Kundendaten in Offerten: Datenschutz in der Praxis

Eine Offerte enthält Personendaten: Name, Adresse, Objektadresse und oft Hinweise zur Wohnsituation. Das Datenschutzgesetz (DSG) erlaubt das, solange Sie nur nötige Angaben verwenden, die Offerte an die richtige Person senden und Daten nur an Dritte weitergeben, die sie für den Auftrag brauchen. Eine Einwilligung des Kunden brauchen Sie dafür in der Regel nicht.

Welche Daten in die Offerte gehören

Der Zweck einer Offerte ist der Vertragsabschluss. Dafür brauchen Sie in der Regel Name und Adresse des Kunden, die Objektadresse, eine Ansprechperson mit Kontaktweg, Offertnummer, Datum und die technischen Angaben zum Objekt. Das DSG verlangt, dass Daten rechtmässig, verhältnismässig und zweckgebunden bearbeitet werden (Art. 6 Abs. 1 bis 3). Für Daten über Vertragspartner im unmittelbaren Zusammenhang mit dem Abschluss eines Vertrags nennt das Gesetz ausdrücklich ein überwiegendes Interesse (Art. 31 Abs. 2 lit. a).

Nicht in die Offerte gehören:

• Zugangscodes, Schlüsselverstecke und Abwesenheiten des Kunden. Solche Hinweise gehören in interne Notizen, nicht in ein PDF, das weitergeleitet wird.
• Namen von Mietern oder Bewohnern, wenn Sie einer Verwaltung offerieren. Die Wohnungsnummer genügt.
• Angaben zu Gesundheit, Familie oder Finanzlage ohne Bezug zum Auftrag.
• Fotos und Pläne, auf denen Personen oder Kennzeichen erkennbar sind.

Besondere Vorsicht gilt bei der Gesundheit. Ein Vermerk wie «Kunde im Rollstuhl» ist eine Angabe zur Gesundheit (Art. 5 lit. c Ziff. 2 DSG). Schreiben Sie stattdessen die technische Anforderung, zum Beispiel «schwellenlose Dusche». Brauchen Sie dennoch gesundheitsbezogene Angaben und ist dafür eine Einwilligung nötig, muss sie ausdrücklich sein (Art. 6 Abs. 7 lit. a DSG). Geben Sie solche Daten Dritten bekannt, ist das eine Persönlichkeitsverletzung (Art. 30 Abs. 2 lit. c DSG). Widerrechtlich ist sie, wenn kein Rechtfertigungsgrund wie die Einwilligung besteht (Art. 31 Abs. 1 DSG).

Sicher versenden

Sie müssen eine dem Risiko angemessene Datensicherheit gewährleisten (Art. 8 DSG). Dazu gehört, dass Unbefugte bei der Bekanntgabe von Personendaten nicht mitlesen können (Art. 3 Abs. 2 lit. c DSV). Der EDÖB empfiehlt in seinem Leitfaden zu den technischen und organisatorischen Massnahmen, Mitteilungen zu verschlüsseln, damit Dritte sie nicht lesen oder verändern können. Auch bexio weist in seiner Datenschutzerklärung darauf hin, dass bei der Übertragung per E-Mail die Gefahr des Zugriffs durch Dritte besteht. Verschlüsseln Sie darum sensible Anhänge oder wählen Sie einen anderen Weg.

Beim Versand aus bexio beachten Sie laut Hilfe:

• Im Versandfenster erscheint automatisch die E-Mail-Adresse des Hauptkontakts. Prüfen Sie sie vor dem Senden, denn veraltete oder falsche Adressen führen zum Fehlversand.
• Pro Versand erreichen Sie bis zu 5 Empfänger und bis zu 4 weitere in Kopie. Nehmen Sie nur Personen auf, die die Offerte brauchen.
• Standardmässig enthält die E-Mail einen Link zum Online-Dokument und das PDF. Der Link bleibt 365 Tage ab Erstellungsdatum des Dokuments zugänglich.
• Dateien, die Sie zum Dokument hochladen und als «Sichtbar» markieren, kann der Kunde über den Link herunterladen. Markieren Sie nur, was er sehen soll.

Den Ablauf zeigt Offerte aus bexio per E-Mail versenden.

Wenn die Offerte an die falsche Person geht

Personendaten, die Unbefugten offengelegt werden, sind eine Verletzung der Datensicherheit (Art. 5 lit. h DSG). So gehen Sie vor:

1. Bitten Sie den Empfänger, die E-Mail samt Anhang zu löschen und das kurz zu bestätigen.
2. Halten Sie den Vorfall schriftlich fest: Was ging wann an wen, welche Daten waren betroffen, was haben Sie getan. Die Verordnung verlangt eine Dokumentation der Verletzungen (Art. 15 Abs. 4 DSV).
3. Beurteilen Sie das Risiko. Melden müssen Sie nur, wenn die Verletzung voraussichtlich zu einem hohen Risiko für die Betroffenen führt (Art. 24 Abs. 1 DSG). Nach dem Leitfaden des EDÖB ist bei Gesundheitsdaten in vielen Fällen von einem hohen Risiko auszugehen, und Daten von Menschen mit Behinderungen können schwere Folgen indizieren. In diesem Fall melden Sie so rasch als möglich über das Meldeportal des EDÖB.
4. Beheben Sie die Ursache, etwa die Adresse im Kontakt oder die E-Mail-Vorlage.

Weitergabe an Dritte

Oft entsteht eine Offerte nicht allein. Sie fragen Lieferanten nach Preisen, binden Subunternehmer ein oder lassen Pläne prüfen. Dabei geben Sie Kundendaten bekannt (Art. 5 lit. e DSG). Beachten Sie:

• Nur das Nötige: Geben Sie weiter, was der Empfänger für seine Aufgabe braucht, etwa Objektadresse und technische Daten. Die Kontaktdaten des Kunden brauchen Lieferanten oft nicht.
• Informieren: Empfänger oder Kategorien von Empfängern gehören in die Datenschutzerklärung (Art. 19 Abs. 2 lit. c DSG). Ein kurzer Satz im Fusstext der Offerte verweist darauf, zum Beispiel: «Wir bearbeiten Ihre Angaben, um diese Offerte zu erstellen und den Auftrag abzuwickeln. Soweit nötig, geben wir sie an beteiligte Handwerker und Lieferanten weiter. Mehr dazu in unserer Datenschutzerklärung.» Kopf- und Fusstexte passen Sie in bexio in den Dokumenteinstellungen an, bei einem einzelnen Dokument auch nachträglich im Tab «Texte».
• Dienstleister: Bearbeiten Dritte in Ihrem Auftrag Daten, etwa Softwareanbieter oder IT-Partner, regeln Sie das vertraglich (Art. 9 DSG). Bei Datenflüssen ins Ausland gelten zusätzliche Regeln (Art. 16 und 17 DSG). Wie Sie das bei automatisierten Abläufen prüfen, steht in Automatisierung und Datenschutz: worauf KMU achten müssen.
• Besonders schützenswerte Daten: Geben Sie diese nur mit Rechtfertigung weiter, wie oben beschrieben.

Aufbewahren und löschen

Wie lange Sie Offerten aufbewahren, hängt davon ab, ob sie angenommen wurden. Für angenommene Offerten gilt meist die Aufbewahrungspflicht für Belege, für abgelehnte legen Sie eine eigene Frist fest. Die Regeln beschreibt Offerten aufbewahren: wie lange und wie. Die allgemeinen Pflichten für Ihre Kundendatei erklärt Datenschutz im Kundenstamm: was das nDSG von KMU verlangt.

Checkliste vor dem Versand

1. Stehen nur nötige Angaben in Offerte und Anhängen?
2. Fehlen Gesundheits-, Sicherheits- und Zugangsangaben?
3. Stimmen Empfänger und Kopie?
4. Sind nur gewollte Dateien als «Sichtbar» markiert?
5. Verweist der Fusstext auf die Datenschutzerklärung?
6. Wissen Sie, an wen Sie Daten weitergeben und warum?

efatto, der digitale Innendienst für bexio, erstellt Offerten und Kontakte per Sprachnachricht als Entwurf in Ihrem bexio. Sie prüfen und geben frei. Angaben zu Datenschutz und Betrieb finden Sie unter Sicherheit. Demo anfragen

Häufige Fragen

Brauche ich die Einwilligung des Kunden, um ihm eine Offerte zu schicken?

In der Regel nicht. Für Daten über Vertragspartner im unmittelbaren Zusammenhang mit dem Abschluss eines Vertrags nennt das Gesetz ein überwiegendes Interesse (Art. 31 Abs. 2 lit. a DSG). Sie müssen aber die Grundsätze einhalten und den Kunden informieren.

Muss in jede Offerte ein Datenschutzhinweis?

Die Informationspflicht gilt (Art. 19 DSG). Sie entfällt, soweit der Kunde die Informationen bereits hat (Art. 20 Abs. 1 lit. a DSG). Üblich ist ein kurzer Verweis im Fusstext auf die Datenschutzerklärung. Der EDÖB beschreibt, was darin stehen sollte.

Ist ein Fehlversand immer meldepflichtig?

Nein. Meldepflichtig ist nur eine Verletzung der Datensicherheit, die voraussichtlich zu einem hohen Risiko führt (Art. 24 Abs. 1 DSG). Halten Sie jeden Vorfall trotzdem schriftlich fest.

Fazit

Datenschutz in der Offerte heisst: nur nötige Angaben, der richtige Empfänger, gezielte Weitergabe und eine klare Frist zum Löschen. Mit einem festen Fusstext, einer kurzen Checkliste vor dem Versand und einem Ablauf für den Fehlversand sind Sie gut aufgestellt.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.