Offertvorlage in bexio gestalten: Layout, Logo und Schrift

Das Aussehen Ihrer Offerten bestimmen Sie in bexio in der Dokumentvorlage. Dort hinterlegen Sie Logo, Briefpapier, Farben, Schriften, Ränder und die Lage des Adressfelds und legen fest, welche Elemente auf Angeboten erscheinen. Anschliessend machen Sie die Vorlage in den Einstellungen zum Standard für alle neuen Angebote.

Wo Sie die Vorlage bearbeiten

Die Vorlagen finden Sie unter «Einstellungen» → «Dokumenten-Vorlagen». Wählen Sie die gewünschte Vorlage und öffnen Sie sie über «Aktionen» → «Bearbeiten». Das Werkzeug dahinter heisst Document Designer. Es verwaltet das Erscheinungsbild von Angeboten, Rechnungen und weiteren Dokumenten. Wer Vorlagen ändern will, braucht im Benutzerprofil die Berechtigung «Document Designer».

Eine Echtzeit-Vorschau zeigt jede Änderung sofort. Sie können mehrere Vorlagen anlegen, zum Beispiel eine für Angebote und eine andere, die nur bei Rechnungen verwendet wird.

Logo und Briefpapier

Logo: Laden Sie Ihr Firmenlogo direkt in der Vorlage hoch. bexio nennt als maximale Abmessung 3000 x 3000 Pixel. Für einen transparenten Hintergrund verweist die bexio-Hilfe auf die Formate PNG oder GIF.

Achtung, Verwechslungsgefahr: Unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Meine Firma» gibt es ebenfalls ein Logo. Dieses dient zur Identifikation in bexio und erscheint oben links in der Anwendung, nicht auf Ihren Offerten.

Briefpapier: Statt Logo und Fusszeile einzeln aufzubauen, können Sie eine PDF-Datei als Hintergrund hochladen. So übernehmen Sie Ihr bestehendes Briefpapier eins zu eins. Enthält das Briefpapier bereits Logo und Firmenangaben, blenden Sie die entsprechenden Elemente in der Vorlage aus. Sonst erscheinen sie doppelt.

Farben und Schriften

Farben: Titel, Trennlinien und Haupttext färben Sie mit Ihren Farbcodes ein, wahlweise als HEX- oder RGB-Wert. Übernehmen Sie die Werte aus Ihrem Corporate Design, statt sie nach Augenmass zu wählen.

Schriften: Standardmässig erstellt bexio Dokumente in Arial. Fest enthalten sind drei Schriften: Arial, Courier New und Times New Roman. Weitere Schriften fügen Sie über «Schriften verwalten» hinzu:

• Google Fonts: Die Schriften sind kostenlos und ohne Lizenzfragen nutzbar. bexio stellt sicher, dass sie auf den Dokumenten funktionieren, und unterstützt Sie dabei über den Kundendienst.
• Eigene Schrift: Über «Eigene Schrift hochladen» laden Sie Dateien im Format TTF oder OTF hoch. Zeigt eine OTF-Schrift Fehler, verwenden Sie die TTF-Variante. Für eigene Schriften bietet bexio keinen Support.

Pro Schrift laden Sie bis zu vier Schnitte hoch: normal, kursiv, fett und fettkursiv. Fehlt ein Schnitt, verwendet bexio den normalen Schnitt und simuliert keine fette oder kursive Darstellung. Schriften gelten als Software. Prüfen Sie deshalb vor dem Hochladen, ob Ihre Lizenz die Nutzung abdeckt.

Wichtig: Entfernen Sie eine Schrift aus der Liste, die bereits in einer Vorlage hinterlegt ist, setzt bexio dort ab diesem Zeitpunkt Arial ein.

Ränder, Abstände und Adressfeld

Diese Einstellungen entscheiden, ob Ihre Offerte gedruckt und im Couvert professionell wirkt:

Verschieben Sie den Adressblock nur, wenn Sie andere Couverts verwenden. Drucken Sie danach eine Testseite und halten Sie sie gegen das Fenster.

Einstellungen speziell für Angebote

Einige Optionen gelten nur für bestimmte Dokumenttypen. Klicken Sie in der Vorlage auf «Einstellungen für…» und wählen Sie «Angebote».

• Struktur: Hier blenden Sie Elemente in Kopfzeile, Spalten und Fusszeile ein oder aus. Zeigen Sie nur die Spalten, die Ihr Kunde für die Prüfung braucht, etwa Menge, Einheit, Einzelpreis und Betrag.
• Warnsymbol: Erscheint es, fehlen rechtliche Angaben oder Kontaktdaten Ihres Unternehmens. Ergänzen Sie diese unter «Einstellungen» im Firmenprofil.
• Automatischer Anhang: Bei Rechnungen, Angeboten und Aufträgen können Sie jedem Dokument automatisch ein PDF beifügen, etwa Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Worauf Sie dabei rechtlich achten sollten, erklärt der Beitrag AGB in Offerten richtig einbinden.

Texte wie Einleitung und Schluss gehören nicht in die Vorlage, sondern in die Kopf- und Fusstexte des Dokumenttyps. Mehr dazu im Beitrag Standardtexte für Offerten.

Vorlage als Standard festlegen und testen

Damit jede neue Offerte die richtige Vorlage verwendet, gehen Sie so vor:

1. Öffnen Sie «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Funktionen und Module».
2. Wählen Sie im Bereich der Standardeinstellungen für Dokumenttypen das Angebot.
3. Wählen Sie die Vorlage im Dropdown-Menü und speichern Sie.

Für ein einzelnes Dokument wählen Sie die Vorlage in dessen Einstellungen. Die bexio-Hilfe beschreibt das am Beispiel der Rechnung. Testen Sie die fertige Vorlage mit einem echten Angebot: in der PDF-Vorschau, in der Online-Ansicht, die Ihre Kunden sehen, und als ausgedrucktes PDF. Nur so sehen Sie sicher, ob die Schrift korrekt eingebettet ist und das Logo sauber sitzt.

Wie Sie das Erscheinungsbild über alle Dokumente hinweg einheitlich halten, zeigt der Beitrag Logo und Erscheinungsbild in bexio-Dokumenten.

Häufige Fragen

Warum erscheint mein Logo nicht auf der Offerte?

Meist wurde es unter «Meine Firma» als Logo zur Identifikation hochgeladen. Dieses Logo erscheint nur in der Anwendung. Laden Sie es zusätzlich in der Dokumentvorlage hoch.

Kann ich unsere Hausschrift verwenden?

Ja, wenn Sie die Lizenz dafür besitzen. Laden Sie die Schrift als TTF oder OTF hoch, idealerweise mit allen vier Schnitten, und prüfen Sie das Ergebnis im PDF.

Brauche ich für Angebote und Rechnungen getrennte Vorlagen?

Nicht zwingend. Getrennte Vorlagen lohnen sich, wenn sich die Dokumente sichtbar unterscheiden sollen, zum Beispiel durch einen Anhang nur bei Angeboten. Die Zuordnung legen Sie pro Dokumenttyp fest.

Fazit

Eine gute Offertvorlage richten Sie einmal ein und profitieren bei jeder Offerte davon. Laden Sie das Logo in der Vorlage hoch, wählen Sie lizenzierte Schriften und stimmen Sie das Adressfeld auf Ihre Couverts ab. Machen Sie die Vorlage zum Standard für Angebote und prüfen Sie das Ergebnis immer im PDF.