Kontera in bexio: Belege automatisch verbuchen

Kontera liest Belege und Banktransaktionen mit KI aus, schlägt Konto und MWST-Satz vor und erzeugt daraus Buchungen für Ihre Buchhaltung. Sie prüfen jeden Vorschlag und geben ihn frei. Erst dann exportiert Kontera die Buchung nach bexio. Wer Kontera sauber einrichtet und die Vorschläge kontrolliert, spart die Tipparbeit, behält aber die Verantwortung für die Buchhaltung.

Was Kontera macht

Kontera verarbeitet Belege als PDF, JPEG und PNG. Word- und Excel-Dateien speichern Sie zuerst als PDF. Hochladen können Sie Belege per E-Mail, WhatsApp, Direktupload über «Belege hochladen» oder Drag and Drop. Mit dem PDF-Trenner zerlegen Sie ein gescanntes Sammel-PDF in einzelne Belege. bexio-Nutzer können zusätzlich den bexio Posteingang in Kombination mit der App bexio Go nutzen. Briefe aus dem ePost-Scanning-Service der Post lassen sich ebenfalls importieren.

Kontera erkennt dabei Kontakt, Belegdetails und Zahlungsangaben. Die KI wird laut Hilfe zum Beispiel beim Import von Belegen und Transaktionen, beim Erstellen von Buchungsregeln und beim Zusammenfügen von Belegen aktiv. Grüne Funken markieren Vorschläge. Schwarze Funken bedeuten, dass Kontera die Kontierung final bestätigt.

Der Kontera-Agent geht darüber hinaus. Er analysiert auch handschriftliche Notizen auf dem Beleg, Text aus WhatsApp-Nachrichten und E-Mail-Inhalte und begründet seinen Vorschlag unterhalb der Kontierung.

Einrichtung Schritt für Schritt

1. Benutzerkonto und Mandant: Registrieren Sie sich mit einer persönlichen E-Mail-Adresse. Beim ersten Login richten Sie die Firma als Mandanten ein. Arbeiten schon Kolleginnen oder Kollegen mit Kontera, lassen Sie sich einladen, damit der Mandant nicht doppelt entsteht. Kontera fragt dann nach Ihrem Buchhaltungssystem, hier wählen Sie bexio.
2. Stammdaten prüfen: Beim Verbinden übernimmt Kontera einmalig Lieferanten, Kontenplan, Steuersätze und Steuerperioden sowie Währungen. Kontera importiert nur Steuersätze, die in bexio sichtbar sind.
3. Kontenplan prüfen: Er sollte sich laut Hilfe an der Logik des Schweizer Kontenrahmens KMU orientieren, damit der KI-Agent sinnvoll kontiert.
4. Agent aktivieren: Aktivieren Sie den KI-Agenten in den Einstellungen im Bereich «Addons» des Mandanten. Ohne Aktivierung verarbeitet er keine Belege. Richten Sie ihn ein, bevor Sie die ersten Belege verarbeiten.
5. Unternehmenskontext hinterlegen: Im Bereich «Unternehmenskontext» beschreiben Sie Unternehmenszweck, hergestellte Produkte, gehandelte Produkte und Dienstleistungen. Fehlt der Unternehmenszweck, kontiert der Agent bei Direktkosten zurückhaltender.
6. Kontierung steuern: Im Bereich «Kontierung» legen Sie fest, in welchen Bereichen der Agent buchen darf, etwa bei Materialeinkauf oder Handelsware. Optional setzen Sie eine Aktivierungsgrenze, ab der Anschaffungen aktiviert statt als Aufwand gebucht werden.
7. Regeln an den richtigen Ort: Globale Buchungsregeln wie «Verpflegung immer auf Konto 4400» gehören in den Bereich «Skills», nicht in den Unternehmenskontext. Dort eingetragen, führen sie laut Hilfe zu Fehlern.
8. Rundung einstellen: Für Kreditkartenabrechnungen setzen Sie in bexio unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Funktionen und Module» → «Währungen und Umrechnungskurse» den Rundungsfaktor von CHF auf 0.01.

Wie Kontera in bexio verbucht

Wie die Buchung in bexio aussieht, hängt von der Belegart und von Ihrem bexio-Konto ab. Bei einem normalen bexio-Konto gilt laut Hilfe:

Bei einem Konto mit reiner Finanzbuchhaltung entstehen immer manuelle Buchungen. Die Verbuchungsstrategie ändern Sie pro Mandant unter «Einstellungen» → «Buchhaltungssystem» oder pro Bankkonto und Kreditkarte unter «Einstellungen» → «Kreditkarten / Bankkonten». Die Option «ohne Kontakt verbuchen» führt immer zu einer manuellen Buchung. Klären Sie Änderungen mit Ihrem Treuhänder.

Die MWST-Abrechnungsart übernimmt Kontera aus bexio. Bei vereinbartem Entgelt entstehen zwei Buchungen, am Belegdatum und am Zahlungsdatum. Bei vereinnahmtem Entgelt nur eine am Zahlungsdatum. Änderungen nehmen Sie in bexio vor.

So kontrollieren Sie die Vorschläge

1. Vorschlag öffnen: Öffnen Sie den verarbeiteten Beleg in der Detailansicht. Der Vorschlag des KI-Agenten ist am blauen Kontera-Symbol erkennbar.
2. Konto und MWST-Satz prüfen: Der Agent berücksichtigt die MWST-Pflicht Ihres Unternehmens. Lesen Sie die Begründung und bestätigen Sie die Buchung oder passen Sie sie an.
3. Warnungen beachten: Bei Konflikten oder Betragsdifferenzen zwischen Beleg und Zahlung warnt Kontera. Der Filter «Abgleich ausstehend» zeigt Transaktionen, die noch Ihre Aufmerksamkeit brauchen.
4. Freigabe einführen: Mit dem Add-on für Freigaben legen Sie unter «Einstellungen» → «Freigaberegeln» fest, wer welche Belege freigeben muss. Vor der Freigabe lassen sich Belege nicht exportieren. Die Funktion ist laut Hilfe nur mit bestimmten Kontera-Abos verfügbar.
5. Stichproben ziehen: Korrigieren Sie einen Vorschlag, merkt sich das System die Entscheidung und wendet sie auf ähnliche Belege an. Ein Fehler wirkt damit weiter. Vergleichen Sie darum regelmässig einige Buchungen mit dem Beleg.
6. Exportieren: Der Export erfolgt über «Export für Buchhaltung». Exportierte Buchungen lassen sich in Kontera nicht mehr bearbeiten oder ohne Support löschen. Änderungen nehmen Sie danach in bexio vor.

Wo Belege mit Zahlungsauftrag exportiert wurden, erfolgt der Abgleich mit der Bankzahlung in bexio, nicht mehr in Kontera.

Verantwortung und Datenschutz

Auch bei automatischer Verbuchung gelten die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung. Dazu gehören die vollständige und wahrheitsgetreue Erfassung der Geschäftsvorfälle, der Belegnachweis zu jeder Buchung und die Nachprüfbarkeit (Art. 957a Abs. 2 OR). Die KI nimmt Ihnen Arbeit ab, nicht die Verantwortung. Zu den Datenschutzfragen lesen Sie Automatisierung und Datenschutz: worauf KMU achten müssen.

Häufige Fragen

Ersetzt Kontera die Buchhaltung in bexio?

Nein. Kontera bereitet Buchungen vor und exportiert sie in Ihr Buchhaltungssystem. Journal, MWST-Formular und Jahresabschluss bleiben in bexio. Wie Kontera-Buchungen in andere Programme gelangen, erklärt Buchungen für Abacus, Topal oder Banana exportieren.

Was, wenn Kontera ein falsches Konto vorschlägt?

Prüfen Sie zuerst den Unternehmenskontext. Fehlen Angaben, fehlt dem Agenten die Grundlage. Korrigieren Sie den Vorschlag, merkt sich Kontera die Entscheidung für ähnliche Belege.

Wo steht, was bexio sonst mit KI anbietet?

Einen Überblick gibt bexio und KI: was heute möglich ist.

Fazit

Kontera verkürzt den Weg vom Beleg zur Buchung, wenn Mandant, Kontenplan und Unternehmenskontext sauber eingerichtet sind. Die Kontrolle bleibt bei Ihnen: Vorschlag prüfen, Freigabe nutzen, erst dann exportieren. Gleichen Sie Stammdaten nach Änderungen in bexio von Hand ab und ziehen Sie regelmässig Stichproben.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.