Artikel importieren und Preise aktualisieren

Mit der Importfunktion laden Sie Produkte aus einer Excel- oder CSV-Datei in bexio und aktualisieren bestehende Produkte, auch deren Preise. Entscheidend ist der Produktcode: Daran erkennt bexio beim Import, welches Produkt schon existiert, und Sie vermeiden Dubletten.

Vorbereitung: Stammdaten und Datei

Der Import ordnet Werte aus Ihrer Datei bestehenden Stammdaten zu. Fehlt ein Eintrag in bexio, kann die Zeile nicht sauber importiert werden. Prüfen Sie deshalb vorab:

• Lieferanten sind unter «Kontakte» erfasst.
• Ansprechpartner tragen Sie als E-Mail-Adresse eines bexio-Benutzers ein.
• Gruppen und Untergruppen bestehen unter «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Stammdaten» → «Produkte: Gruppen». Gibt es eine Untergruppe, setzen Sie diese in die Datei. bexio ergänzt die Hauptgruppe automatisch.
• Einheiten bestehen unter «Produkteinheiten», Währungen unter «Funktionen & Module» → «Währungen».
• Ertrags- und Aufwandskonten sind im Kontenplan angelegt und aktiviert. In die Datei gehört nur die Kontonummer, etwa «4200».
• MWST-Sätze sind angelegt. In die Datei gehört nur der Code ohne Bezeichnung. Die bexio-Hilfe nennt als Beispiel «UN77».
• Lagerorte und Lagerplätze bestehen, falls Sie Lagerprodukte importieren.

Zur Datei selbst: Erlaubt sind CSV, XLS und XLSX bis 10 MB. CSV-Dateien akzeptiert bexio nur mit Semikolon als Trennzeichen, sonst wandeln Sie die Datei in XLSX um. Spalten ohne Titel, doppelte Titel und Sonderzeichen in Titeln führen zu Fehlermeldungen. Ein- und Verkaufspreise übernimmt bexio mit höchstens sechs Dezimalstellen.

Import Schritt für Schritt

1. Öffnen Sie «Produkte» → «Produkte», klicken Sie oben rechts auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie «Produkte importieren».
2. Wählen Sie die Datei aus und klicken Sie auf «Weiter».
3. Ordnen Sie jede Spalte einem Feld in bexio zu. Nicht zugewiesene Spalten ignoriert bexio. Erscheint «Nicht importieren», können Sie trotzdem von Hand ein Feld wählen.
4. Wählen Sie die Importart für den Umgang mit Duplikaten und bestätigen Sie mit «Import starten».
5. Bei Fehlern stellt bexio eine Korrekturdatei bereit. In der ersten Spalte steht der Grund. Korrigieren Sie die Zeilen und laden Sie die Korrekturdatei hoch. Ihre Originaldatei bleibt unverändert, korrigieren Sie sie für spätere Importe ebenfalls.

Laut bexio dauert ein Import mit bis zu 15'000 Produkten in der Regel weniger als 30 Sekunden.

Preise aktualisieren: der sichere Weg

Für Preisrunden nach einer neuen Lieferantenpreisliste empfehlen wir einen festen Ablauf: Export, Änderung in Excel, Rückimport. Damit das klappt, beachten Sie die Hinweise, die bexio für genau diesen Fall gibt.

1. Exportieren: Über das Drei-Punkte-Menü wählen Sie «Alle Produkte exportieren». Wollen Sie nur einen Teil ändern, setzen Sie zuerst einen Filter und exportieren die aktuelle Liste. Speichern Sie den unveränderten Export als Sicherung. Mit dieser Datei, bereinigt wie in Schritt 3, holen Sie die alten Preise bei einem Fehler per Import zurück.
2. Ändern: Passen Sie in Excel nur die Preisspalten an. Lassen Sie den Produktcode unverändert, er ist der Schlüssel für den Abgleich.
3. Zuordnen oder bereinigen: Laut bexio ignoriert der Import Spalten, die Sie keinem Feld zuweisen. Für eine reine Preisrunde ordnen Sie deshalb nur Produktcode, Produktname und die Preisspalten zu. Spielen Sie die ganze Liste zurück, beachten Sie die Hinweise von bexio: Bei Produkten ohne Lager exportiert bexio den Lagerbestand mit «0». Leeren Sie diese Zellen, sonst aktiviert der Import das Lager. Für Beschreibungen importieren Sie nur die Spalte «Produktbeschreibung HTML», damit Formatierungen erhalten bleiben. Bei Gruppen weisen Sie die Untergruppe zu.
4. Testen: Importieren Sie zuerst eine Datei mit drei bis fünf Produkten und prüfen Sie das Ergebnis im Produkt.
5. Importieren: Erst dann laden Sie die ganze Datei.

Für einzelne Felder bei vielen Produkten gibt es die Massenmutation. Filtern Sie unter «Produkte» → «Produkte» die gewünschten Produkte und klicken Sie unten links auf das Stiftsymbol. Wichtig: Grenzen Sie die Liste mit dem Filter ein, nicht mit der Suche. Laut bexio-Hilfe bearbeitet die Funktion sonst sämtliche Produkte der Liste.

Neue Preise gelten nur für neue Dokumente. bexio nimmt laut Hilfe niemals rückwirkende Änderungen an bereits erstellten Dokumenten vor. Auch Staffelpreise übergibt bexio beim Einfügen statisch ins Dokument. Prüfen Sie deshalb offene Offerten und wiederkehrende Aufträge separat. Bei der MWST-Umstellung 2024 hielt bexio fest, dass Positionen wiederkehrender Aufträge einzeln angepasst werden müssen.

Wie Sie Einkaufspreise und Marge danach im Griff behalten, zeigt der Beitrag Einkaufspreis, Verkaufspreis und Marge. Gelten für Produkte neue MWST-Sätze, lesen Sie MWST-Sätze pro Artikel richtig hinterlegen.

Typische Fehler und wie Sie sie vermeiden

Ein durchdachtes Codesystem verhindert die meisten dieser Fehler. Wie Sie es aufbauen, zeigt der Beitrag Artikelnummern mit System.

Häufige Fragen

Wer darf in bexio Produkte importieren?

Die Importfunktion ist nur mit dem Benutzerrecht «Admin» sichtbar. Kontoinhaber und Benutzer mit der Rolle «Superadmin» können dieses Recht vergeben.

Kann ich Staffelpreise oder die Produktart importieren?

Nein. Staffelpreise erfassen Sie direkt im Produkt. Die Produktart setzt der Import nur indirekt: Enthält die Zeile einen Lagerbestand, wird das Produkt zur Ware. Sonst bleibt die Produktart leer, und Sie wählen «Dienstleistung» im Produkt.

Wie viele Produkte kann ich auf einmal importieren?

Die bexio-Hilfe nennt für eine Importdatei bis zu 15'000 Produkte und eine Dateigrösse von höchstens 10 MB. Grössere Bestände teilen Sie auf mehrere Dateien auf, etwa nach Hauptgruppe. Für den gesamten Artikelstamm empfiehlt bexio höchstens 150'000 Produkte ohne und 50'000 Produkte mit Lagerverwaltung.

Fazit

Der Produktimport in bexio ist schnell, verzeiht aber keine unsauberen Schlüssel. Arbeiten Sie konsequent mit Produktcodes, bereiten Sie Stammdaten vor und testen Sie jede Preisrunde an wenigen Produkten. Bedenken Sie, dass neue Preise erst in neuen Dokumenten wirken.