Erinnerungen und Aufgaben automatisieren

Wiederkehrende Arbeiten und Fristen vergessen Sie nicht, wenn jede einen festen Termin, eine zuständige Person und eine Vorlaufzeit hat. bexio wiederholt einzelne Abläufe selbst, etwa den Mahnprozess. Die Hilfe beschreibt aber keine Aufgaben, die sich automatisch wiederholen. Diese Lücke füllen ein Kalender mit Wiederholung oder ein Szenario, das zu festen Daten eine Aufgabe in bexio anlegt.

Was wiederkehrt: ein Fristenkalender

Beginnen Sie mit einer Liste, bevor Sie etwas automatisieren. Die folgenden Punkte sind typisch:

Die Perioden der MWST nennt Artikel 35 des Mehrwertsteuergesetzes. Einreichen müssen Sie laut Artikel 71 innert 60 Tagen nach Ablauf der Abrechnungsperiode, und die Steuer ist nach Artikel 86 in derselben Frist zu bezahlen. Endet ein Quartal am 31. März, endet die Frist rund 60 Tage später, also Ende Mai. Rechnen Sie das genaue Datum für Ihre Periode nach.

Was bexio selbst wiederholt

Wiederkehrende Aufträge: Sie legen einen Auftrag mit Dienstleistungspositionen an und stellen unter «Wiederholung» Intervall und Dauer ein. Laut Hilfe erstellen Sie die Rechnungen daraus einzeln oder starten unter «Verkauf» → «Weitere» → «Wiederkehrende Aufträge» einen neuen Lauf für alle fälligen Aufträge. Ein Symbol in der Auftragsliste zeigt, dass eine Rechnung fällig ist. Dieses Symbol ist Ihre Erinnerung, also gehört der Lauf in den Fristenkalender. Mehr dazu in Wiederkehrende Aufträge verwalten.

Mahnungen: Unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Funktionen & Module» → «Mahnstufen» schalten Sie den automatischen Versand pro Mahnstufe ein. Laut Hilfe sollten Sie bei aktiver Automatik keine manuellen Mahnungen auslösen, sonst drohen doppelte Erinnerungen an den Kunden. Einrichtung und Mahngebühren beschreibt Mahnwesen in bexio einrichten.

Aufgaben in bexio anlegen

Das Modul finden Sie im Hauptmenü unter «Mehr» → «Aufgaben». Eine gute Aufgabe hat:

• einen Betreff nach festem Schema, etwa «MWST-Abrechnung 2. Quartal»,
• ein Datum und eine Uhrzeit unter «Erledigen bis»,
• einen Ansprechpartner, also den zuständigen bexio-Benutzer,
• das Häkchen bei «Erinnerung» mit einer Vorlaufzeit, damit die E-Mail vor dem Termin kommt,
• eine Kategorie. Aufgaben-Kategorien definieren Sie unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Stammdaten» → «Aufgaben Kategorien», zum Beispiel «Buchhaltung» und «Verkauf».

Die Erinnerung geht an die E-Mail-Adresse des Benutzerkontos. Prüfen Sie diese Adresse, wenn die Mail ausbleibt.

Die Wiederholung von aussen herstellen

Zwei Wege bieten sich an.

Kalender mit Wiederholung: Tragen Sie jede Frist als sich wiederholenden Termin ein, mit Erinnerung und Link in die passende bexio-Ansicht. Das ist der einfachste Weg und braucht keine Schnittstelle. Der Nachteil: Die Aufgabe steht nicht in bexio, und Kontakt oder Projekt sind nicht verknüpft.

Szenario in Make: Make kennt monatliche Läufe und Läufe zu festen Daten. Ein Szenario kann also am 1. jedes Monats oder an bestimmten Daten eine Aufgabe in bexio anlegen. Die Schnittstelle von bexio führt Aufgaben auf, mit eigenen Berechtigungen für Lesen und Schreiben. Die Make-Dokumentation nennt dafür kein fertiges Modul, wohl aber Make an API Call. Die Zapier-Seite zu bexio führt ebenfalls keine Aktion für Aufgaben. Prüfen Sie die Felder der Aufgaben-Aktion in der API-Dokumentation von bexio und testen Sie mit einer Musteraufgabe. Wie ein Szenario aufgebaut ist, zeigt Make und bexio: Szenarien für Verkauf und Buchhaltung.

Beachten Sie bei automatisch angelegten Aufgaben drei Dinge:

1. Doppelte: Läuft ein Szenario zweimal, entstehen zwei Aufgaben. Suchen Sie vor dem Anlegen nach dem Betreff oder legen Sie die Aufgabe nur einmal pro Zeitraum an.
2. Verwaiste Aufgaben: Verlässt ein Mitarbeiter die Firma, bleibt die Aufgabe an seinem Namen hängen. Prüfen Sie die Zuständigkeiten mindestens einmal pro Jahr.
3. Fehler: Läuft ein Szenario nicht, entsteht keine Aufgabe, und niemand merkt es. Richten Sie die Fehlerbehandlung des Szenarios ein und prüfen Sie am Monatsanfang, ob die Aufgabe da ist.

Fristen mit Vorlauf planen

Setzen Sie zwei Termine pro Frist: einen Vorlauftermin, an dem die Arbeit beginnt, und den Fälligkeitstermin. Bei der MWST ist der Vorlauftermin der Tag, an dem Belege und Buchungen vollständig sein müssen. Prüfen Sie dann in bexio, ob die Voraussetzungen stehen. Zum Beispiel validiert die Checkliste zum Jahresabschluss, ob alle MWST-Perioden als abgerechnet markiert sind. Wie Sie die Abrechnung vorbereiten, steht in MWST-Abrechnung mit bexio vorbereiten.

Häufige Fragen

Kann bexio Aufgaben automatisch wiederholen?

Die Hilfe beschreibt keine Wiederholung für Aufgaben. Wiederholen lassen sich wiederkehrende Aufträge und Mahnstufen. Für alles andere brauchen Sie einen Kalender oder ein Szenario.

Wer erhält die Erinnerung?

Die E-Mail geht an die Adresse des Benutzerkontos. Weisen Sie die Aufgabe deshalb der Person zu, die die Arbeit erledigt, und nicht der, die sie erfasst hat.

Wie halte ich den Überblick?

Filtern Sie die Aufgabenliste regelmässig nach überfälligen Einträgen und besprechen Sie diese kurz im Team. Eine feste Runde ist wichtiger als jede Technik.

Fazit

Ein Fristenkalender, klare Zuständigkeiten und Erinnerungen mit Vorlauf verhindern verpasste Termine. Nutzen Sie, was bexio selbst wiederholt, und ergänzen Sie den Rest mit einem Kalender oder einem Szenario. Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.