie den Abgleich rückgängig. Im Banking gibt es für verbuchte Transaktionen die Aktionen «Abgleich bearbeiten» und «Abgleich rückgängig». Bei «Abgleich rückgängig» wird der komplette Abgleich entfernt. Haben Sie eine Transaktion auf mehrere Buchungen aufgeteilt, gehen laut Hilfe dabei alle diese Buchungen verloren.
4. Löschen Sie Zahlungen. Bankzahlungen aus bexio löschen Sie über das Drei-Punkte-Menü. Im Dialog «Bankzahlung löschen» bestätigen Sie die Löschung. Zahlungen müssen Sie zusätzlich im E-Banking löschen, denn bexio löscht sie dort nicht automatisch.
5. Setzen Sie den Beleg auf «Entwurf» zurück. Das Vorgehen hängt vom Status ab.
6. Löschen Sie den Beleg. Erst jetzt steht die Löschfunktion zur Verfügung.

Je nach Beleg anders

Lieferantenrechnung. Löschen geht nur im Status «Entwurf», über das Drei-Punkte-Menü neben dem Status. Das Dokument ist danach endgültig weg. Auf «Offen» steht der Pfeil «Auf Entwurf zurückzusetzen» bereit. Bei «Bezahlt» löschen Sie zuerst unter «Zahlungen» die verbuchte Zahlung. Der Status wechselt dann auf «Offen». Bei «Bankzahlung erstellt» löschen Sie den erstellten Zahlungsausgang. Bei «Übermittelt» ist die Zahlung bereits bei der Bank, hier lassen Sie den Status so und gleichen nach der Ausführung ab. bexio rät sogar grundsätzlich davon ab, Lieferantenrechnungen zu löschen, weil der Nummernkreis nicht zurückgesetzt wird und die Nachvollziehbarkeit verloren geht.

Aufwendung. Auch sie lässt sich nur im Status «Entwurf» löschen. Steht sie auf «Erledigt», setzen Sie sie über das Drei-Punkte-Menü mit «Auf Entwurf zurücksetzen» zurück. Dabei verschwindet auch die Buchung aus dem Journal. Eine «Verrechnet» gesetzte Aufwendung geht erst, wenn Sie den Aufwand aus der Rechnung löschen und das Projekt entfernen.

Kundenrechnung. Ein Entwurf lässt sich jederzeit löschen. Offene oder überfällige Rechnungen setzen Sie mit «Rechnung erneut bearbeiten» auf «Entwurf» zurück, wenn keine Zahlung erfasst ist. Abgeschlossene oder bezahlte Rechnungen lassen sich nicht direkt löschen. Wurde die Rechnung bereits an den Kunden gesendet oder eine Zahlung erfasst, empfiehlt die Hilfe, sie mit «Rechnung stornieren» zu stornieren (sofern verfügbar) oder eine Gutschrift zu erstellen. Das Löschen ist unwiderruflich, und die Nummer wird nicht automatisch neu vergeben. Mehr dazu in Dokumente löschen oder stornieren.

Manuelle Buchung. Mit dem Papierkorb-Symbol löschen Sie eine manuelle Buchung. Dadurch werden auch alle Einträge in der Finanzbuchhaltung gelöscht, und es entstehen keine Umkehrbuchungen. Ist nur eine Angabe falsch, bearbeiten Sie die Buchung besser. Kundenkonto- und Eröffnungsbuchungen lassen sich im Journal nicht bearbeiten. Hier empfiehlt die Hilfe eine Gegenbuchung.

Löschen in Kontera

Wer Belege und Transaktionen mit Kontera verarbeitet (siehe Kontera: Belege automatisch verbuchen), findet die Löschfunktion unter «Verarbeiten» → «Belege und Transaktionen». Markieren Sie eine Zeile, öffnen Sie oben die Schaltfläche «Buchung... (x)» und wählen Sie «Löschen». Was passiert, hängt vom Tab ab.

Wichtig: Das Löschen exportierter Buchungen löscht laut Hilfe nicht die Buchungen in Ihrem Buchhaltungssystem. Ein anderer Hilfeartikel besagt, bei API-basierten Integrationen wie bexio könnten exportierte Buchungen ohne Hilfe des Supports nicht mehr gelöscht werden. Die Aussagen passen nicht ganz zusammen, fragen Sie deshalb vor dem Löschen beim Support nach.

Folgen für die Buchhaltung

Die Buchführung muss nach Art. 957a OR den Belegnachweis für die einzelnen Buchungsvorgänge enthalten und nachprüfbar sein. Buchungsbelege sind zehn Jahre aufzubewahren, die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres (Art. 958f OR). Die Geschäftsbücherverordnung verlangt in Art. 3 GeBüV zudem, dass Bücher und Belege nicht geändert werden können, ohne dass sich das feststellen lässt. Dazu passt, dass bexio Entwürfe löschbar hält und verbuchte Vorgänge schützt. Hat ein Vorgang bereits Wirkung in der Buchhaltung entfaltet, korrigieren Sie ihn mit Storno, Gutschrift oder Gegenbuchung. Eine Gegenbuchung hält den Vorgang im Journal sichtbar, ein Löschen entfernt ihn. Sind dafür manuelle Buchungen nötig, empfiehlt bexio ausdrücklich, den Treuhänder beizuziehen.

Wann der bexio-Support weiterhilft

Lässt sich ein Beleg trotz korrekter Reihenfolge nicht zurücksetzen, wenden Sie sich über das Kontaktformular an den bexio-Support. Nennen Sie Belegart, Status, Datum und die Meldung im Wortlaut. Vorher prüfen Sie Geschäftsjahr, MWST-Periode und Benutzerrechte, siehe Menü oder Daten fehlen: Benutzerrechte prüfen.

Häufige Fragen

Kann ich eine gelöschte Lieferantenrechnung wiederherstellen?

Nein. Laut bexio-Hilfe lässt sich das Dokument nach dem endgültigen Löschen nicht mehr wiederherstellen.

Was passiert mit der Banktransaktion, wenn ich den Beleg lösche?

Sie bleibt bestehen. In Kontera steht sie danach wieder zur Verarbeitung bereit. In bexio machen Sie zuerst den Abgleich rückgängig, danach lässt sich die Transaktion neu erfassen.

Kann ich ein Bankkonto mit importierten Transaktionen löschen?

Nein. Sobald Transaktionen importiert wurden, verschwindet der Löschen-Knopf.

Fazit

Löschen Sie in bexio nur Entwürfe und lösen Sie alles andere in umgekehrter Reihenfolge der Verbuchung auf. Prüfen Sie vorher Geschäftsjahr und Rechte und fragen Sie sich, ob eine Korrektur reicht. Bei verbuchten Vorgängen sind Storno, Gutschrift und Gegenbuchung der sichere Weg.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.