MWST-Sätze pro Artikel richtig hinterlegen

Hinterlegen Sie bei jedem Produkt in bexio den passenden Umsatzsteuersatz und, wenn Sie effektiv abrechnen, zusätzlich den Vorsteuersatz. bexio übernimmt diese Sätze beim Einfügen der Produktposition in Offerte, Auftrag oder Rechnung, deshalb entscheidet der Artikelstamm über die MWST Ihrer Produktpositionen.

Welche Sätze gelten

Die Eidgenössische Steuerverwaltung ESTV nennt seit dem 1. Januar 2024 drei Sätze:

Für die Leistungen von Betrieben aus Technik, Handwerk und Service gilt in der Regel der Normalsatz. Ausnahmen klären Sie mit Ihrer Treuhänderin, Ihrem Treuhänder oder direkt mit der ESTV. Einen Überblick über alle Sätze gibt der Beitrag MWST-Sätze in der Schweiz.

Wo der Satz in bexio steckt

Die MWST eines Produkts hängt an drei Stellen:

1. Steuersätze: Unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Buchhaltung» → «Steuersätze» liegen alle MWST-Sätze. bexio erstellt sie beim Einrichten automatisch passend zu Ihren MWST-Einstellungen. Jeder Satz hat einen Status «Aktiv», ein Datum «Gültig von», einen Code, einen Steuertyp, den Prozentsatz und eine Ziffer für das MWST-Formular. Die automatisch erzeugten Codes sind sprechend aufgebaut, sie zeigen Prozentsatz und Typ. Die Ziffer bestimmt, wo die Umsätze im MWST-Formular erscheinen. Sind Sie unsicher, empfiehlt bexio, Ihre Treuhänderin oder Ihren Treuhänder zu fragen.
2. Produkt: In der Produktmaske wählen Sie den MWST-Satz zusammen mit Währung und Masseinheit. Bei der MWST-Umstellung 2024 nannte bexio dafür zwei Felder: die MWST für die Umsatzsteuer und, bei effektiver Abrechnung, die MWST für die Vorsteuer.
3. Dokument: Fügen Sie eine Produktposition ein, übernimmt bexio den Satz aus dem Produkt. Ein Satz steht nur zur Auswahl, wenn das Dokumentdatum nicht vor seinem Gültigkeitsbeginn liegt. Ob Preise netto oder brutto erscheinen, legen Sie separat unter «MWST-Standardeinstellungen für Dokumente» pro Dokumenttyp fest und können es pro Dokument im Register «Einstellungen» überschreiben.

Bei Offerten gibt es zudem die Option «Exklusive», mit der die MWST im Angebot nicht separat ausgewiesen wird. Bei Rechnungen steht sie laut bexio nicht zur Verfügung, weil eine fehlende MWST-Ausweisung zu einer fehlerhaften MWST-Abrechnung führen würde. Wie Sie Preise mit oder ohne MWST zeigen, behandelt der Beitrag Preise mit oder ohne MWST richtig ausweisen.

Effektive Methode und Saldosteuersatz

Effektive Methode: Sie rechnen die Umsatzsteuer ab und ziehen die Vorsteuer ab. Im Produkt hinterlegen Sie deshalb beide Sätze, damit Verkauf und Einkauf korrekt laufen.

Saldosteuersatz: Hier berechnen Sie die geschuldete Steuer, indem Sie den Bruttoumsatz mit dem von der ESTV bewilligten Saldosteuersatz multiplizieren. Die Methode steht laut ESTV Betrieben offen, deren steuerbarer Jahresumsatz inklusive Steuer höchstens CHF 5'024'000.00 beträgt und deren geschuldete Steuer höchstens CHF 108'000.00 pro Jahr ausmacht. Wichtig für Ihre Produkte: In Rechnungen an Kunden müssen Sie laut ESTV die Steuer zum gesetzlichen Steuersatz ausweisen. In bexio hat ein Satz vom Typ «Saldosteuersatz» deshalb zwei Werte: den Steuersatz, der auf der Rechnung erscheint, und den Saldosteuersatz für die Abrechnung mit der ESTV. Im Produkt wählen Sie als MWST für den Verkauf den passenden Satz dieses Typs.

Welche Methode zu Ihrem Betrieb passt, zeigt der Beitrag Effektive Methode oder Saldosteuersatz.

Sätze bei vielen Produkten ändern

Ändert sich ein Satz oder haben Sie Produkte falsch erfasst, gehen Sie in dieser Reihenfolge vor:

1. Satz prüfen: Der neue Satz muss aktiv sein und ein passendes Datum «Gültig von» haben. Prüfen Sie zuerst, ob bexio ihn schon angelegt hat. Oft genügt es, einen bestehenden Satz zu aktivieren. Alte Sätze blenden Sie aus, indem Sie das Häkchen «Sichtbar» entfernen.
2. Produkte anpassen: Filtern Sie unter «Produkte» → «Produkte» die betroffenen Produkte und ändern Sie den Satz per Massenmutation. Verwenden Sie den Filter, nicht die Suche, sonst bearbeitet bexio alle Produkte der Liste. Alternativ importieren Sie die Produkte mit Produktcode und dem MWST-Code ohne Bezeichnung. Das Vorgehen beschreibt der Beitrag Artikel importieren und Preise aktualisieren.
3. Wiederkehrende Aufträge prüfen: Filtern Sie unter «Verkauf» → «Auftrag» mit «Ist wiederholender Auftrag?» gleich «Ja». Laut bexio müssen Sie die Sätze in jeder Position einzeln anpassen. Das geht nur bei Aufträgen im Status «Offen» oder «Teilweise», und das Auftragsdatum darf nicht vor dem Gültigkeitsbeginn des Satzes liegen.
4. Kontenplan prüfen: Haben Sie Konten einen Standard-MWST-Satz zugewiesen, passen Sie diese unter «Kontenplan Finanzbuchhaltung» ebenfalls an.
5. Entwürfe prüfen: Rechnungen im Status «Entwurf», etwa aus wiederkehrenden Aufträgen, kontrollieren Sie vor dem Versand.

Häufige Fragen

Ändern sich bestehende Rechnungen, wenn ich den Satz im Produkt ändere?

Nein. Laut bexio-Hilfe nimmt bexio aus Gründen der Revisionssicherheit niemals rückwirkende Änderungen an bereits erstellten Dokumenten vor. Fehlerhafte Rechnungen korrigieren Sie einzeln im Status «Entwurf».

Was gilt, wenn ich nicht MWST-pflichtig bin?

Dann wählen Sie in den MWST-Grundeinstellungen «Nein, ich bin nicht MWST-pflichtig». Die hinterlegten Sätze müssen Sie laut bexio weder löschen noch ändern, sie wirken sich dann nicht mehr aus. Enthält das Journal bereits Buchungen, ist die Änderung gesperrt, und Sie wenden sich an den bexio-Support.

Muss ich bei jedem Produkt einen MWST-Satz wählen?

Für korrekte Dokumente ja. Ein Produkt ohne passenden Satz zwingt Sie, die MWST in jeder Offerte von Hand zu prüfen. Kontrollieren Sie neue Produkte deshalb immer auch auf den MWST-Satz.

Fazit

Der MWST-Satz gehört in jedes Produkt, und zwar so, wie Ihre Abrechnungsmethode es verlangt. bexio übernimmt ihn beim Einfügen in jedes Dokument, ändert aber bestehende Dokumente und wiederkehrende Aufträge nicht nachträglich. Prüfen Sie bei jeder Änderung deshalb Produkte, wiederkehrende Aufträge und Kontenplan gemeinsam.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.