Rechtsform ändern: was in bexio zu tun ist

Wechseln Sie die Rechtsform, empfiehlt bexio ein neues bexio-Konto. Der Grund: Kontenplan, Firmenname, Steuerpflicht und Buchführungspflicht hängen an der Rechtsform und lassen sich im bestehenden Konto nur schwer sauber nachziehen. Das alte Konto schliessen Sie mit der alten Rechtsform ab, Kontakte und Produkte nehmen Sie per Export und Import mit, und die Startwerte der neuen Firma tragen Sie über den Buchhaltungsassistenten ein.

Warum bexio ein neues Konto empfiehlt

Die bexio-Hilfe nennt drei Gründe:

• Der Kontenplan hängt an der Rechtsform. Vor allem das Eigenkapital sieht bei Einzelfirma, GmbH und AG verschieden aus. Nach dem Wechsel muss der Kontenplan angepasst werden.
• Die Rechtsform bestimmt Merkmale des Unternehmens. Rechtsfähigkeit, Steuerpflicht, Buchführungspflicht, Gewinnverwendung und Firmenname können sich ändern, etwa bei einem Wechsel von der Einzelunternehmung zur GmbH.
• Abschlüsse sollen unverändert bleiben. Jahresabschluss und MWST der alten Rechtsform sollten nicht mehr verändert werden.

Die Daten des bestehenden Kontos sind laut Hilfe tief mit der bisherigen Rechtsform verwoben. Eine fehlerfreie Anpassung im Nachhinein ist deshalb sehr aufwendig.

So gehen Sie mit einem neuen Konto vor

1. Mit dem Treuhänder abstimmen: Klären Sie Stichtag, Abschlüsse und die steuerliche Seite, bevor Sie in bexio etwas ändern.
2. Altes Konto abschliessen: Erfassen Sie alle Buchungen bis zum Stichtag, rechnen Sie die MWST ab und schliessen Sie das Geschäftsjahr. Wie das geht, zeigt Jahresabschluss in bexio durchführen.
3. Neue Firma erstellen: Klicken Sie oben links auf die drei horizontalen Striche neben Ihrem Logo und wählen Sie «Neue Firma erstellen». Registrieren Sie die Firma mit der neuen Rechtsform. Das neue Konto läuft automatisch 30 Tage in einer Testphase.
4. Daten aus dem alten Konto sichern: Exportieren Sie Kontakte, Produkte, Verkaufsdokumente, Journal, Kontenblätter sowie Bilanz und Erfolgsrechnung. Die Anleitung steht in Daten sichern und exportieren.
5. Kontakte und Produkte importieren: Beide lassen sich im neuen Konto wieder einlesen. Beim Kontaktimport gleicht bexio nach Kontaktnummern ab. Hat das neue Konto bereits Kontakte, die Sie nicht überschreiben wollen, entfernen Sie die Nummern aus der Importdatei.
6. Buchhaltung einrichten: Öffnen Sie im neuen Konto «Buchhaltung» → «Buchhaltung einrichten». Der Assistent führt in acht Schritten durch Zahlkonten, Steuersätze, Kontenplan, Startdatum, offene Posten sowie Bilanz und Erfolgsrechnung. Die Vermögensübertragung in eine neue GmbH oder AG kann laut Hilfe über den Buchhaltungsassistenten übernommen werden. Wählen Sie beim Kontenplan die Vorlage, die zur neuen Rechtsform passt.
7. Einstellungen und Vorlagen neu aufsetzen: Die Dokumentvorlage für Angebote und Rechnungen und alle früheren Einstellungen müssen Sie erneut vornehmen.
8. Altes Konto schliessen: Erst nach dem vollständigen Export. Bei Hilfe zum Export und Schliessen unterstützt der bexio-Support. Wie Sie das neue Konto aufbauen, zeigt Buchhaltung in bexio eröffnen.

Was bei MWST und Handelsregister zu beachten ist

Das Handelsregister und die Gründung der neuen Gesellschaft liegen ausserhalb von bexio. Für die Buchhaltung sind diese Punkte wichtig:

• Neue MWST-Nummer: Wer mehrwertsteuerpflichtig wird, muss sich innert 30 Tagen nach Beginn der Steuerpflicht bei der ESTV anmelden und erhält eine nicht übertragbare Nummer (Art. 66 Abs. 1 MWSTG). Die MWST-Nummer richten Sie in bexio unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Buchhaltung» → «Grundeinstellungen MWST» ein. Die UST-ID-Nr. hinterlegen Sie im Firmenprofil.
• Übertragung des Geschäfts: Wer ein Unternehmen übernimmt, tritt in die steuerlichen Rechte und Pflichten des Rechtsvorgängers ein (Art. 16 Abs. 2 MWSTG). Bei der Übertragung von Vermögen im Rahmen einer Gründung oder Umstrukturierung ist das Meldeverfahren zu beachten. Es ist obligatorisch, wenn die Steuer auf dem Veräusserungspreis CHF 10'000.00 übersteigt oder die Übertragung an eine eng verbundene Person erfolgt. Die Meldung erfolgt in der ordentlichen Abrechnung (Art. 38 MWSTG). Die ESTV setzt für das obligatorische Verfahren voraus, dass beide Parteien im MWST-Register eingetragen sind (MWST-Info 11). Ob das auf Ihren Fall passt, prüft Ihr Treuhänder.
• Aufbewahrung: Geschäftsbücher und Buchungsbelege sind zehn Jahre aufzubewahren, ab Ablauf des Geschäftsjahres. Elektronisch ist das zulässig, wenn die Übereinstimmung mit den Geschäftsvorfällen gewährleistet ist und die Unterlagen jederzeit lesbar gemacht werden können (Art. 958f Abs. 3 OR). Für die MWST gilt eine Aufbewahrung bis zur absoluten Verjährung (Art. 70 Abs. 2 MWSTG). Mehr dazu in Aufbewahrungspflicht für Geschäftsunterlagen.

Die Alternative: im bestehenden Konto weiterarbeiten

bexio lässt Ihnen die Wahl. Sie können die Umwandlung auch im bestehenden Konto vollziehen, sollten aber die Folgen kennen:

1. Öffnen Sie «Einstellungen» → «Firmenprofil» und ändern Sie die «Rechtsform».
2. bexio aktualisiert den verknüpften Firmennamen sofort. Bestehende Dokumente wie Rechnungen und Bilanzen, die den alten Namen trugen, erscheinen automatisch mit dem neuen Namen. Sie bleiben aber der ursprünglichen Rechtsform zugeordnet.
3. Der Kontenplan ändert sich nicht. Das Eigenkapital und weitere Konten passen Sie selbst an.
4. Beachten Sie die rechtlichen Vorgaben zu Buchführung und Rechnungslegung. Die Hilfe rät, Vorgehen und Umsetzung mit dem Treuhänder abzustimmen.

Häufige Fragen

Kann ich die Rechtsform einfach im Firmenprofil ändern?

Technisch ja, die Rechtsform ist dort wählbar. Der Kontenplan passt sich nicht an, und alte Dokumente erhalten den neuen Firmennamen. Für eine saubere Trennung der Abschlüsse empfiehlt bexio ein neues Konto.

Gehen offene Rechnungen und Belege automatisch mit?

Nein. Das neue Konto ist leer. Offene Posten erfassen Sie im Buchhaltungsassistenten, Belege nehmen Sie über den Export mit. Welche Forderungen und Verbindlichkeiten auf die neue Gesellschaft übergehen, legen Sie mit dem Treuhänder fest.

Kostet das neue Konto sofort?

Das neue Konto startet laut Hilfe mit einer Testphase von 30 Tagen. Was danach gilt, klären Sie mit bexio.

Fazit

Bei einem Rechtsformwechsel trennen Sie die Buchhaltung am besten sauber: altes Konto abschliessen und sichern, neues Konto mit passendem Kontenplan einrichten, Kontakte und Produkte importieren. Die Alternative im bestehenden Konto ist möglich, verlangt aber mehr Handarbeit. Binden Sie Ihren Treuhänder von Anfang an ein.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.