Ordnung im Artikelstamm: Gruppen und Pflege

Ordnung im bexio-Artikelstamm entsteht aus zwei Dingen: einer schlanken Gruppenstruktur mit Haupt- und Untergruppen und einer festen Pflegeroutine. Die Gruppen legen Sie einmal an, die Pflege planen Sie regelmässig mit Filter, Export, Massenmutation und Verkaufsanalyse.

Eine Gruppenstruktur, die trägt

In bexio gliedern Sie Produkte mit Hauptgruppen und Untergruppen. So legen Sie sie an:

1. Öffnen Sie «Einstellungen» → «Alle Einstellungen» → «Stammdaten» → «Produkte: Gruppen».
2. Klicken Sie auf «Neue Artikelgruppe», tragen Sie den Namen ein und wählen Sie bei Bedarf eine übergeordnete Gruppe.
3. Alternativ öffnen Sie eine bestehende Gruppe und klicken auf «+ Untergruppe erstellen». Die geöffnete Gruppe wird dann automatisch übergeordnet.
4. Eine Gruppe, die Sie nicht mehr brauchen, öffnen Sie und entfernen sie mit «Löschen».

Ein Beispiel für einen Haustechnikbetrieb mit Musterdaten:

Drei Regeln helfen beim Schneiden der Gruppen:

• Nach Nutzung gliedern: Gruppen sollen das Filtern und Auswerten erleichtern. Lieferanten gehören in die Lieferantenangaben des Produkts.
• Flach bleiben: Eine Hauptgruppe mit wenigen Untergruppen genügt meist. Jede weitere Ebene kostet Zeit beim Erfassen.
• Zum Codesystem passen: Entspricht jede Hauptgruppe einem Präfix im Produktcode, erkennen Sie die Gruppe schon am Code. Mehr dazu im Beitrag Artikelnummern mit System.

Beim Import tragen Sie die Gruppe in eine eigene Spalte ein. Gibt es eine Untergruppe, setzen Sie diese. bexio ergänzt die Hauptgruppe automatisch.

Für die Struktur ungeeignet sind Serien-Produkte. Sie verknüpfen ein Hauptprodukt mit Einzelteilen. Laut bexio-Hilfe bieten sie ausser einer besseren Übersicht keinen wirklichen Mehrwert.

Pflegeroutine: was, wann, womit

Ein Artikelstamm veraltet still. Preise ändern, Produkte laufen aus, Kolleginnen legen Dubletten an. Eine feste Routine wirkt dem entgegen:

Bestimmen Sie eine Person, die neue Produkte freigibt. Je mehr Personen ungeprüft Produkte anlegen, desto schneller entstehen Dubletten und uneinheitliche Namen.

Werkzeuge in bexio für die Pflege

• Filter: Unter «Produkte» → «Produkte» filtern Sie auf der rechten Seite nach Ihren Kriterien, zum Beispiel nach Gruppe.
• Massenmutation: Nach dem Filtern klicken Sie unten links auf das Stiftsymbol und wählen die Felder, die Sie ändern wollen. Alles andere bleibt auf «nicht ändern». Achtung: Grenzen Sie die Liste mit der Suche ein statt mit dem Filter, bearbeitet bexio sämtliche Produkte der Liste.
• Export: Über das Drei-Punkte-Menü exportieren Sie alle Produkte, über einen Filter nur einen Teil, über die Checkboxen nur ausgewählte Produkte.
• Import: Korrekturen im grossen Stil spielen Sie mit Produktcode per Import zurück. Die Details stehen im Beitrag Artikel importieren und Preise aktualisieren.
• Verkaufsanalyse: Unter «Verkauf» → «Analyse» laden Sie die Positionsdaten Ihrer Dokumente als Excel-Datei. Die bexio-Hilfe zeigt am Tabellenblatt zur Produktauswertung, wie Sie Produkte mit weniger als CHF 1'000.00 Umsatz finden.

Einheitliche Produktnamen

Gruppen ordnen den Stamm, Namen machen ihn durchsuchbar. In Offerten finden Sie Produkte über die Volltextsuche nach Name oder Produktcode. Uneinheitliche Namen wie «Mischer Küche», «Küchenmischbatterie» und «Batterie Küche HD» erschweren die Suche und verstecken Dubletten.

Legen Sie deshalb ein Namensmuster fest, etwa: Was, dann Ausführung, dann Grösse. Aus den drei Beispielen wird «Mischbatterie Küche, Hochdruck». Verwenden Sie für dieselbe Sache immer denselben Begriff und schreiben Sie Abkürzungen aus. Haben Ihre Produkte Codes, gleicht der Import über den Code ab. Dann können Sie Namen in Excel vereinheitlichen und per Import zurückspielen. Für die Texte unter dem Namen gilt der Leitfaden aus dem Beitrag Artikelbeschreibungen, die Offerten verständlich machen.

Auslaufprodukte und Dubletten

Für Produkte beschreibt die bexio-Hilfe weder eine Archivfunktion noch einen Weg, gelöschte Produkte wiederherzustellen. In der Entwicklerdokumentation von bexio heisst es zum Löschen über die Schnittstelle, es sei endgültig und lasse sich nicht rückgängig machen. Gehen Sie mit dem Löschen deshalb vorsichtig um:

1. Auslaufprodukte kennzeichnen: Legen Sie eine Gruppe «Auslauf» an und verschieben Sie Produkte dorthin, die Sie nicht mehr offerieren. Ergänzen Sie den Namen zusätzlich mit «Auslauf», denn die Suche in der Offerte zeigt den Namen. So bleiben die Produkte für Auswertungen erhalten, und niemand offeriert sie versehentlich.
2. Dubletten finden: Exportieren Sie die Produktliste und sortieren Sie in Excel nach Name und nach Code. Ähnliche Namen mit unterschiedlichen Codes sind Kandidaten.
3. Hauptprodukt bestimmen: Entscheiden Sie, welches Produkt bleibt. Übertragen Sie fehlende Angaben wie Lieferantennummer oder Beschreibung auf dieses Produkt.
4. Nutzung prüfen: Prüfen Sie vor dem Entfernen der Dublette, ob sie in wiederkehrenden Aufträgen oder offenen Offerten steht.

Bereits erstellte Dokumente bleiben vom Aufräumen unberührt. bexio nimmt laut Hilfe keine rückwirkenden Änderungen an bestehenden Dokumenten vor.

Häufige Fragen

Wie viele Gruppen sind sinnvoll?

So wenige, dass jede Person im Team ein neues Produkt ohne Nachfrage richtig einordnet. Als Richtwert empfehlen wir fünf bis zehn Hauptgruppen mit je wenigen Untergruppen.

Kann ich Produkte in bexio archivieren?

Die bexio-Hilfe beschreibt für Produkte keine Archivfunktion. Kennzeichnen Sie Auslaufprodukte deshalb über eine eigene Gruppe, statt sie zu löschen.

Wie viele Produkte sollte der Artikelstamm höchstens haben?

bexio empfiehlt höchstens 150'000 Produkte ohne Lagerverwaltung, 50'000 mit Lagerverwaltung und 15'000 für die Nutzung des Produkt-Exports. Für die Pflege zählt aber weniger die Grenze als die Frage, ob Sie jedes Produkt noch brauchen.

Fazit

Ein geordneter Artikelstamm braucht wenig: eine flache Gruppenstruktur, eine verantwortliche Person und eine feste Routine für Preise, Dubletten und Texte. bexio liefert mit Filter, Massenmutation, Export, Import und Verkaufsanalyse die nötigen Werkzeuge. Löschen Sie zurückhaltend und kennzeichnen Sie Auslaufprodukte stattdessen über eine eigene Gruppe.