Dokumente automatisch ablegen und archivieren

Ablage und Archiv sind zwei Stufen. Die Ablage, also Eingang und Zuordnung der Dokumente, lässt sich in bexio weitgehend automatisieren. Das Archiv nach der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) füllt sich laut bexio.com nur bei den Lohndokumenten von selbst. Für alle anderen Dokumente brauchen Sie einen festen Rhythmus für den Upload, den Sie aber mit einer Erinnerung verlässlich machen.

Ablage und Archiv im Überblick

Der Posteingang ist keine Archivlösung. bexio sichert die Daten nach eigenen Angaben täglich mehrfach in zwei Rechenzentren in der Schweiz. Wer zusätzlich lokal sichern will, exportiert Verkaufsdokumente als Multi-PDF. Die Dateien des Posteingangs sichert auf Anfrage der Support.

Den Eingang automatisieren

Der Posteingang findet sich unter «Apps» → «Posteingang». Er nimmt Dateien per Upload, per E-Mail an eine persönliche Adresse und mit bexio Go entgegen. Damit der Eingang automatisch läuft:

1. Richten Sie im Mailprogramm eine Regel ein, die Rechnungsmails an die Adresse des Posteingangs weiterleitet. Senden Sie dabei nur die Datei, ohne Text und Signatur.
2. Lassen Sie den Scanner direkt an die Adresse mailen.
3. Fotografieren Sie Quittungen unterwegs mit bexio Go.

Die Regeln für den Versand stehen in Posteingang und E-Mail-Inbox in bexio. Hängen Sie jeden Beleg danach an die Buchung. Ein Beleg im Posteingang, der an keiner Buchung hängt, ist nicht abgelegt, sondern nur gesammelt.

Das Dokumenten-Archiv einrichten

Das Dokumenten-Archiv ist laut bexio.com in den Paketen Optima und Ultimate enthalten. Aktivieren kann es nur ein Super-Admin unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Dokumenten-Archiv». Danach finden Sie es unter «Mehr» → «Dokumenten-Archiv». Beim Hochladen gelten laut Hilfe diese Grenzen: höchstens 12 MB pro Datei, bis zu 1'000 Dateien pro Upload und höchstens 1 GB je Upload. Auch ganze Ordnerstrukturen lassen sich hochladen.

Planen Sie vor dem ersten Upload drei Dinge:

• Struktur: Die GeBüV schreibt laut Hilfe kein Ordnerlayout vor, verlangt aber eine konsistente und nachvollziehbare Ordnung. Ordnen Sie zum Beispiel nach Geschäftsjahr und Dokumentenart.
• Archivierungsdauer: Sie wird beim Upload festgelegt und gilt für alle Dokumente dieses Uploads. Verkürzen lässt sie sich nachträglich nicht, verlängern schon.
• Tags und Suchattribute: Tags eignen sich für flexible Gruppen, Suchattribute für feste Kriterien wie Dokumententyp oder Geschäftsjahr.

Laden Sie nur hoch, was archiviert werden soll. Ein archiviertes Dokument kann laut Hilfe erst nach Ablauf der Frist gelöscht werden, auch bexio kann es nicht entfernen. Für Fehluploads empfiehlt die Hilfe einen Ordner «Papierkorb». Zusätzlich lässt sich ein Vier-Augen-Prinzip für Löschungen aktivieren.

Den Rhythmus festlegen und absichern

Weil die meisten Dokumente von Hand ins Archiv gelangen, entscheidet der Rhythmus. bexio empfiehlt je nach Belegaufkommen:

Dokumente gehören laut Hilfe in jedem Fall vor die MWST-Abrechnung und vor den Jahresabschluss ins Archiv. Eine Archivierung erst am Jahresende gilt nicht als zeitnah. Machen Sie den Rhythmus zur wiederkehrenden Aufgabe mit Erinnerung, wie es Erinnerungen und Aufgaben automatisieren zeigt. Legen Sie eine kurze Checkliste dazu: Exporte erstellen, Ordner hochladen, Dauer prüfen, Fehluploads verschieben.

Was die Geschäftsbücherverordnung verlangt

Die GeBüV stützt sich auf Artikel 958f des Obligationenrechts. Für die Ablage sind vor allem diese Punkte wichtig: Geschäftsbücher und Belege müssen so aufbewahrt werden, dass Änderungen feststellbar sind (Art. 3). Zugriffe sind aufzuzeichnen (Art. 8). Veränderbare Datenträger sind nur zulässig, wenn technische Verfahren die Integrität sichern, der Zeitpunkt der Speicherung unverfälschbar nachweisbar ist und die Abläufe dokumentiert sind (Art. 9). Datenträger sind regelmässig auf Integrität und Lesbarkeit zu prüfen (Art. 10).

Eine Kopie von Rechnungs-PDFs in einem gewöhnlichen Cloud-Ordner erfüllt das nicht ohne Weiteres. Klären Sie mit Ihrem Treuhänder, welche Ablage für welche Unterlagen genügt. Wie lange Sie aufbewahren müssen, steht in Aufbewahrungspflicht für Geschäftsunterlagen in der Schweiz. Das Archiv selbst beschreibt Dateien und Dokumenten-Archiv in bexio.

Häufige Fragen

Kann ich Rechnungen automatisch ins Archiv schieben?

Laut Hilfe gibt es derzeit keine automatisierte Schnittstelle zwischen bexio und dem Archiv. bexio arbeitet nach eigener Angabe an einer Lösung für Rechnungen, Lieferantenrechnungen und Aufwendungen. Prüfen Sie den aktuellen Stand in der Hilfe, bevor Sie einen eigenen Ablauf bauen.

Was passiert mit dem Archiv bei einer Kündigung?

Der Zugriff ist laut Hilfe an ein aktives bexio-Konto gebunden. Sichern Sie Ihre Daten rechtzeitig vor der Kündigung.

Muss ich alle Dokumente archivieren?

Welche Unterlagen nötig sind, hängt von Rechtsform, Branche und Situation ab. Die Hilfe empfiehlt, das mit dem Treuhänder zu klären.

Fazit

Automatisieren Sie, was sich automatisieren lässt: den Eingang in den Posteingang und die Erinnerung ans Archivieren. Das Archiv selbst füllen Sie in einem festen Rhythmus. Laden Sie nur geprüfte Dokumente hoch, denn archivierte Dateien bleiben bis zum Fristende erhalten.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.