Daten aus bexio sichern und exportieren

bexio sichert Ihre Daten laut eigener Hilfe täglich mehrfach in zwei Rechenzentren in der Schweiz. Eine eigene Kopie legen Sie trotzdem selbst an: Einen Gesamtexport der Datenbank gibt es nicht, Sie exportieren Modul für Modul als Excel-Liste oder PDF. Dieser Beitrag zeigt, was Sie wo herunterladen, was nur einzeln geht und wie daraus eine feste Routine wird.

Was bexio selbst sichert und was Sie ergänzen

bexio betreibt zwei Rechenzentren in der Schweiz und erstellt täglich mehrere Backups. Fällt bexio unerwartet aus, sind Ihre Daten also weiterhin vorhanden. Das ersetzt aber keine eigene Kopie, die unabhängig von Ihrem Konto liegt. Sie brauchen sie zum Beispiel für den Treuhänder, für den Jahresabschluss oder vor einer Kündigung.

Auf die Frage, wie man alle Daten exportiert, verweist bexio in der Datenschutz-FAQ auf die Exportfunktionen in allen Modulen. Sie liefern gängige Formate wie PDF und Excel. Eine Kopie der gesamten Datenbank gibt es nicht. Sie setzen Ihre Sicherung deshalb aus mehreren Exporten zusammen.

Kontakte, Verkauf, Produkte und Ausgaben

Die Schritte sind in allen Modulen ähnlich: Liste öffnen, Einträge markieren oder filtern, exportieren.

Die bexio-Hilfe empfiehlt für Verkaufsdokumente und Bestellungen ausdrücklich das PDF. Es zeigt die Dokumente so, wie Ihre Kunden und Lieferanten sie erhalten haben. Die Excel-Liste ergänzt das PDF um die Zahlen für Auswertungen, ersetzt es aber nicht.

Notizen auf Kontaktebene speichern Sie ebenfalls mit dem Symbol «Aktuelle Liste exportieren». Dateien, die an einem Kontakt hängen, laden Sie einzeln herunter: Drei-Punkte-Symbol, dann «Herunterladen». Wie Sie Kontaktlisten gezielt auswerten, steht im Beitrag Kontaktlisten exportieren und auswerten.

Buchhaltung exportieren

Für die Buchhaltung nennt die Hilfe mehrere Berichte. Jeder lässt sich als PDF oder Excel speichern:

1. MWST-Formular: «Buchhaltung» → «Mehrwertsteuer» → «MWST Formular». Unten klicken Sie auf «MWST-Formular drucken» und wählen bei den Druckoptionen Ihres Browsers als Ziel «als PDF speichern».
2. MWST-Journal: «Buchhaltung» → «Mehrwertsteuer» → «MWST Journal». Wählen Sie oben rechts die Steuerperiode oder das ganze Geschäftsjahr und laden Sie eine einzelne Ziffer oder alle Ziffern als Excel-Datei herunter.
3. Journal: «Buchhaltung» → «Berichte» → «Journal». Setzen Sie den Filter und klicken Sie auf das Excel-Symbol. Die Hilfe empfiehlt, jedes Geschäftsjahr einzeln zu exportieren.
4. Kontenblätter: «Buchhaltung» → «Berichte» → «Kontenblatt». Beachten Sie neben den normalen Filtern auch die erweiterten Filter. Im Pop-up stellen Sie das Dokument ein und laden es herunter.
5. Bilanz und Erfolgsrechnung: «Buchhaltung» → «Berichte» → «Bilanz / Erfolgsrechnung». Filter setzen, dann PDF- oder Excel-Symbol.
6. Kontenplan: «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Buchhaltung» → «Kontenplan Finanzbuchhaltung». Von den zwei Symbolen oben rechts lädt das rechte den aktuellen Kontenplan als Excel-Datei herunter.

Das Journal ist die wichtigste Datei: Es enthält jede Buchung in zeitlicher Reihenfolge. Zusammen mit den Belegen bildet es die Grundlage, um Ihre Buchhaltung auch ausserhalb von bexio nachzuvollziehen.

Belege und Dateien aus dem Posteingang

Hochgeladene Belege liegen unter «Apps» → «Posteingang». Hier gilt eine Einschränkung: Die Dateien lassen sich nur einzeln über das Drei-Punkte-Menü mit «Herunterladen» speichern. Dateien, die schon an ein Dokument angehängt sind, werden archiviert. Sie finden sie mit dem Filter «Im Archiv».

Sie brauchen sämtliche Dateien auf einmal? Dann wenden Sie sich über das Kontaktformular an den bexio-Support. Laut Hilfe bietet bexio dafür einen Service an: Der Support exportiert die Daten und stellt sie Ihnen zur Verfügung.

Die Hilfe rät ausserdem, Belege zusätzlich ausserhalb von bexio aufzubewahren. Der Belegupload sei dafür gedacht, Buchungen schneller nachzuvollziehen und dem Treuhänder die Arbeit zu erleichtern. Er ersetzt kein Archiv. Mehr dazu im Beitrag Dateien und Dokumentenarchiv in bexio.

Die Dokumente der Lohnbuchhaltung sichern Sie nach einer eigenen Anleitung der bexio-Hilfe mit dem Titel «Lohn: Übersicht der Dokumente».

Besonderheit Kontera

Nutzen Sie zusätzlich Kontera, das in der bexio-Hilfe beschriebene Programm für Belege und Transaktionen, gelten dort eigene Funktionen. Der «Export für Buchhaltung» schickt Buchungen an Ihr Buchhaltungssystem, er ist keine Sicherung. Exportierte Buchungen lassen sich in Kontera danach nicht mehr bearbeiten. Für Belege gibt es unter «Exportieren» → «Beleg Download» einen gebündelten Download als ZIP-Archiv. Dafür legen Sie mit «Neuer Beleg Download» einen Auftrag an, stellen Datum und Benennung ein und prüfen den Inhalt mit «Vorschau». Die Downloads sind nur begrenzte Zeit gültig. Laut Hilfe steht die Funktion erst ab bestimmten Kontera-Abonnementen zur Verfügung.

Eine feste Routine einführen

Ein Export, den niemand regelmässig macht, nützt wenig. Bewährt hat sich ein fester Rhythmus, den Sie nach Ihrem Belegaufkommen wählen. Das ist eine Empfehlung, keine Vorgabe von bexio:

• Monatlich: Journal des laufenden Geschäftsjahres und die Verkaufs-PDF des Monats.
• Nach dem Jahresabschluss: Journal, Kontenblätter, Bilanz, Erfolgsrechnung, MWST-Journal und Kontenplan des abgeschlossenen Jahres.
• Vor grossen Änderungen: Kündigung, Wechsel des Treuhänders, Löschen von Testdaten oder Besitzerwechsel.

Legen Sie die Dateien nach Jahr und Bereich in einer Ordnerstruktur ab, etwa «2026» mit den Unterordnern «Verkauf», «Buchhaltung» und «Belege». Öffnen Sie nach jedem Export eine Datei stichprobenartig. So merken Sie sofort, wenn ein Filter falsch stand oder eine Liste unvollständig ist.

Prüfen Sie ausserdem, wo die Sicherung liegt. Eine Kopie auf demselben Laptop, auf dem Sie täglich arbeiten, schützt Sie nur begrenzt. Der Ordner gehört auf einen zweiten, getrennten Speicherort.

Häufige Fragen

Kann ich die ganze Datenbank auf einmal herunterladen?

Nein. bexio bietet eine Kopie der Datenbank («DB dump») aus Sicherheitsgründen nicht an. Sie exportieren stattdessen die einzelnen Module in gängigen Formaten wie PDF und Excel.

Reicht der Export für die gesetzliche Aufbewahrung?

Das hängt von Ihrem Ablageverfahren ab. Buchungsbelege und Geschäftsbücher bewahren Sie in der Schweiz zehn Jahre auf, und elektronische Ablagen müssen die Anforderungen der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) erfüllen. Das KMU-Portal des Bundes nennt dafür unter anderem Echtheit, Lesbarkeit und eine Aufbewahrung von zehn Jahren. Eine Ordnerstruktur auf der Festplatte erfüllt das nicht automatisch. Details finden Sie im Beitrag Aufbewahrungspflicht für Geschäftsunterlagen in der Schweiz.

Was sichere ich vor einer Kündigung?

Mindestens Journal, Kontenblätter, Bilanz und Erfolgsrechnung, MWST-Unterlagen, Verkaufsdokumente als PDF, Kontakte, Produkte und alle Belege aus dem Posteingang. Die vollständige Checkliste steht im Beitrag bexio kündigen: Daten sichern, Kündigung zurückziehen.

Fazit

bexio sichert Ihre Daten im Betrieb, eine unabhängige Kopie liegt aber bei Ihnen. Mit den Exporten pro Modul, dem Journal als wichtigster Datei und den Belegen aus dem Posteingang haben Sie alles Wesentliche beisammen. Entscheidend ist ein fester Rhythmus mit Stichprobe und getrenntem Speicherort. Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.