Artikelstamm in bexio aufbauen: so gelingt der Start

Einen tragfähigen Artikelstamm in bexio bauen Sie in einer festen Reihenfolge auf: zuerst Einheiten, Gruppen und MWST-Sätze, dann die häufigsten Artikel von Hand, danach den Rest per Import. In bexio heissen Artikel «Produkte»; Sie verwalten sie unter «Produkte» → «Produkte».

Was ein Produkt in bexio enthält

Ein neues Produkt erfassen Sie unter «Produkte» → «Produkte» → «Neues Produkt». Die Eingabemaske ist in Bereiche gegliedert. Nicht alle müssen Sie am ersten Tag füllen.

Die Produktart ist das einzige Feld, bei dem Sie sich sofort festlegen müssen. Laut bexio-Hilfe ist «Ware» oder «Dienstleistung» ein Pflichtfeld, das sich nur beim Anlegen setzen lässt. Auf Einkauf und Verkauf hat die Produktart sonst keinen Einfluss, mit zwei Ausnahmen: Dienstleistungen können kein Lager führen, und in wiederkehrende Aufträge lassen sich nur Dienstleistungen aufnehmen. Wer Wartungsverträge mit regelmässigen Rechnungen plant, erfasst die Wartungspositionen deshalb als Dienstleistung.

Preise sind kein Muss. bexio lässt Sie den Preis auch erst in der Offerte oder Rechnung eintragen. Für Material und Standardleistungen sparen hinterlegte Preise aber Zeit und verhindern, dass zwei Offerten für dieselbe Leistung unterschiedliche Preise zeigen. Zusätzlich können Sie pro Produkt ein Ertrags- und ein Aufwandskonto hinterlegen. Ob Sie Material und Arbeit auf getrennte Ertragskonten buchen, klären Sie vorab mit Ihrer Treuhänderin oder Ihrem Treuhänder.

Die richtige Reihenfolge beim Aufbau

Viele Felder im Produkt greifen auf Stammdaten zurück. Legen Sie diese zuerst an:

1. Einheiten: Unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Stammdaten» → «Produkteinheiten» erfassen Sie Stück, Stunden, Meter oder Pauschal. Was bei Zeiteinheiten zu beachten ist, zeigt der Beitrag Einheiten in bexio.
2. Gruppen: Unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Stammdaten» → «Produkte: Gruppen» legen Sie Haupt- und Untergruppen an.
3. MWST-Sätze: bexio erstellt beim Einrichten des Kontos automatisch MWST-Sätze passend zu Ihren MWST-Einstellungen. Prüfen Sie unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Buchhaltung» → «Steuersätze», ob die benötigten Sätze aktiv sind.
4. Codesystem: Legen Sie fest, wie Ihre Produktcodes aufgebaut sind, bevor Sie das erste Produkt speichern. Einen Vorschlag finden Sie im Beitrag Artikelnummern mit System.
5. Testprodukte: Erfassen Sie drei bis fünf typische Produkte von Hand und fügen Sie sie in eine Testofferte ein. So sehen Sie, wie Name, Beschreibung und Einheit im PDF wirken, bevor Hunderte Produkte nach demselben Muster entstehen.
6. Import: Den Rest laden Sie per Excel- oder CSV-Datei. Die Import-Anleitung von bexio verlangt, dass Lieferanten, Gruppen, Einheiten, Währungen, Konten und MWST-Sätze, die Ihre Datei enthält, vorher in bexio angelegt sind. Das Vorgehen beschreibt der Beitrag Artikel importieren und Preise aktualisieren.

Welche Artikel zuerst in den Stamm gehören

Ein Artikelstamm muss am ersten Tag nicht vollständig sein. Er muss die Positionen enthalten, die Sie oft brauchen. In Handwerk und Technik sind das meist:

• Arbeitsstunden je Ansatz, zum Beispiel Monteur, Techniker und Projektleitung
• Pauschalen wie Inbetriebnahme, Kleinmaterial oder Entsorgung
• Fahrten und Wegzeit
• das Material, das in fast jeder Offerte vorkommt

Nutzen Sie bexio schon und haben Sie bisher mit freien Positionen gearbeitet, hilft die Verkaufsanalyse. Unter «Verkauf» → «Analyse» laden Sie die Positionsdaten Ihrer Angebote, Aufträge und Rechnungen für einen gewählten Zeitraum als Excel-Datei herunter. Was dort immer wieder als freier Text auftaucht, gehört in den Artikelstamm.

Den Unterschied merken Sie im Dokument. Eine Standardposition füllen Sie jedes Mal von Hand aus: Beschreibung, Menge, Preis. Eine Produktposition ist mit Ihrem Artikelstamm verknüpft. Sie finden das Produkt über den Namen oder den Produktcode und übernehmen Text, Einheit und Preis. Einmalige Positionen dürfen frei bleiben. Alles, was wiederkehrt, gehört in den Stamm.

Ein gepflegter Artikelstamm beschleunigt jede Offerte, egal wer sie erstellt. efatto, der digitale Innendienst für bexio, erstellt Offerten und Kontakte per Sprachnachricht als Entwurf in Ihrem bexio. Sie prüfen und geben frei. Demo anfragen

Funktionen, die Sie später zuschalten

bexio bietet weitere Produktfunktionen. Sie lohnen sich, sobald ein konkreter Bedarf besteht:

• Lager: Mit dem Häkchen «Ist ein Produkt mit Lager» führt bexio Bestände. Dafür verlangt bexio einen Mindest- und einen Anfangsbestand. Bestände bewegen sich über Aufträge, Lieferscheine und Bestellungen. Die Grundlagen erklärt der Beitrag Lager in bexio.
• Staffelpreise: Mengenabhängige Preise hinterlegen Sie im Produkt im Tab «Staffel-Preise». bexio berechnet den Rabatt beim Einfügen ins Dokument und übergibt ihn statisch. Ändern Sie später die Menge in der Offerte, passt sich der Preis nicht an. Staffelpreise lassen sich zudem nicht importieren.
• Set-Produkte: Ein Set fasst mehrere Produkte zusammen, etwa ein Gerät mit Zubehör. bexio kann den Einkaufspreis des Sets aus den Bestandteilen berechnen, sofern alle dieselbe Währung haben. Den Verkaufspreis setzen Sie selbst.
• Serien-Produkte: Sie verknüpfen ein Hauptprodukt mit seinen Einzelteilen, die auf den Dokumenten nicht erscheinen. Laut bexio-Hilfe bieten Serien-Produkte ausser einer besseren Übersicht keinen wirklichen Mehrwert.

Häufige Fragen

Muss jedes Produkt einen Produktcode haben?

Nein. Beim Import ist laut bexio nur der Produktname Pflicht. bexio empfiehlt den Produktcode trotzdem, weil der Import bestehende Produkte über den Code erkennt. Ohne Code drohen bei späteren Importen Dubletten.

Kann ich die Produktart später ändern?

Nein. Die Produktart lässt sich nur beim Anlegen wählen. Haben Sie eine Dienstleistung versehentlich als Ware gespeichert, legen Sie das Produkt neu an.

Wie viele Produkte verträgt bexio?

bexio empfiehlt höchstens 150'000 Produkte ohne Lagerverwaltung und 50'000 Produkte mit Lagerverwaltung. Für die Nutzung des Produkt-Exports nennt bexio 15'000 Produkte.

Fazit

Ein guter Artikelstamm entsteht durch die richtige Reihenfolge, nicht durch möglichst viele Produkte. Legen Sie Einheiten, Gruppen, MWST-Sätze und Ihr Codesystem fest, bevor Sie Produkte erfassen. Starten Sie mit den häufigsten Positionen und schalten Sie Zusatzfunktionen wie Lager oder Staffelpreise erst bei Bedarf zu.