Mahngebühren und Verzugszins richtig verrechnen

Verzugszins schulden Kunden von Gesetzes wegen: 5 Prozent pro Jahr, sobald sie mit einer Geldschuld im Verzug sind (Art. 104 OR). Mahngebühren sind im Obligationenrecht dagegen nicht geregelt. Sie verlangen sie am sichersten, wenn Sie sie vorher vereinbart haben, zum Beispiel in den AGB. In bexio beschreibt die Hilfe nur manuelle Wege, die Gebühr hinzuzufügen.

Wann der Verzug beginnt

Zinsen und Gebühren gibt es erst ab dem Verzug. Nach Art. 102 OR gerät der Schuldner in Verzug, wenn Sie ihn mahnen. Wurde für die Zahlung ein bestimmter Verfalltag verabredet, kommt er schon mit Ablauf dieses Tages in Verzug. Ein klares Datum auf der Rechnung ist deshalb Gold wert, siehe Zahlungsfristen und Skonto richtig festlegen. Wie Sie die Mahnstufen in bexio einrichten, zeigt Mahnwesen in bexio einrichten.

Verzugszins nach Obligationenrecht

Der Zins läuft auf der offenen Hauptforderung. Zinseszinsen sind ausgeschlossen: Von Verzugszinsen dürfen keine Verzugszinsen berechnet werden (Art. 105 Abs. 3 OR).

Rechenbeispiel: Die Muster Haustechnik AG schuldet CHF 2'400.00 und zahlt 30 Tage zu spät. Der Zins beträgt CHF 2'400.00 × 5 % × 30 / 365 = CHF 9.86. Legen Sie fest, ob Sie auf 360 oder 365 Tage rechnen, und bleiben Sie dabei.

Hat Ihnen der Verzug einen grösseren Schaden verursacht, als der Zins ausgleicht, können Sie den Mehrbetrag ersetzt verlangen, wenn der Schuldner nicht beweist, dass ihn kein Verschulden trifft (Art. 106 OR).

Eine Funktion, die den Verzugszins automatisch berechnet, nennt die bexio-Hilfe nicht. Sie berechnen den Betrag selbst und verrechnen ihn wie eine Mahngebühr.

Mahngebühren: was gilt

Das Obligationenrecht enthält keine Bestimmung zu Mahngebühren. Rechtlich geht es um Verzugsschaden. Der Schuldner im Verzug hat Schadenersatz wegen verspäteter Erfüllung zu leisten (Art. 103 OR). Praktisch haben Sie zwei Möglichkeiten:

• Tatsächliche Kosten nachweisen. Sie machen den Schaden geltend, den die Mahnung verursacht hat, etwa Porto und Aufwand.
• Pauschale vereinbaren. Eine vorab vereinbarte Gebühr kann rechtlich als Konventionalstrafe gelten. Die Parteien können sie in beliebiger Höhe bestimmen, übermässig hohe Strafen setzt der Richter aber herab (Art. 163 OR).

Daraus folgen drei Regeln für die Praxis:

1. Vorher vereinbaren. Nennen Sie die Gebühr in den AGB oder in der Offerte. Das KMU-Portal des Bundes hält fest, dass AGB von beiden Parteien akzeptiert und dem Kunden vor der Bestellung zur Verfügung gestellt werden müssen. Mehr dazu in AGB in Offerten richtig einbinden.
2. Massvoll bleiben. Orientieren Sie sich an den Kosten, die eine Mahnung verursacht.
3. Pro Stufe festlegen. Entscheiden Sie, ab welcher Mahnstufe die Gebühr anfällt, und schreiben Sie das in den Mahntext.

Mahngebühren in bexio verrechnen

Die bexio-Hilfe nennt zwei Wege.

Option 1: separate Rechnung. Die offene Originalrechnung bleibt im Status «Überfällig». Die Gebühr stellen Sie über eine eigene Rechnung in Rechnung. Sie verbuchen beide Zahlungseingänge einzeln. Diese Variante lässt die ursprüngliche Rechnung unberührt.

Option 2: Position auf der Originalrechnung. Öffnen Sie die überfällige Rechnung und klicken Sie auf «Rechnung erneut bearbeiten». Sie steht dann wieder im Status «Entwurf». Erfassen Sie eine separate Position für die Gebühr und stellen Sie die Rechnung mit dem ursprünglichen Rechnungsdatum erneut. Verschicken Sie sie dem Kunden. Diese Option funktioniert nur, solange weder MWST-Periode noch Geschäftsjahr abgeschlossen sind.

Für die Gebühr können Sie ein Produkt anlegen und es bei Bedarf auswählen. Beachten Sie bei Option 2: Die Rechnung ist bereits beim Kunden. Aus Sicht der Nachvollziehbarkeit ist die separate Rechnung die sauberere Variante, weil eine bereits versandte Rechnung unverändert bleibt. Besprechen Sie die Wahl mit Ihrem Treuhänder. bexio gibt dazu keine steuerrechtliche oder buchhalterische Auskunft.

Andere Wege nennt die bexio-Hilfe für Mahngebühren nicht. Planen Sie die Verrechnung deshalb als eigenen Schritt nach der Mahnung ein.

Mehrwertsteuer auf Mahngebühren

Zahlungen für Schadenersatz gelten nach Art. 18 Abs. 2 Bst. i MWSTG nicht als Entgelt. Ob Ihre Mahngebühr in diesem Sinn Schadenersatz ist oder zu einer Leistung gehört, ist eine Einzelfrage. Auch der passende Steuersatz gehört dazu. bexio verweist hierfür ausdrücklich an den Treuhänder, und das ist der richtige Weg.

Häufige Fragen

Darf ich Mahngebühren ohne Vereinbarung verlangen?

Das OR sieht keine feste Gebühr vor. Ohne Vereinbarung bleibt nur der Nachweis des tatsächlichen Schadens. Vereinbaren Sie die Gebühr deshalb vor dem Vertragsabschluss.

Ab wann läuft der Verzugszins?

Ab dem Verzug. Mit verabredetem Verfalltag also ab dessen Ablauf, sonst nach der Mahnung (Art. 102 OR).

Kann ich Zins und Gebühr gleichzeitig verlangen?

Ja, wenn beides gerechtfertigt ist. Der Zins gleicht den Zeitverlust aus, die Gebühr den Aufwand der Mahnung. Verzugszins auf Verzugszins ist jedoch ausgeschlossen.

Fazit

Der Verzugszins steht Ihnen nach Art. 104 OR mit 5 Prozent zu, sobald der Kunde im Verzug ist. Mahngebühren verlangen Sie mit einer Vereinbarung und in moderater Höhe. In bexio verrechnen Sie sie über eine separate Rechnung oder eine Position auf der Originalrechnung, und die steuerliche Behandlung klären Sie mit Ihrem Treuhänder. Was nach der letzten Mahnung folgt, behandelt Inkasso und Betreibung nach der letzten Mahnung.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.