Inkasso und Betreibung nach der letzten Mahnung

Zahlt ein Kunde auch nach der letzten Mahnung nicht, haben Sie drei Wege: eine Zahlungsvereinbarung treffen, die Forderung an ein Inkassounternehmen übergeben oder selbst die Betreibung einleiten. Die Betreibung beantragen Sie beim Betreibungsamt am Sitz oder Wohnort des Schuldners. Der Weg ist geregelt im Bundesgesetz über Schuldbetreibung und Konkurs (SchKG). Er kostet Vorschuss und Zeit, bringt aber Verbindlichkeit.

Vor der Betreibung: was Sie prüfen

Bevor Sie Kosten vorschiessen, klären Sie vier Punkte:

1. Belege. Das KMU-Portal rät, eine Forderung mit Beweisen zu stützen, etwa einem schriftlichen statt einem mündlichen Vertrag. Legen Sie Offerte, Auftrag, Lieferschein, Rechnung und alle Mahnungen bereit.
2. Zahlungsfähigkeit. Jede Person mit glaubhaftem Interesse kann die Protokolle und Register der Betreibungsämter einsehen (Art. 8a SchKG). Ein Interesse gilt als glaubhaft, wenn die Anfrage im unmittelbaren Zusammenhang mit der Abwicklung eines Vertrags steht.
3. Verjährung. Forderungen aus Handwerksarbeit verjähren nach fünf Jahren (Art. 128 Ziff. 3 OR), andere meist nach zehn Jahren (Art. 127 OR). Die Betreibung unterbricht die Verjährung, eine Mahnung nicht (Art. 135 OR).
4. Aufwand und Ertrag. Ist das Verfahren teurer als die Forderung, lohnt es sich laut einer im KMU-Portal zitierten Fachperson meist nicht.

Ein Anruf kostet fast nichts. Das KMU-Portal empfiehlt, mit einer schlichten Nachfrage zu beginnen und danach ein bis drei Mahnschreiben zu verschicken. Wie Sie das in bexio einrichten, steht in Mahnwesen in bexio einrichten. Zinsen und Gebühren, die Sie in die Forderung aufnehmen, erklärt Mahngebühren und Verzugszins richtig verrechnen.

Die Wege im Überblick

Konditionen von Inkassounternehmen nennen die verwendeten amtlichen Quellen nicht. Lassen Sie sich Honorar und Erfolgsbeteiligung vorab schriftlich nennen.

So läuft die Betreibung ab

1. Betreibungsbegehren. Sie richten es schriftlich oder mündlich an das Betreibungsamt. Anzugeben sind Name und Wohnort von Gläubiger und Schuldner, die Forderungssumme in Schweizer Franken, bei verzinslichen Forderungen der Zinsfuss und das Datum, ab dem der Zins gefordert wird, sowie die Forderungsurkunde mit Datum, sonst der Grund der Forderung (Art. 67 SchKG). Das Formular können Sie laut KMU-Portal über EasyGov erstellen, ausdrucken, unterschreiben und einsenden.
2. Kostenvorschuss. Der Schuldner trägt die Betreibungskosten, Sie schiessen sie vor. Ohne Vorschuss kann das Amt die Betreibungshandlung unterlassen (Art. 68 SchKG).
3. Zahlungsbefehl. Das Amt stellt ihn dem Schuldner zu. Er enthält die Aufforderung, innert 20 Tagen zu zahlen, und die Mitteilung, dass der Schuldner innert zehn Tagen Rechtsvorschlag erheben kann (Art. 69 SchKG).
4. Rechtsvorschlag. Der Schuldner braucht ihn nicht zu begründen (Art. 75 SchKG). Die Betreibung ist dann eingestellt. Sie müssen Ihren Anspruch im Zivilprozess oder Verwaltungsverfahren geltend machen (Art. 79 SchKG) oder beim Richter die Rechtsöffnung verlangen. Beruht die Forderung auf einer unterschriebenen Schuldanerkennung, kommt die provisorische Rechtsöffnung in Frage (Art. 82 SchKG).
5. Fortsetzungsbegehren. Ohne Rechtsvorschlag können Sie es frühestens 20 Tage nach der Zustellung des Zahlungsbefehls stellen. Das Recht erlischt ein Jahr nach der Zustellung (Art. 88 SchKG). Läuft ein Gerichtsverfahren wegen eines Rechtsvorschlags, steht die Frist still.
6. Pfändung oder Konkurs. Ist der Schuldner im Handelsregister eingetragen, etwa als AG, GmbH oder Einzelfirma, wird die Betreibung auf dem Weg des Konkurses fortgesetzt (Art. 39 SchKG). Bei Privatpersonen geht es meist um Pfändung.
7. Verlustschein. Reicht das Vermögen nicht, erhalten Sie für den ungedeckten Betrag einen Verlustschein (Art. 149 SchKG). Die Forderung daraus verjährt 20 Jahre nach der Ausstellung (Art. 149a SchKG).

Was die Betreibung kostet

Der Schuldner trägt die Kosten, Sie legen sie aber zuerst aus. Bei rechtmässiger Betreibung werden sie laut KMU-Portal zur geschuldeten Summe hinzugerechnet. Die Gebühren hängen vom Kanton und von der Höhe der Forderung ab. Bei Beträgen unter CHF 10'000.00 nennt das KMU-Portal einen Rahmen von CHF 50.00 bis CHF 100.00. Zahlt der Schuldner nicht, erhalten Sie den Vorschuss unter Umständen nicht zurück. Wägen Sie das vorab ab. Gerichts- und Anwaltskosten bei einem Rechtsvorschlag kommen dazu, für sie nennen die amtlichen Quellen keine festen Beträge.

Schuldner im Ausland

Hat der Schuldner seinen Sitz im Ausland, reichen Schweizer Mittel laut KMU-Portal grundsätzlich nicht aus. Ausnahmen gibt es etwa bei einem gewählten Domizil oder einer Niederlassung in der Schweiz, bei einem Pfand oder bei Vermögen in der Schweiz, das mit Arrest belegt werden kann. Prüfen Sie den Fall vorab mit einer Fachperson.

Die Rechnung in bexio führen

Eine Rechnung, die die höchste Mahnstufe erreicht hat und unbezahlt bleibt, können Sie im Reiter «Mahnungen» auf den Status «Nicht bezahlt» setzen. Das ist eine buchhalterische Ausbuchung. bexio bucht dabei den Ertrag gegen das Debitorenkonto zurück. Die Option erscheint nur, solange die MWST-Periode nicht abgeschlossen ist. Wurde schon eine Teilzahlung geleistet, gleichen Sie den Rest mit einer Gutschrift aus, wie es Gutschriften in bexio erstellen beschreibt. Einen Debitorenverlust buchen Sie über eine manuelle Buchung. Sprechen Sie das vorher mit Ihrem Treuhänder ab.

Setzen Sie die Rechnung erst auf «Nicht bezahlt», wenn Sie die Forderung buchhalterisch abschreiben wollen. Sie sagt nichts darüber aus, ob der Anspruch rechtlich weiterbesteht. Für die Übergabe an Inkassopartner verweist die bexio-Hilfe auf den bexio Marketplace.

Häufige Fragen

Muss ich vor der Betreibung mahnen?

Nein. Das KMU-Portal nennt die Mahnung nicht vorgeschrieben, aber dringend empfohlen. Sie belegt zudem, dass Sie dem Kunden eine Frist gesetzt haben.

Wie lange dauert das Verfahren?

Das KMU-Portal zitiert einen Fachanwalt, wonach es Monate oder Jahre dauern kann, vor allem ohne Schuldanerkennung.

Wo stelle ich das Begehren?

Zuständig ist das Betreibungsamt am Wohnort des Schuldners oder am Sitz der Firma.

Fazit

Nach der letzten Mahnung prüfen Sie Belege, Zahlungsfähigkeit und Verjährung und entscheiden dann zwischen Vereinbarung, Inkasso und Betreibung. Die Betreibung folgt festen Schritten und Fristen, und der Rechtsvorschlag ist die häufigste Hürde. Führen Sie die Rechnung in bexio überfällig weiter, bis Sie sie mit Ihrem Treuhänder bewusst ausbuchen.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.