Jahresabschluss in bexio durchführen: die Schritte

Das Geschäftsjahr schliessen Sie in bexio unter «Buchhaltung» → «Jahresabschluss» mit «Geschäftsjahr abschliessen» ab. Der Knopf wird erst aktiv, wenn die Checkliste der Jahresendarbeiten durchgehend grün ist: keine Soll/Haben-Differenz, Erfolg verbucht, Abschlusskonten ausgeglichen, MWST-Perioden abgerechnet und die Umsatzabstimmung bestätigt. Danach ist das Jahr gesperrt.

Voraussetzungen

1. Berechtigung: Ohne das Recht «Buchhaltung - Geschäftsjahre» können Sie das Jahr weder abschliessen noch wieder öffnen.
2. Vorbereitung: Banken, Debitoren, Kreditoren, Lohn und MWST sind abgestimmt, Abgrenzungen und Bewertungen gebucht. Die Reihenfolge erklärt Jahresabschluss vorbereiten: Checkliste für KMU. Dieser Beitrag beschreibt nur den Abschluss in bexio.
3. Frühere Jahre: Stehen ältere Jahre noch auf «Offen» oder «Gesperrt», müssen Sie diese zuerst abschliessen. Das älteste kommt als erstes dran.
4. MWST: Fallen Ihnen beim Abschluss Fehler in Mehrwertsteuerabrechnungen auf, korrigieren Sie diese spätestens in der Abrechnung der Periode, in die der 180. Tag nach Ende des Geschäftsjahres fällt (Art. 72 Abs. 1 MWSTG). Prüfen Sie die MWST deshalb vor dem Abschluss.

Die Schritte in bexio

1. Provisorisch vortragen (optional): Unter «Buchhaltung» → «Jahresabschluss» tragen Sie mit «Alle Konten auf dd.mm.yyyy vortragen» die Bilanzsaldi ins Folgejahr vor. So arbeiten Sie im neuen Jahr schon mit Anfangssalden. Verbuchen Sie vorher den Gewinn oder Verlust, sonst wird der Gewinn ins nächste Jahr vorgetragen und dort zum Ergebnis addiert.
2. Abschlussbuchungen erfassen: Abgrenzungen, Abschreibungen und Rückstellungen buchen Sie von Hand, oft gemeinsam mit dem Treuhänder.
3. Erfolg verbuchen: Per Stichtag erfassen Sie Gewinn oder Verlust mit einer manuellen Buchung über das Konto 9200. Details im Beitrag Jahresgewinn oder Jahresverlust verbuchen.
4. MWST-Perioden abrechnen: Unter «Buchhaltung» → «Mehrwertsteuer» markieren Sie jede Periode, die Sie definitiv ausgefüllt haben, über «Quartal als abgerechnet markieren». Danach verändert sich die Abrechnung nicht mehr. Die Mehrwertsteuerkonten saldieren Sie mit manuellen Buchungen.
5. Umsatzabstimmung bestätigen: Für den Abgleich der Erlöse mit der MWST-Abrechnung gibt es in bexio keine automatische Funktion. Sie bestätigen in der Checkliste von Hand, dass Sie ihn gemacht haben. Das Vorgehen zeigt Umsatzabstimmung für die MWST.
6. Checkliste öffnen: Klicken Sie auf «Geschäftsjahr abschliessen». Dort sehen Sie, welche Punkte erledigt sind. Neben dem Eintrag finden Sie ausserdem eine PDF-Checkliste als Leitfaden für den fachlichen Abschluss.
7. Abschliessen: Sind alle Häkchen grün, klicken Sie auf «Geschäftsjahr abschliessen». Das Jahr wird gesperrt, es sind keine Buchungen mehr möglich.

Was die Checkliste prüft

Die Prüfung «Erfolgsbuchung gemacht» verlangt, dass die Summe der Aktiven der Summe der Passiven entspricht und dass Aufwand und Ertrag ausgeglichen sind. Warum das so ist und wie die Buchung aussieht, erklärt der Beitrag zum Jahresgewinn und Jahresverlust.

Nach dem Abschluss

• Definitive Saldovorträge: Beim Abschluss trägt bexio alle Bilanzkonten noch einmal vor und bucht sie im Journal und im Kontenblatt als «Saldovortrag per dd.mm.yyyy».
• Unterlagen exportieren: Unter «Buchhaltung» → «Jahresabschluss» → «Vergangene Jahresabschlüsse herunterladen» erhalten Sie die definitive Bilanz und Erfolgsrechnung mit Kontenblättern und Journaleinträgen.
• Posteingang sichern: Möchten Sie alle Dateien aus dem Posteingang sichern, bietet der Support laut Hilfe einen kostenpflichtigen Service an.
• Genehmigung und Ablage: Der Geschäftsbericht muss innerhalb von sechs Monaten nach Ablauf des Geschäftsjahres erstellt und zur Genehmigung vorgelegt werden. Er ist vom Vorsitzenden des obersten Leitungs- oder Verwaltungsorgans und von der für die Rechnungslegung zuständigen Person zu unterzeichnen (Art. 958 Abs. 3 OR). Die Generalversammlung der AG genehmigt die Jahresrechnung (Art. 698 Abs. 2 Ziff. 4 OR), bei der GmbH die Gesellschafterversammlung (Art. 804 Abs. 2 Ziff. 5 OR). Geschäftsbücher, Belege und der unterzeichnete Geschäftsbericht sind zehn Jahre aufzubewahren (Art. 958f OR).

Brauchen Sie nach dem Abschluss noch eine Korrektur, lässt sich das Jahr wieder öffnen. Wie und mit welchen Folgen, beschreibt Jahresabschluss rückgängig machen oder öffnen.

Häufige Fragen

Warum bleibt der Knopf «Geschäftsjahr abschliessen» inaktiv?

Mindestens ein Punkt der Checkliste ist nicht grün. Prüfen Sie Soll/Haben-Differenz, Erfolgsbuchung, Abschlusskonten, MWST-Perioden und die Bestätigung der Umsatzabstimmung. Fehlt Ihnen das Benutzerrecht «Buchhaltung - Geschäftsjahre», wenden Sie sich an Ihren Superadmin.

Was zeigt die Soll/Haben-Differenz?

bexio prüft automatisch, ob Soll und Haben übereinstimmen. Das Total umfasst laut Hilfe den gesamten Nutzungszeitraum seit dem Start und nicht nur das ausgewählte Geschäftsjahr.

Wer erledigt den Abschluss, ich oder der Treuhänder?

Das legen Sie gemeinsam fest. Die Hilfe empfiehlt, die Erfolgsbuchung mit dem Treuhänder oder Buchhalter vorzunehmen.

Fazit

Der technische Jahresabschluss in bexio ist ein kurzer Schlusspunkt nach der fachlichen Arbeit. Sind Erfolgsbuchung, MWST-Perioden und Umsatzabstimmung erledigt, schliessen Sie das Jahr mit «Geschäftsjahr abschliessen» und exportieren die Unterlagen. Älteste Jahre zuerst, Gewinn oder Verlust vorher verbuchen, Treuhänder frühzeitig einbinden: So bleibt der Abschluss frei von Überraschungen.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.