Buchhaltung in bexio eröffnen: Grundwissen und Start

Sie eröffnen die Buchhaltung in bexio mit dem Buchhaltungsassistenten. Er führt Sie in acht Schritten von den Zahlkonten über Mehrwertsteuer und Kontenplan bis zur Übernahme von Bilanz und Erfolgsrechnung des Vorjahres. Halten Sie diese Zahlen sowie Ihre offenen Debitoren und Kreditoren bereit, dann ist die Einrichtung zügig erledigt.

Grundwissen: Was Ihre Buchhaltung leisten muss

bexio führt die doppelte Buchhaltung: Jeder Geschäftsvorfall wird auf mindestens zwei Konten gebucht, einmal im Soll und einmal im Haben. Die Finanzbuchhaltung erfasst den laufenden Geschäftsverkehr und liefert Erfolgsrechnung und Bilanz. Die Debitoren (Forderungen an Kunden) und die Kreditoren (Schulden bei Lieferanten) sind Hilfsrechnungen dazu.

Ob und wie Sie Buch führen müssen, regelt das Obligationenrecht (OR):

• Juristische Personen sowie Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit einem Umsatzerlös von mindestens CHF 500'000.00 im letzten Geschäftsjahr unterliegen der Pflicht zur Buchführung und Rechnungslegung (Art. 957 Abs. 1 OR).
• Kleinere Einzelunternehmen und Personengesellschaften müssen nur über Einnahmen, Ausgaben und die Vermögenslage Buch führen. Die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung gelten für sie sinngemäss (Art. 957 Abs. 2 und 3 OR).

Diese Grundsätze verlangen nach Art. 957a Abs. 2 OR eine vollständige, wahrheitsgetreue und systematische Erfassung der Geschäftsvorfälle, einen Belegnachweis für jede Buchung, Klarheit, Zweckmässigkeit mit Blick auf Art und Grösse des Unternehmens sowie Nachprüfbarkeit. Die Kurzformel lautet: keine Buchung ohne Beleg.

Ein paar Begriffe, die der Assistent voraussetzt:

Vorbereitung: Das legen Sie bereit

1. Bilanz und Erfolgsrechnung des Vorjahres, wenn möglich als definitiver Abschluss.
2. Liste der offenen Kundenrechnungen (Debitoren) per Stichtag.
3. Liste der offenen Lieferantenrechnungen (Kreditoren) per Stichtag.
4. Kasse, Postkonto und Bankkonten mit Kontonummern und Bezeichnungen.
5. Die Entscheide zu Rechtsform, Sprache des Kontenplans und Startjahr.

Fehlen Zahlen noch, brechen Sie den Assistenten nicht ab, sondern nutzen die Schaltfläche «Speichern und später weiterfahren». Dann machen Sie an derselben Stelle weiter.

Die acht Schritte des Assistenten

1. Zahlkonten: Erfassen Sie Kasse, Post und Bank, damit diese beim Verbuchen von Zahlungen zur Auswahl stehen. Das vorhandene Musterbankkonto bearbeiten Sie zu Ihrem ersten echten Bankkonto. Bankkonten müssen Systemkonten sein, sonst können Sie diese in Dokumenten nicht auswählen.
2. Mehrwertsteuersätze: bexio bringt die in der Schweiz üblichen Sätze mit. Nicht benötigte Sätze deaktivieren Sie über den Knopf «Löschen» oder mit einem Enddatum.
3. Kontenplan: Sie wählen eine Vorlage für Ihre Unternehmensform. Alle Vorlagen basieren auf dem Kontenrahmen KMU. Danach wählen Sie den Standard-MWST-Satz und passen den Plan bei Bedarf an. Wie der Kontenplan aufgebaut ist, erklärt Kontenplan KMU: Grundlagen für die Buchhaltung in bexio.
4. Startdatum: Die Hilfe zum Assistenten nennt dafür den 1. Januar des gewählten Jahres. Für ein vergangenes Jahr wählen Sie einfach dieses Jahr. Weicht Ihr Geschäftsjahr vom Kalenderjahr ab, lesen Sie Abweichendes Geschäftsjahr in bexio einrichten und klären das vor dem Start mit Ihrem Treuhänder.
5. Offene Posten: Entweder erfassen Sie die offenen Rechnungen hier als Dokumente. Dann liegen die Belege in bexio, und spätere Zahlungen lassen sich direkt zuordnen. Oder Sie erfassen im nächsten Schritt nur die Schlussbestände. Dann fehlen die Belege in bexio.
6. Bilanz des Vorjahres: Die Spalte «IST Saldo» zeigt, was schon gebucht ist. In der Spalte «Saldo SOLL» tragen Sie die Werte Ihrer Vorjahresbilanz ein. Abweichungen bucht bexio automatisch als Korrekturbuchungen. Die Summe der Aktiven muss mit der Summe der Passiven übereinstimmen, sonst geht es nicht weiter. Die Eröffnungsbuchungen stehen danach im Journal und gelten zunächst als provisorisch.
7. Erfolgsrechnung des Vorjahres: Hier geben Sie die Saldi der Erfolgsrechnung ein, nach demselben Muster. Aufwand und Ertrag müssen ausgeglichen sein.
8. Einrichtung abschliessen: Mit einem Klick auf «Abschliessen» beenden Sie den Assistenten. Dabei können Sie das Vorjahr gleich schliessen. Dann sind darin keine weiteren Buchungen mehr möglich, und die Zahlen werden definitiv vorgetragen. Wer das Recht «Buchhaltung - Geschäftsjahre» hat, kann das Jahr später wieder öffnen.

Den Assistenten später erneut öffnen

Wollen Sie einen abgeschlossenen Assistenten nochmals nutzen, wenden Sie sich an den bexio-Support. Laut Hilfe öffnet bexio ihn auf Anfrage kostenlos, aber nur dann, wenn noch kein Geschäftsjahr abgeschlossen ist und alle MWST-Perioden offen sind. Sind Jahre oder Perioden bereits geschlossen, öffnet der Support auch diese auf Anfrage. Nennen Sie in der E-Mail den Firmennamen, was geöffnet werden soll und um welche Periode es geht. Den ganzen Ablauf beschreibt Jahresabschluss rückgängig machen oder öffnen.

Brauchen Sie dagegen nur andere Anfangssalden, genügt oft eine Korrektur der Eröffnungsbuchungen. Wie das geht, zeigt Eröffnungsbilanz in bexio anpassen.

Typische Stolpersteine

• Provisorische Vorjahreszahlen: Die Werte aus Schritt 6 und 7 gelten als provisorisch. Stimmen Sie sie mit dem definitiven Abschluss Ihres Treuhänders ab.
• Abweichende Kontenpläne: Übernehmen Sie Zahlen aus einem früheren Programm, müssen die Kontenpläne übereinstimmen. Sonst lassen sich die Salden nicht sauber zuordnen.
• Sprache des Kontenplans: Sobald Buchungen auf dem Kontenplan liegen, lässt sich die Sprache nicht mehr ändern. Überlegen Sie sie sich deshalb vorher. Das Gesetz erlaubt die Buchführung in einer der Landessprachen oder in Englisch (Art. 957a Abs. 5 OR).
• Assistent liegen gelassen: bexio empfiehlt, den Assistenten direkt abzuschliessen, damit die Finanzbuchhaltung startklar ist.

Häufige Fragen

Muss ich eine doppelte Buchhaltung führen?

Das hängt von der Rechtsform und vom Umsatz ab. Juristische Personen müssen es, Einzelunternehmen und Personengesellschaften ab einem Umsatzerlös von CHF 500'000.00 im letzten Geschäftsjahr (Art. 957 OR). Das KMU-Portal des Bundes beschreibt die vereinfachte Buchhaltung für kleinere Betriebe.

Kann ich die Buchhaltung für ein vergangenes Jahr nachführen?

Ja. Wählen Sie im Schritt «Startdatum» das vergangene Jahr als Start. Die Zahlen des Vorjahres tragen Sie dann in den Schritten 6 und 7 ein.

Wer sollte beim Start dabei sein?

Idealerweise Ihr Treuhänder. Er kennt den definitiven Vorjahresabschluss und prüft, ob Kontenplan, Mehrwertsteuer und Eröffnungssalden zusammenpassen.

Fazit

Die Buchhaltung in bexio eröffnen Sie mit dem Buchhaltungsassistenten in acht Schritten. Mit den Zahlen des Vorjahres, den offenen Posten und einem durchdachten Kontenplan gelingt der Start zügig. Schliessen Sie den Assistenten ab und stimmen Sie die provisorischen Eröffnungszahlen mit dem definitiven Abschluss ab.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.