Offerten per Sprachnachricht: so läuft es in der Praxis

Bei einer Offerte per Sprachnachricht sprechen Sie die Anfrage ein, ein System wandelt sie in Text um, sucht Kunde und Artikel in Ihren Stammdaten, stellt einen Entwurf zusammen und zeigt ihn zur Prüfung. Erst nach Ihrer Freigabe entsteht das Dokument. Gut funktioniert das nur mit drei Dingen: sauberen Stammdaten, einer echten Freigabe und klaren Grenzen für Preise und Rabatte.

Das Prinzip in sechs Schritten

1. Sprechen: Sie schicken eine Sprachnachricht oder einen Text über einen Messenger.
2. Umwandeln: Eine Spracherkennung macht aus der Aufnahme Text.
3. Verstehen: Aus dem Text werden Angaben: Kunde, Ansprechperson, Objekt, Mengen, Dienstleistungen, Rabatt.
4. Zuordnen: Das System gleicht die Angaben mit bexio ab. Es sucht den Kontakt, die Artikel mit ihren Preisen und, falls vorhanden, ein passendes Projekt.
5. Zusammenstellen: Die Offerte entsteht nach Ihren Vorlagen und Regeln, mit Standardtexten und in Ihrer Reihenfolge.
6. Prüfen und freigeben: Eine Person sieht die Vorschau, korrigiert bei Bedarf und gibt frei. Erst dann wird der Entwurf in bexio angelegt.

In bexio entsteht eine Offerte zuerst als «Entwurf». Mit «Angebot ist gestellt» wechselt der Status auf «Offen». Die Schnittstelle von bexio trennt diese beiden Schritte ebenfalls («Create quote» und «Issue a quote»). Eine Automatik kann also einen Entwurf anlegen, ohne dass die Offerte beim Kunden landet. Ein Dokument lässt sich zudem einem Projekt zuordnen, wenn dieses bereits existiert.

Worauf Sie achten sollten

Kontrolle und Freigabe: Die Freigabe muss sich auf das beziehen, was die Person gesehen hat. Wird nach einer Korrektur ein neuer Entwurf erzeugt, gilt die Freigabe erst für diese neue Version. Legen Sie auch eine Vertretung fest, damit die Freigabe nicht liegen bleibt.

Datenqualität: Das System ist nur so gut wie der Artikelstamm und der Kontaktstamm. Fehlt ein Verkaufspreis oder existiert ein Kunde doppelt, entsteht im besten Fall eine Rückfrage, im schlechten Fall ein falscher Entwurf. Wie Sie die Basis sauber machen, zeigt Datenqualität als Grundlage für jede Automatisierung.

Grenzen: Legen Sie schriftlich fest, was das System nicht entscheidet: Sonderpreise, Spezialanfertigungen, Regiearbeiten ohne Vorlage. Solche Fälle bleiben bei einer Person.

Datenschutz: Eine Sprachnachricht nennt Kunden und Ansprechpersonen, enthält also Personendaten. Klären Sie, wo Aufnahmen und Texte verarbeitet werden, wie lange sie gespeichert bleiben und wer Zugriff hat. Einen Überblick gibt Automatisierung und Datenschutz.

Testen Sie ein System ausserdem mit Ihren eigenen Aufnahmen: in Ihrem Dialekt, mit Ihren Fachbegriffen und mit Hintergrundgeräuschen wie auf der Baustelle oder im Auto. Eine ruhige Vorführung sagt darüber wenig.

Eine gute Sprachnachricht

Es muss nicht alles in der ersten Nachricht stehen, ein sauberer Ablauf fragt nach. Je mehr Sie nennen, desto weniger Rückfragen entstehen:

• Kunde und Ansprechperson, bei mehreren Standorten mit Ort.
• Objekt und Art der Arbeit, daraus entsteht der Titel der Offerte.
• Mengen und Kennwerte, je nach Branche Stückzahlen, Masse oder Leistungen.
• Dienstleistungen wie Montagestunden, Fahrt und Lieferung.
• Rabatt mit Grund, zum Beispiel «fünf Prozent Partnerrabatt».

Ein Beispiel mit erfundenen Daten: «Offerte für die Beispiel AG in Luzern, Ersatz Lüftungsgerät im Sitzungszimmer, Montage sechs Stunden, fünf Prozent Partnerrabatt.»

Wie die fertige Offerte danach in bexio aussieht und was Sie vor dem Versand prüfen, steht in Offerte in bexio erstellen: Schritt für Schritt.

So setzt efatto das um

efatto, der digitale Innendienst für bexio, erstellt Offerten und Kontakte per Sprachnachricht als Entwurf in Ihrem bexio. Sie prüfen und geben frei. Im Einzelnen:

• Kanal und Ergebnis: Sie schicken Sprachnachricht oder Text über Telegram. Der Entwurf entsteht direkt in bexio, die Vorschau erscheint im Chat. efatto legt nur Entwürfe an, löscht nie etwas und legt nichts doppelt an.
• Aufbau und Preise: Die Offerte folgt den Vorlagen Ihres Betriebs, also Aufbau, Gruppen, Standardtexte und Reihenfolge. Preise stammen nur aus dem Artikelstamm. Artikel ohne Verkaufspreis werden abgelehnt. Rabatte gibt es nur mit Begründung und innerhalb einer festgelegten Grenze.
• Mengen: Mengen und Auslegungen folgen festen Regeln, etwa Tabellen und Herstellerdaten. Der Rechenweg steht als Prüfpunkt in der Vorschau.
• Kunden und Kontakte: efatto findet Kunden auch bei ungenauer Aussprache und fragt bei mehreren Treffern nach. Neue Kontakte entstehen mit Dublettenprüfung, Pflichtfeldern und Briefanrede.
• Korrekturen: Sie korrigieren im Gespräch, etwa «Rabatt auf fünf Prozent». Freigegeben wird die Version, die Sie gesehen haben.
• Projekte und Antwort: efatto verknüpft Offerten mit bestehenden Projekten des Kunden und antwortet auf Sprachnachrichten auch gesprochen.

Den Ablauf zeigt die Seite So funktioniert es. Wie efatto mit Ihren Daten umgeht, beschreibt die Seite Sicherheit. Welche weiteren Büroarbeiten sich an einen digitalen Innendienst übergeben lassen, steht in Digitaler Innendienst: welche Arbeiten er übernehmen kann. Demo anfragen

Häufige Fragen

Muss ich alles in einer Nachricht sagen?

Nein. Ein sauberer Ablauf fragt nach, statt zu raten. Bei efatto geschieht das zum Beispiel, wenn mehrere Kunden zum genannten Namen passen.

Kann ich mich auf das Verstandene verlassen?

Nicht blind. Namen, Zahlen und Fachbegriffe können falsch ankommen. Prüfen Sie in der Vorschau Kunde, Positionen, Mengen, Preise und Rabatt, bevor Sie freigeben.

Wer schickt die Offerte an den Kunden?

Sie, in bexio. Dort setzen Sie die Offerte mit «Angebot ist gestellt» vom Status «Entwurf» auf «Offen» und versenden sie selbst.

Was geschieht mit den Aufnahmen?

Das müssen Sie bei jedem Anbieter erfragen: Verarbeitungsort, Speicherdauer, Zugriff. Bei efatto beschreibt die Seite Sicherheit den Weg Ihrer Daten.

Fazit

Eine Sprachnachricht ersetzt das Tippen, nicht die Prüfung. Das Prinzip bleibt immer gleich: verstehen, mit den Stammdaten abgleichen, als Entwurf zusammenstellen und von einer Person freigeben lassen. Sorgen Sie für saubere Stammdaten, klare Grenzen bei Preisen und Rabatten und eine Freigabe, die sich auf die gesehene Version bezieht.