Offerten automatisch nachfassen

Automatisch nachfassen heisst bei Offerten: Eine Erinnerung erreicht die zuständige Person zur richtigen Zeit, ohne dass jemand eine Liste durchsucht. Die bexio-Hilfe beschreibt keine Funktion, die zu jeder Offerte von selbst eine Nachfass-Aufgabe anlegt. Zwei Wege füllen die Lücke: Aufgaben mit E-Mail-Erinnerung, die Sie beim Stellen anlegen, und ein täglicher Durchlauf mit Make, der offene Offerten nach Datum findet. Die Nachricht an den Kunden schreibt weiter eine Person.

Was bexio schon mitbringt

Eine Aufgabe in bexio hat einen Betreff, eine Fälligkeit unter «Erledigen bis», einen Kontakt und einen Ansprechpartner, also einen bexio-Benutzer. Mit dem Häkchen bei «Erinnerung» schickt bexio vorab eine E-Mail an die Adresse des Benutzerkontos. Verstreicht das Datum, ändert sich der Status von «offen» auf «überfällig». Aufgaben lassen sich in eigene Kategorien einordnen. Die Kategorie für Aufgaben legen Sie unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Stammdaten» → «Aufgaben Kategorien» an.

Dazu kommen zwei Signale zur Offerte selbst. Die Sendezentrale zeigt, ob der Kunde das Online-Dokument geöffnet hat: Der Status wechselt dann von «Gesendet» auf «Rückmeldung erhalten». Und bexio benachrichtigt die Ansprechperson im Dokument per E-Mail, wenn der Kunde kommentiert, annimmt oder ablehnt.

Weg 1: Aufgaben beim Stellen anlegen

Wer wenig Offerten verschickt, braucht keine externe Automatik. Legen Sie nach dem Stellen jeder Offerte feste Aufgaben an:

1. Verwenden Sie ein Schema für den Betreff, etwa «Nachfassen 1, Offerte 2026-148, Muster Haustechnik AG». So finden Sie die Aufgaben in der Liste.
2. Verknüpfen Sie Kontakt und, wenn vorhanden, Projekt.
3. Tragen Sie unter «Erledigen bis» das Datum aus Ihrem Rhythmus ein. Wann und wie oft Sie nachfassen, zeigt Offerten nachfassen.
4. Wählen Sie als Ansprechpartner die zuständige Person und setzen Sie das Häkchen bei «Erinnerung».
5. Löschen Sie die übrigen Nachfass-Aufgaben, sobald der Kunde zu- oder absagt.

Das ist halbautomatisch: Die Erinnerung kommt von selbst, das Anlegen bleibt Handarbeit. Der Aufwand lohnt sich, solange Sie die Liste im Auge behalten. Wie Sie die offenen Offerten insgesamt führen, steht in Offerten-Pipeline in bexio überwachen.

Weg 2: täglicher Durchlauf mit Make

Bei vielen Offerten lohnt sich ein Szenario, das jeden Morgen offene Offerten prüft. Es kommt ohne Wartezeiten pro Offerte aus, weil es nur vergleicht, welches Datum heute ist.

1. Zeitplan: Make kennt tägliche Läufe, auch mit mehreren Uhrzeiten. Wählen Sie einen Lauf am frühen Morgen.
2. Offerten suchen: Das Modul Search Quotes liest Offerten. Die Suche der bexio-Schnittstelle unterstützt unter anderem Status, Gültigkeitsdatum und das Datum der letzten Änderung. Ob Sie das im Modul als Suchkriterium setzen oder die Treffer danach filtern, sehen Sie beim Einrichten.
3. Filter: Lassen Sie nur Offerten im Status «Offen» weiter. Ein Filter prüft laut Make-Dokumentation, ob die Daten der Bedingung entsprechen, und beendet die Verarbeitung für alle anderen.
4. Router: Verzweigen Sie nach Datum, jede Route mit eigenem Filter. Eine Route erfasst Offerten, deren Gültigkeit in sieben Tagen endet. Eine zweite erfasst Offerten, die gestern abgelaufen sind. Eine dritte erfasst mit der Bedingung «Not exists» Offerten ohne Gültigkeitsdatum. Make arbeitet die Routen nacheinander ab. Eine Ersatzroute passt hier nicht, denn sie würde alle übrigen offenen Offerten erfassen.
5. Erinnerung senden: Jede Route schickt der zuständigen Person eine E-Mail mit Offertnummer und Kunde, mehr nicht.

Da jede Offerte genau an einem Tag zu einer Route passt, erhält sie pro Stufe eine Erinnerung und nicht täglich eine neue. Den Preis dafür zahlen Sie bei einem Ausfall: Läuft das Szenario an einem Tag nicht, entfällt diese Erinnerung. Make speichert fehlgeschlagene Läufe als unvollständige Ausführung, wenn Sie diese Einstellung aktivieren. So können Sie sie später abschliessen. Szenarien allgemein beschreibt Make und bexio: Szenarien für Verkauf und Buchhaltung.

Aufgabe statt E-Mail: Die Schnittstelle von bexio führt Aufgaben auf, mit den Berechtigungen für Lesen und Schreiben. Für Make gibt es kein fertiges Modul für Aufgaben, wohl aber Make an API Call für freie Aufrufe. Die Aufgaben-Aktion der Schnittstelle ist in der Make-Dokumentation nicht beschrieben. Prüfen Sie sie in der API-Dokumentation von bexio.

Und Zapier? Der Auslöser New Quotes reagiert, wenn eine Offerte den gewählten Status erreicht. Er reagiert nicht auf Alter oder Datum. Für Fristen eignet sich der tägliche Durchlauf in Make besser. Die Zapier-Seite zu bexio nennt keine Aktion für Aufgaben. Für freie Aufrufe führt sie «Webhooks by Zapier» auf.

Was Sie nicht automatisieren sollten

Lassen Sie keine fertige Nachfass-Mail an den Kunden senden. Ein Telefonat, eine Zusage oder eine Absage ist dem System unbekannt, und eine Standardmail zur falschen Zeit kostet Vertrauen. Die Erinnerung geht an Ihre Mitarbeitenden, die den Ton kennen. Halten Sie Vorlagen bereit, die sie anpassen. Schreiben Sie in die Erinnerung nur Offertnummer und Kunde, nicht Inhalt oder Preise. Zum Datenstandort der Plattformen lesen Sie Zapier und Make mit bexio verbinden.

Häufige Fragen

Kann bexio Offerten von selbst nachfassen?

Die Hilfe beschreibt das nicht. Automatisch läuft in bexio der Mahnprozess für Rechnungen, nicht das Nachfassen bei Offerten.

Was, wenn der Kunde längst geantwortet hat?

Dann soll keine Erinnerung mehr kommen. Der Filter auf den Status «Offen» sorgt dafür, sobald Sie die Offerte auf «Bestätigt» oder «Abgelehnt» setzen. Pflegen Sie den Status deshalb sofort.

Wer hilft, wenn der Durchlauf nicht mehr läuft?

Der Anbieter der Plattform. bexio bietet laut Hilfe keinen Support für solche Anbindungen.

Fazit

Bei wenigen Offerten genügen Aufgaben mit Erinnerung, angelegt nach einem festen Schema. Bei vielen Offerten prüft ein täglicher Durchlauf in Make das Gültigkeitsdatum und erinnert die zuständige Person. Das Schreiben an den Kunden bleibt bei einem Menschen.